Que faut-il prévoir pour une conférence de réseau ?

Pour une conférence de réseau, les achats ne se limitent pas au café et aux bouteilles d’eau. Il faut aussi prévoir l’accueil, les pauses, le déjeuner éventuel et le matériel qui permet aux intervenants de présenter sans interruption. Cette liste rassemble la vaisselle, les équipements techniques, les éléments d’accueil et les accessoires de service à préparer avant le jour J. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, en gardant une petite marge pour les invités de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 14
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 4

Cuisine

Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Carafes d’eauqté 10
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Nappesqté 14
Cartes de menuqté 14
Panneaux de directionqté 8
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 8
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Tranches de citron - 4 citroenen
- Eau plate - 80 bouteilles
- Eau gazeuse - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Ginger ale - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Pils - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Crème pour café - 4 pots
- Beurre - 1 kilo
- Mini-croissants - 100 pièces
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pains blancs - 6 pains
- Pain aux céréales - 6 pains
- Brioches aux raisins secs - 50 pièces
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Salade d'œufs - 1,5 kilo
- Confiture - 4 pots
- Vermicelles en chocolat - 2 paquets
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Salade mêlée - 3 kilo
- Carottes - 2 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Pommes de terre - 12 kilos
- Riz - 5 kilos
- Pâtes - 5 kilo
- Filet de poulet - 8 kilos
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Filet de saumon - 5 kilo
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Légumes pour wok - 8 kilo
- Haricots verts - 6 kilo
- Sauce tomate - 8 litres
- Pesto - 6 pots
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Paprika en poudre - 1 pot
- Poudre de chili - 1 pot
- Parmesan - 1 kilo
- Sandwichs pour le dîner - 100 pièces
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Mandarines - 80 pièces
- Yaourt - 100 gobelets
- Muesli - 3 kilo
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Olives - 3 kilos
- Mélange de noix apéritives - 3 kilos
- Toasts - 10 paquets
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariens - 100 pièces
- Mini-nems - 150 pièces
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Gobelets jetables en papier - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces

Conseils

Prévoyez deux gobelets ou verres par participant pour une demi-journée : un pour l’eau et un pour le café ou une autre boisson. Ajoutez environ 10 % de marge pour les remplacements et les intervenants.
Pour l’accueil, préparez un badge nominatif par personne inscrite, plus 5 à 10 badges vierges. Gardez-les sur la table d’inscription avec la liste des participants et quelques stylos.
Comptez au moins une carafe d’eau pour 8 à 10 personnes dans chaque salle. Renouvelez-les avant le début de la conférence et pendant la pause afin d’éviter un déplacement constant vers l’espace de restauration.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les microphones et le cliqueur au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Prévoyez deux câbles HDMI, une rallonge et une multiprise de secours si la salle en autorise l’usage.
Pour le service, sortez les plateaux, les pinces, les couteaux, les planches et la vaisselle au moins 30 minutes avant chaque pause. Les nappes et les cartes de menu doivent être installées avant l’ouverture de l’accueil, pas pendant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une conférence de réseau ?: Prévoyez au minimum deux verres ou tasses par participant pour une demi-journée, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 50 personnes, cela représente environ 110 pièces, réparties entre les verres à eau et les tasses à café.
Combien de badges nominatifs faut-il acheter pour une conférence ?: Prévoyez un badge par participant confirmé, plus 5 à 10 badges vierges pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression. Imprimez les badges au plus tard la veille et gardez quelques exemplaires vierges sur la table d’inscription.
Quel matériel technique prévoir pour une conférence de réseau ?: Il faut au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran, des microphones sans fil, des pieds de micro et un cliqueur de présentation. Testez tout 60 minutes avant l’accueil et emportez deux câbles HDMI, des rallonges et des multiprises.
Quelle quantité d’eau prévoir pour une conférence ?: Comptez environ 50 cl d’eau par personne pour une demi-journée, avec une marge de 10 à 20 %. Répartissez l’eau dans des carafes et prévoyez un renouvellement avant la pause afin que chaque salle reste approvisionnée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.