Kerstviering in een zorginstelling organiseren

Een kerstviering in een zorginstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en kerstversiering. Je regelt deelnemers, vervoer en rolstoelruimte, maar ook dieetwensen, zitplaatsen, personeelsbezetting en een rustig verloop van het diner. Begin enkele weken vooraf met de zaal, uitnodigingen en aanmeldingen. In de laatste dagen controleer je de boodschappen, koeling, techniek en toegankelijkheid. Deze checklist volgt de praktische volgorde van voorbereiding tot opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bepaal deelnemerslijst
2 personen
Reserveer de activiteitenzaal
Reserveer extra rolstoelen
Verstuur uitnodigingen
2 personen
Maak aanmeldformulier
Verwerk eerste aanmeldingen
2 personen
Verzamel dieetwensen
2 personen
Controleer toegankelijkheid
2 personen
Maak tafelindeling
2 personen
Plan personeelsbezetting
2 personen
Reserveer muzikant
Bevestig kerstprogramma
2 personen
Bestel verse boodschappen
Controleer aanmeldingen
2 personen
Maak dieetoverzicht
2 personen
Wijs zitplaatsen toe
2 personen
Maak naamkaartjes
2 personen
Maak programmakaarten
2 personen
Controleer kerstverlichting
2 personen
Koel houdbare dranken
2 personen
Ontvang boodschappen
3 personen
Controleer houdbaarheid
2 personen
Bewaar gekoelde producten
2 personen
Zet tafels en stoelen klaar
5 personen
Maak rolstoelruimte vrij
2 personen
Dek de tafels
4 personen
Plaats naamkaartjes
2 personen
Hang kerstversiering op
3 personen
Plaats kerstboom veilig
3 personen
Test muziek en microfoon
2 personen
Bereid soep en hapjes
4 personen
Bereid dieetmaaltijden
3 personen
Zet buffet klaar
4 personen
Richt ontvangsttafel in
2 personen
Controleer toiletten
2 personen

Event

Ontvang bewoners en gasten
4 personen
Begeleid bewoners naar zitplaats
5 personen
Schenk welkomstdrankjes
3 personen
Serveer koffie en thee
3 personen
Begeleid kerstsamenzang
2 personen
Serveer soep en brood
5 personen
Serveer hoofdgerecht
6 personen
Serveer dieetmaaltijden
3 personen
Vul dranken bij
2 personen
Ruim gebruikte borden af
4 personen
Serveer dessert en koffie
4 personen
Begeleid kerstoptreden
2 personen
Begeleid vertrek van gasten
4 personen

Nazorg

Verzamel gevonden voorwerpen
2 personen
Ruim buffet en keuken op
4 personen
Was servies en bestek af
4 personen
Verwijder afval
3 personen
Haal versiering en techniek weg
3 personen
Zet zaalmeubilair terug
4 personen
Maak zaal en keuken schoon
4 personen
Controleer ramen en deuren
2 personen
Retourneer geleende materialen
2 personen
Verwerk restanten veilig
2 personen
Archiveer deelnemerslijst

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Rolstoelplaatsenaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Serveerwagenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 80
Soepkommenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Waterglazen met handvataantal 30
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Soeplepelsaantal 10

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Opschaalschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 50
Kerstslingersaantal 12
Tafelstukjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Programmakaartenaantal 80

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-windlichtenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de deelnemerslijst en aanmeldingen vroeg genoeg om zitplaatsen, rolstoelplaatsen en dieetwensen te kunnen verwerken. Maak uiterlijk 1 week vooraf een definitief dieetoverzicht en wijs vaste zitplaatsen toe.
Controleer de zaal niet alleen op tafels en stoelen, maar ook op doorgangen. Houd rond elke rolstoelplaats voldoende manoeuvreerruimte vrij en controleer dit voordat de zaal wordt ingericht.
Leg programma en personeelsbezetting uiterlijk enkele dagen vooraf vast. Plan bij het diner extra hulp voor serveren, verplaatsen en het bedienen van gasten die een waterglas met handvat nodig hebben.
Bestel verse boodschappen pas wanneer het definitieve aantal deelnemers bekend is, maar controleer houdbaarheid en gekoelde opslag direct bij ontvangst. Koel houdbare dranken vooraf en gebruik warmhoudbakken voor gerechten die niet direct worden uitgeserveerd.
Test de draagbare geluidsinstallatie, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de viering. Controleer ook de kerstverlichting en zet programmakaarten, naamkaartjes en tafelstukjes klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstviering in een zorginstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de deelnemerslijst, zaalreservering en personeelsplanning. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en leg het definitieve programma en dieetoverzicht uiterlijk 1 week vooraf vast.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een kerstviering in een zorginstelling?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit, idealiter 3 tot 4 weken voor de viering. Controleer de gegevens nog één keer bij de definitieve aanmeldingen en deel het overzicht uiterlijk 7 dagen vooraf met keuken en bediening.
Hoeveel rolstoelplaatsen moet je reserveren voor een kerstviering?: Reserveer minimaal 1 rolstoelplaats per deelnemer die een rolstoel gebruikt en tel daarnaast eventuele begeleiders mee in de tafelindeling. Controleer de aantallen uiterlijk 2 weken vooraf en houd op de dag zelf minimaal 1 vrije, brede doorgang naar de zaal en het sanitair.
Wanneer zet je de zaal klaar voor een kerstviering in een zorginstelling?: Zet tafels, stoelen, buffettafels en rolstoelruimtes bij voorkeur op de ochtend van de viering of de avond ervoor klaar. Test de geluidsinstallatie en verlichting minimaal 2 uur voor ontvangst en controleer daarna servies, bestek, naamkaartjes en programmakaarten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.