Checklist voor een kerstvoorstelling organiseren

Een kerstvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en kostuums. Leg eerst datum, ruimte, rollen en repetities vast; regel daarna uitnodigingen, publieksindeling, vrijwilligers en techniek. Plan in de laatste week tijd voor kostuumpassen, decor, microfoons en een volledige doorloop. Controleer op de dag zelf ook praktische zaken zoals parkeerinformatie, gelabelde kostuums, gekoelde verse producten en een plek voor houdbare boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Voorstellingsdatum vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Leerlingen voor rollen indelen
3 personen
Muziek en teksten selecteren
2 personen
Repetitierooster maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Toegangskaarten klaarzetten
2 personen
Publieksindeling maken
2 personen
Parkeerinformatie delen
Laatste repetitie uitvoeren
8 personen
Teksten en muziek controleren
2 personen
Kostuums passen
4 personen
Kostuums labelen
3 personen
Decoronderdelen maken
5 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Teksten afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Zaal ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Looppaden vrijhouden
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Lichtjes ophangen
3 personen
Decor opbouwen
5 personen
Achtergrond bevestigen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Kostuumruimte inrichten
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
3 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Toegangskaarten controleren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatkomers begeleiden
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Voorstelling presenteren
2 personen
Decorwissels uitvoeren
4 personen
Muziek en microfoons bedienen
2 personen
Pauze verzorgen
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decor afbreken
5 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Kerstboom opruimen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Kostuums wassen
2 personen
Kostuums opbergen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materiaal opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 190
Kledingrekkenaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 200
Gebaksbordjesaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Scharen voor gebakaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststal
Decoratieve sterrenaantal 20
Achtergronddoekaantal 2
Kersttafellopersaantal 8
Presentatiebordaantal 2
Naambadgesaantal 40

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
LED-spotsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Muziekspeler
Laptop
Reservebatterijenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheptangenaantal 6
Blikopenersaantal 2
Koelelementenaantal 12
dienbladenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de laatste volledige repetitie uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling. Controleer dan niet alleen teksten en muziek, maar ook de opkomst, overgangen en het gebruik van draadloze microfoons.
Label kostuums direct na het passen met naam en rol en leg ze op volgorde klaar. Zo voorkom je dat leerlingen vlak voor aanvang naar kleding of accessoires moeten zoeken.
Test luidsprekers, audiomixer, microfoonstandaards, LED-spots en alle verlengkabels vóór het publiek binnenkomt. Houd minimaal 30 minuten over voor het oplossen van storingen.
Maak de publieksindeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn. Zet tafels en stoelen pas definitief neer nadat je rekening hebt gehouden met looproutes, zichtlijnen en ruimte voor kledingrekken.
Koel verse producten op tijd en sla houdbare boodschappen apart op. Controleer de boodschappenlijst de dag vóór de voorstelling nog één keer, zodat servies en serveermateriaal niet ontbreken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de ruimte, datum en het programma. Open de aanmeldingen zodra de uitnodigingen klaar zijn en leg het repetitierooster uiterlijk 6 weken voor de voorstelling vast.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kerstvoorstelling versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Geef genodigden minimaal 2 weken om zich aan te melden en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling.
Wanneer moet de laatste repetitie van een kerstvoorstelling plaatsvinden?: Plan de laatste volledige repetitie 2 tot 4 dagen voor de voorstelling. Doe op de speeldag zelf alleen een korte technische controle en een doorloop van de belangrijkste overgangen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kerstvoorstelling klaar te zetten?: Reserveer minimaal 3 uur voor decor, stoelen, tafels, techniek en kostuums. Plan daarnaast 30 minuten voor de geluids- en lichttest en houd 15 minuten vrij voordat het publiek binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.