Checkliste für eine gut organisierte Weihnachtsvorstellung

Bei einer Weihnachtsvorstellung müssen Programm, Mitwirkende, Technik und Bewirtung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Termin und Ort, kläre danach Rollen, Proben und Einladungen und arbeite dich in den letzten Tagen zu Kostümen, Requisiten und Catering vor. Plane Sitzplätze, Garderobe und Einlass nicht erst am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, welche Details bei einer Aufführung besonders häufig zu spät geregelt werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Aufführungsprogramm festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Reservierungen bestätigen
Programm drucken
Eintrittskarten drucken
Mitarbeiteranweisungen erstellen
Rollenverteilung für die Aufführung erstellen
2 Personen
Probenplan bestätigen
Dekorationsteile prüfen
2 Personen
Kostüme prüfen
2 Personen
Requisiten sortieren
2 Personen
Musikdateien sammeln
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
Beschallungskonzept ausarbeiten
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Dekoration vorbereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Räume kontrollieren
2 Personen
Eingang freimachen
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Bühnenbereich einrichten
4 Personen
Dekorationselemente aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
Tonanlage aufstellen
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Licht und Ton testen
3 Personen
Kostüme bereitlegen
2 Personen
Requisiten bereitstellen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Mitarbeitende briefen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Zugangskarten kontrollieren
2 Personen
Garderobe betreuen
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Aufführung begleiten
4 Personen
Licht während der Vorstellung bedienen
Ton während der Vorstellung bedienen
Pause ankündigen
Snacks servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
4 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Abendprogramm bereitstellen
3 Personen
Abendcatering servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendvorstellung begleiten
4 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Dekorationselemente abbauen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Garderobe aufräumen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Locationschlüssel zurückbringen
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
BühnenelementeAnz. 8
Rednerpult

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 130
KuchenplattenAnz. 130
KaffeetassenAnz. 130
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
ServierbretterAnz. 12

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 10
BuffettellerAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3
Einkäufe

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
Laptop
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 10
WeihnachtsbaumröckeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
ServiettenringeAnz. 120
NamensschildhalterAnz. 120
TheatervorhängeAnz. 2
Dekorative GeschenkboxenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10
ToilettenbürstenAnz. 4

Theater

KleiderständerAnz. 4
KleiderhüllenAnz. 30
RequisitentischeAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
RegieklappeAnz. 2
KlebebandAnz. 8
SicherheitsnadelnAnz. 2
HandspiegelAnz. 4

Tipps

Bestätige Termin und Ort möglichst früh und verschicke die Einladungen erst, wenn Programm, Beginn und Anmeldemöglichkeit feststehen. Aktualisiere die Besucherliste laufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ab.
Lege Rollenverteilung und Probenplan schriftlich fest. Gib allen Mitwirkenden spätestens 3 Tage vorher eine kurze Mitarbeiteranweisung mit Treffpunkt, Einsatzzeit, Kostüm- und Requisitenhinweisen.
Teste Musik, Funkmikrofone, Mischpult und Lautsprecher vor dem Einlass. Plane mindestens 60 Minuten für den Technikaufbau und einen vollständigen Durchlauf mit Licht und Ton ein.
Prüfe Kostüme, Requisiten und Dekoration nicht nur auf Vollständigkeit, sondern sortiere sie nach Auftritt oder Szene. Eine beschriftete Kiste pro Programmpunkt spart während der Aufführung Zeit.
Berechne Getränke und Snacks anhand der bestätigten Gästezahl und kühle Getränke rechtzeitig. Stelle für Kaffee, Wasser und Buffet eigenes Geschirr bereit und plane mindestens 30 Minuten für Aufbau und Nachfüllen ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsvorstellung planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung verschickt werden, damit du Anmeldungen, Sitzplätze und Cateringmengen rechtzeitig planen kannst.
Wann sollte der Probenplan für eine Weihnachtsvorstellung feststehen?: Bestätige den Probenplan spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Die letzte vollständige Probe mit Rollen, Musik, Requisiten, Licht und Ton sollte innerhalb der letzten 7 Tage stattfinden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Weihnachtsvorstellung?: Plane mindestens 2 Stunden für Bestuhlung, Bühne, Dekoration, Catering und Technik ein. Für den Ton- und Lichttest solltest du zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass reservieren.
Wann soll man Getränke und Snacks für die Weihnachtsvorstellung vorbereiten?: Bereite haltbare Snacks am Vortag vor und stelle gekühlte Getränke mindestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn kalt. Kaffee und warme Getränke werden am besten 30 bis 45 Minuten vor dem Empfang vorbereitet.

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