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Checklist pour organiser une fête de Noël en établissement de soins

Une fête de Noël en établissement de soins demande plus qu’un repas et quelques décorations. Il faut anticiper les inscriptions, les besoins alimentaires, les fauteuils roulants, le personnel et le déroulement de l’après-midi. Prévoyez aussi le matériel de service, les boissons au frais et une installation qui laisse assez d’espace pour circuler. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir la liste des participants

    2 personnes

  • Réserver la salle d'activités

  • Réserver des fauteuils roulants supplémentaires

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Traiter les premières inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

    2 personnes

  • Vérifier l’accessibilité

    2 personnes

  • Faire le plan de table

    2 personnes

  • Planifier le personnel

    2 personnes

  • Réserver un musicien

  • Confirmer le programme de Noël

    2 personnes

  • Commander des courses fraîches

  • Vérifier les inscriptions

    2 personnes

  • Établir le tableau des régimes alimentaires

    2 personnes

  • Attribuer les places assises

    2 personnes

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Créer les cartes du programme

    2 personnes

  • Vérifier les guirlandes lumineuses de Noël

    2 personnes

  • Boissons à conserver au frais

    2 personnes

  • Recevoir les courses

    3 personnes

  • Vérifier la date limite de consommation

    2 personnes

  • Conserver les produits réfrigérés

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    5 personnes

  • Libérer l’espace pour les fauteuils roulants

    2 personnes

  • Dresser les tables

    4 personnes

  • Placer les cartes nominatives

    2 personnes

  • Accrocher les décorations de Noël

    3 personnes

  • Installer le sapin de Noël en toute sécurité

    3 personnes

  • Tester la musique et le micro

    2 personnes

  • Préparez la soupe et les amuse-bouches

    4 personnes

  • Préparer des repas adaptés au régime alimentaire

    3 personnes

  • Mettre le buffet en place

    4 personnes

  • Installer la table d’accueil

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les résidents et les invités

    4 personnes

  • Accompagner les résidents à leur place

    5 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Encadrer le chant de Noël

    2 personnes

  • Servir la soupe et le pain

    5 personnes

  • Servir le plat principal

    6 personnes

  • Servir les repas diététiques

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Débarrasser les assiettes utilisées

    4 personnes

  • Servir le dessert et le café

    4 personnes

  • Accompagner la représentation de Noël

    2 personnes

  • Accompagner le départ des invités

    4 personnes

Suivi

  • Rassembler les objets trouvés

    2 personnes

  • Ranger le buffet et la cuisine

    4 personnes

  • Laver la vaisselle et les couverts

    4 personnes

  • Retirer les déchets

    3 personnes

  • Retirer la décoration et la technique

    3 personnes

  • Remettre le mobilier de la salle en place

    4 personnes

  • Nettoyer la salle et la cuisine

    4 personnes

  • Vérifier les fenêtres et les portes

    2 personnes

  • Rendre le matériel emprunté

    2 personnes

  • Éliminer les restes en toute sécurité

    2 personnes

  • Archiver la liste des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 70
  • Places pour fauteuils roulantsqté 10
  • Tables de buffetqté 3
  • Chariot de serviceqté 2

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 80
  • Bol à soupeqté 80
  • Assiettes à dessertqté 80
  • Tasses à caféqté 80
  • Verres à boireqté 100
  • Verres à eau avec poignéeqté 30
  • Couvertsqté 80
  • Louchesqté 12
  • Louches à soupeqté 10

Cuisine

  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Récipients de transvasementqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Verres doseursqté 3
  • Thermosqté 8
  • Machines à caféqté 2

Équipement

  • Système de sonorisation portable
  • Micro sans filqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4

Décoration

  • Sapin de Noël
  • Boules de Noëlqté 50
  • Guirlandes de Noëlqté 12
  • Centres de tableqté 8
  • Badges nominatifsqté 80
  • Cartes du programmeqté 80

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 6
  • Porte-lanternes LEDqté 12

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Chiffons microfibresqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez 4 à 6 semaines avant la fête par la liste des participants, la réservation de la salle et la demande de fauteuils roulants supplémentaires. Le nombre d’inscrits détermine ensuite les places, les repas et le personnel nécessaire.
  • Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Utilisez le formulaire pour recueillir les régimes alimentaires, les allergies et les besoins d’accompagnement, puis vérifiez les réponses une seconde fois 3 à 5 jours avant.
  • Préparez le plan de table en laissant un passage dégagé pour les fauteuils roulants et le chariot de service. Gardez une largeur suffisante entre les tables et attribuez les places avant l’arrivée des participants.
  • Réceptionnez les produits frais le jour prévu et contrôlez immédiatement les dates limites de consommation. Placez les aliments et les boissons réfrigérés au frais sans attendre, puis prévoyez les bacs de maintien au chaud pour le service.
  • Testez la sonorisation, le micro sans fil, les rallonges et les guirlandes lumineuses au moins 24 heures avant. Installez les tables, les chaises, le buffet et les décorations avant l’accueil afin de conserver du temps pour les imprévus.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une fête de Noël en établissement de soins ?
Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les réservations de salle, de fauteuils roulants, de musicien et de personnel doivent être confirmées avant d’envoyer les invitations.
Quand arrêter les inscriptions pour la fête de Noël ?
Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de finaliser le plan de table, les badges, les régimes alimentaires et les quantités de repas.
Combien de temps avant faut-il vérifier l’accessibilité de la salle ?
Faites une première vérification au moins 2 semaines avant la fête, puis contrôlez la salle lors de l’installation. Vérifiez les passages, les places réservées aux fauteuils roulants et l’accès aux tables et aux sanitaires.
Quand installer les décorations et tester le matériel sonore ?
Testez le système de sonorisation, le micro et les guirlandes au plus tard 24 heures avant. Installez le sapin, les guirlandes et les centres de table avant l’arrivée des participants, idéalement le matin même ou la veille.

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