Checklist voor een kerstvoorstelling organiseren

Een kerstvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en decor. Je moet bezoekersregistratie, toegangskaarten, repetities, rollen, techniek en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna naar het programma en de uitnodigingen toe. In de laatste week controleer je kostuums, rekwisieten, muziek, licht, geluid en de aantallen voor hapjes en dranken. Zo voorkom je dat belangrijke zaken pas op de voorstellingsdag boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Voorstellingsprogramma vaststellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Reserveringen bevestigen
Programma afdrukken
Toegangskaarten afdrukken
Medewerkersinstructies maken
Rolverdeling voor voorstelling maken
2 personen
Repetitieschema bevestigen
Decorstukken controleren
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Rekwisieten sorteren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Geluidsplan uitwerken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimtes controleren
2 personen
Entree vrijmaken
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumruimte inrichten
4 personen
Decorstukken plaatsen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtapparatuur opstellen
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Licht en geluid testen
3 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Medewerkers briefen
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Toegangskaarten controleren
2 personen
Garderobe begeleiden
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Licht tijdens voorstelling bedienen
Geluid tijdens voorstelling bedienen
Pauze aankondigen
Hapjes serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Avondprogramma klaarzetten
3 personen
Avondcatering serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Decorstukken afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Podiumdelenaantal 8
Katheder

Servies

Dinerbordenaantal 130
Gebaksbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertraysaantal 10
Buffetbordenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtslingersaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Kerstboomrokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Servettenringenaantal 120
Naamkaartjeshoudersaantal 120
Theatergordijnenaantal 2
Decoratieve cadeaudozenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Toiletborstelsaantal 4

Theater

Kostuumrekkenaantal 4
Kledinghoezenaantal 30
Rekwisietentafelsaantal 4
Opbergkrattenaantal 12
Regieklapperaantal 2
Plakbandaantal 8
Veiligheidsspeldenaantal 2
Handspiegelsaantal 4

Tips

Leg het programma, de rolverdeling en het repetitieschema uiterlijk enkele weken vooraf vast. Zo weten medewerkers wat zij moeten doen en houd je tijd over voor wijzigingen in tekst, muziek of decor.
Verwerk aanmeldingen direct en vraag dieetwensen mee. Werk de bezoekerslijst bij tot kort voor de voorstelling, zodat je reserveringen, toegangskaarten, stoelen en catering niet op verouderde aantallen baseert.
Plan een aparte technische controle voor draadloze microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel en luidsprekers. Test muziekbestanden en loop het licht- en geluidsplan minimaal één keer volledig door.
Controleer decorstukken, kostuums en rekwisieten niet pas op de dag zelf. Sorteer alles per scène of optreden en leg ontbrekende onderdelen uiterlijk een week van tevoren vast.
Bereken catering per aangemelde bezoeker en controleer servies en apparatuur vóór je boodschappen doet. Koel dranken op tijd en reserveer ruimte voor koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en warmhoudbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en rolverdeling. Verstuur uitnodigingen zodra het programma voorlopig vaststaat en plan de laatste controle in de week voor de voorstelling.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kerstvoorstelling?: Verstuur ze ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodat bezoekers tijd hebben om zich aan te melden. Vraag dieetwensen meteen uit en sluit de bezoekerslijst enkele dagen voor de voorstelling af.
Wanneer moet je techniek voor een kerstvoorstelling testen?: Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, muziek en licht uiterlijk 1 week vooraf. Doe daarnaast op de voorstellingsdag een korte controle van ongeveer 30 minuten voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor opbouw, stoelen, tafels, garderobe, decor, techniek en catering. Houd daarna minstens 30 minuten vrij voor een laatste controle en het ontvangen van medewerkers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.