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Weihnachtsvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weihnachtsvorstellung braucht mehr Vorlauf als nur ein schönes Programm. Raum, Aufführungsdatum und Rollen sollten zuerst feststehen, danach folgen Probenplan, Einladungen und Anmeldungen. Plane außerdem Zeit für Kostümproben, Dekoration und einen Techniktest ein. Kurz vor dem Termin müssen Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche, Sitzplätze und die Ausgabe von Eintrittskarten zusammengeführt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Vorführungsdatum festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Schüler für Rollen einteilen

    3 Personen

  • Musik und Texte auswählen

    2 Personen

  • Probenplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Eintrittskarten bereitlegen

    2 Personen

  • Zuschaueraufteilung erstellen

    2 Personen

  • Parkinformationen teilen

  • Letzte Probe durchführen

    8 Personen

  • Texte und Musik überprüfen

    2 Personen

  • Kostüme anprobieren

    4 Personen

  • Kostüme beschriften

    3 Personen

  • Dekorteile herstellen

    5 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Lebensmittel lagern

    2 Personen

  • Frische Produkte kühlen

    2 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    3 Personen

  • Texte ausdrucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Saal lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum aufstellen

    3 Personen

  • Lichter aufhängen

    3 Personen

  • Dekor aufbauen

    5 Personen

  • Hintergrund befestigen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musikwiedergabe testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Kostümraum einrichten

    3 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    3 Personen

  • Publikum begrüßen

    4 Personen

  • Zugangskarten kontrollieren

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Spätankömmlinge begleiten

    2 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Vorstellung präsentieren

    2 Personen

  • Dekowechsel durchführen

    4 Personen

  • Musik und Mikrofone bedienen

    2 Personen

  • Pause organisieren

    4 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Deko abbauen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum wegräumen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Kostüme einsammeln

    3 Personen

  • Kostüme waschen

    2 Personen

  • Kostüme verstauen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 190
  • KleiderständerAnz. 3
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 150
  • TeegläserAnz. 150
  • WassergläserAnz. 200
  • TortenplattenAnz. 200
  • BestecksetsAnz. 200
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KuchenzangenAnz. 4

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 4
  • Krippe
  • DekosterneAnz. 20
  • HintergrundtuchAnz. 2
  • WeihnachtstischläuferAnz. 8
  • PräsentationsboardAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-SpotsAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Musikplayer
  • Laptop
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • KabeltrommelnAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6
  • DosenöffnerAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 12
  • TablettsAnz. 6
  • VorratsboxenAnz. 10

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • Staubsauger
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Raum und Aufführungsdatum mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei direkt, wie viele Stühle und Tische hineinpassen und ob ein Bereich für Kostüme und Kleiderständer frei bleibt.
  • Plane die letzte Probe spätestens 3 bis 5 Tage vor der Vorstellung. Kontrolliere dann Texte, Musik, Rollenwechsel, Mikrofone, Lautsprecher und den Ablauf einmal vollständig.
  • Schließe die Anmeldungen etwa 7 Tage vor der Aufführung. So kannst du Zuschauer aufteilen, Namensschilder vorbereiten und Ernährungswünsche noch rechtzeitig an die Bewirtung weitergeben.
  • Beschrifte Kostüme nach Rolle oder Name und lege sie am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit. Das verhindert Sucherei, wenn mehrere Schüler ähnliche Kleidungsstücke tragen.
  • Kaufe haltbare Lebensmittel 3 bis 5 Tage vorher und kühle frische Produkte erst kurz vor der Veranstaltung. Stelle Tassen, Gläser, Besteck, Servierschalen und Kuchenzangen am Vortag vollständig zusammen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsvorstellung planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Aufführungstermin. In dieser Zeit lassen sich Raum, Programm, Rollen, Proben und Einladungen ohne Zeitdruck organisieren.
Wann sollte man die Einladungen zur Weihnachtsvorstellung verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und öffne gleichzeitig die Anmeldung. Setze eine Anmeldefrist ungefähr 7 Tage vor der Vorstellung, damit Sitzplätze und Bewirtung planbar sind.
Wie viele Proben braucht eine Weihnachtsvorstellung?
Plane mindestens 4 bis 6 Proben ein, abhängig von der Länge und Zahl der Beiträge. Eine vollständige Generalprobe 3 bis 5 Tage vor dem Termin sollte Technik, Texte, Musik, Kostüme und Auf- sowie Abgänge einschließen.
Wann sollte die Technik für die Weihnachtsvorstellung geprüft werden?
Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Audiomischpult, LED-Spots und Verlängerungskabel spätestens bei der letzten Probe. Am Veranstaltungstag reicht ein kurzer Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor Beginn.

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