Checklist para organizar un espectáculo de Navidad

Organizar un espectáculo de Navidad requiere coordinar escenario, alumnado, familias, voluntariado y recepción sin dejar decisiones para el último día. Empieza reservando el espacio y fijando la fecha; después cierra el programa, reparte los papeles y crea un calendario de ensayos. En la recta final tendrás que comprobar disfraces, música, accesos, distribución del público, decoración, sonido y comida. Esta checklist reúne 81 tareas y 53 materiales para seguir el orden adecuado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el espacio
Fijar la fecha de la función
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Asignar roles a los estudiantes
3 personas
Seleccionar la música y las letras
2 personas
Hacer el horario de ensayos
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Preparar las tarjetas de acceso
2 personas
Preparar la distribución del público
2 personas
Compartir información sobre el aparcamiento
Realizar el último ensayo
8 personas
Revisar textos y música
2 personas
Probarse los disfraces
4 personas
Etiquetar disfraces
3 personas
Crear elementos de decoración
5 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar la compra de larga duración
2 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Imprimir textos
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Ventilar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Colgar luces
3 personas
Montar la decoración
5 personas
Confirmar el fondo
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar los aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Preparar el vestuario
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Dar la bienvenida al público
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los que llegan tarde
2 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Presentar la actuación
2 personas
Realizar cambios de escenografía
4 personas
Manejar la música y los micrófonos
2 personas
Organizar la pausa
4 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar la decoración
5 personas
Retirar la decoración
4 personas
Recoger el árbol de Navidad
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Reunir los trajes
3 personas
Lavar los disfraces
2 personas
Guardar los disfraces
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el material sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 190
Percheroscant. 3
Taburetescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 150
Vasos para aguacant. 200
Platos de postrecant. 200
Cubiertoscant. 200
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Tijeras para pastelescant. 4

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Belén
Estrellas decorativascant. 20
Lona de fondocant. 2
Caminos de mesa navideñoscant. 8
Panel de presentacióncant. 2
Credencialescant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LEDcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Portátil
Baterías de repuestocant. 12
Enrollacablescant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Pinzas para servircant. 6
Abrelatascant. 2
Acumuladores de fríocant. 12
bandejascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 10

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Reserva el espacio y fija la fecha antes de abrir inscripciones: el programa, las invitaciones y el calendario de ensayos dependen de esos dos datos.
Cierra el programa con tiempo y asigna los papeles del alumnado antes de preparar los ensayos. Deja una versión revisada de los textos y las letras para el último ensayo.
Haz una prueba completa de sonido y luces antes de la función: comprueba altavoces, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, focos LED, alargadores y regletas.
Etiqueta cada disfraz con el nombre del estudiante y prepara una zona con percheros. La prueba de vestuario debe hacerse antes del último ensayo, no el mismo día de la actuación.
Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y compra los productos frescos al final. Guarda los alimentos de larga duración aparte y refrigera los frescos en cuanto lleguen.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un espectáculo de Navidad?: Empieza al menos 8 semanas antes de la función. Reserva primero el espacio y la fecha; durante las dos últimas semanas concentra los ensayos finales, el vestuario, la decoración, los accesos y la compra.
¿Cuántos ensayos hacen falta para un espectáculo de Navidad?: Programa un calendario con al menos 4 ensayos y reserva un último ensayo completo. Ese último pase debe incluir textos, música, entradas, cambios de vestuario y pruebas de sonido.
¿Cuándo enviar las invitaciones del espectáculo navideño?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la función, cuando ya tengas fecha, programa y horario. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para confirmar asistentes, dietas y distribución del público.
¿Qué hay que preparar el día antes del espectáculo de Navidad?: Deja preparados los disfraces etiquetados, las tarjetas de acceso, la decoración y el equipo técnico. Revisa también la lista de la compra, refrigera los productos frescos y confirma el aparcamiento y la distribución del público.

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