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Checkliste für die Weihnachtsfeier in der Pflegeeinrichtung

Eine Weihnachtsfeier in der Pflegeeinrichtung braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Fest. Neben Programm und Essen müssen Anmeldungen, Diätwünsche, Rollstuhlplätze, Personal und eine gut hörbare Moderation zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Raum, Einladungen und Musiker und prüfe die endgültige Teilnehmerzahl kurz vor dem Termin. So stehen am Veranstaltungstag genügend Sitzplätze, Geschirr, Getränke und Helfer bereit, ohne dass spontane Änderungen den Ablauf stören.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste festlegen

    2 Personen

  • Aktivitätenraum reservieren

  • Zusätzliche Rollstühle reservieren

  • Einladungen versenden

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Erste Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Diätwünsche erfassen

    2 Personen

  • Zugänglichkeit prüfen

    2 Personen

  • Tischanordnung erstellen

    2 Personen

  • Personalplanung erstellen

    2 Personen

  • Musiker reservieren

  • Weihnachtsprogramm bestätigen

    2 Personen

  • Frische Lebensmittel bestellen

  • Anmeldungen prüfen

    2 Personen

  • Ernährungsübersicht erstellen

    2 Personen

  • Sitzplätze zuweisen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programmkarten erstellen

    2 Personen

  • Weihnachtsbeleuchtung überprüfen

    2 Personen

  • Kühl haltbare Getränke

    2 Personen

  • Einkäufe entgegennehmen

    3 Personen

  • Haltbarkeit prüfen

    2 Personen

  • Gekühlte Produkte aufbewahren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Rollstuhlplatz freimachen

    2 Personen

  • Tische decken

    4 Personen

  • Namensschilder anbringen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration aufhängen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum sicher aufstellen

    3 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Suppe und Snacks zubereiten

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten prüfen

    2 Personen

Event

  • Bewohner und Gäste empfangen

    4 Personen

  • Bewohner zum Sitzplatz begleiten

    5 Personen

  • Willkommensgetränke ausschenken

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Begleiteter Weihnachtsgesang

    2 Personen

  • Suppe und Brot servieren

    5 Personen

  • Hauptgericht servieren

    6 Personen

  • Diätmahlzeiten servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutzte Teller abräumen

    4 Personen

  • Dessert und Kaffee servieren

    4 Personen

  • Weihnachtsauftritt begleiten

    2 Personen

  • Abreise der Gäste begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Gefundene Gegenstände einsammeln

    2 Personen

  • Buffet und Küche aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck abwaschen

    4 Personen

  • Abfall entfernen

    3 Personen

  • Dekoration und Technik entfernen

    3 Personen

  • Saalmöbel zurückstellen

    4 Personen

  • Saal und Küche reinigen

    4 Personen

  • Fenster und Türen prüfen

    2 Personen

  • Ausgeliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste sicher entsorgen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • RollstuhlplätzeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 3
  • ServierwagenAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • SuppenschalenAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TrinkgläserAnz. 100
  • Wassergläser mit HenkelAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SuppenkellenAnz. 10

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • AufbockschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2

Ausstattung

  • Tragbare Musikanlage
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 50
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • TischdekorationenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 80
  • ProgrammkartenAnz. 80

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-WindlichterAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor der Feier fest. Erfasse dabei nicht nur Zu- und Absagen, sondern auch Diätwünsche, benötigte Rollstuhlplätze und besondere Unterstützung beim Sitzen oder Essen.
  • Prüfe die Barrierefreiheit mindestens 2 Wochen vorher direkt im Aktivitätenraum. Plane freie Wege, zusätzliche Rollstühle und einen Rollstuhlplatz am Tisch ein; lose Kabel von Musikanlage und Mikrofon dürfen keine Durchgänge kreuzen.
  • Ordne die Sitzplätze erst nach der Anmeldungsprüfung zu und drucke Namensschilder sowie Programmkarten mindestens 2 Tage vorher. Berücksichtige Bewohner, die neben Betreuungspersonal oder vertrauten Personen sitzen sollten.
  • Plane die Ausgabe von Suppe, Hauptgericht, Dessert und Getränken in einer festen Reihenfolge. Stelle Warmhaltebehälter, Suppenkellen, Servierzangen und Servierwagen vor Beginn bereit und kontrolliere gekühlte Lebensmittel am Liefertag auf Haltbarkeit und Kühlung.
  • Führe am Veranstaltungstag 2 Stunden vor Beginn einen Technik- und Raumcheck durch. Teste Mikrofon und Musikanlage, stelle Tische und Stühle auf, richte die Buffetische ein und halte Thermoskannen, Kaffeetassen sowie Gläser griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier in der Pflegeeinrichtung planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raumreservierung, Teilnehmerplanung, Einladungen und der Buchung von Musiker oder Programm. Die endgültige Teilnehmerzahl, Diätübersicht und Sitzordnung sollten 5 bis 7 Tage vor der Feier feststehen.
Wann sollte die Teilnehmerliste für die Weihnachtsfeier feststehen?
Setze eine Anmeldefrist etwa 2 Wochen vor dem Termin und prüfe die Rückmeldungen danach täglich. Schließe die Liste spätestens 7 Tage vorher, damit Sitzplätze, Essen, Geschirr, Getränke und Personal geplant werden können.
Wie plant man Rollstuhlplätze bei einer Weihnachtsfeier in der Pflegeeinrichtung?
Prüfe mindestens 2 Wochen vorher, wie viele Bewohner einen Rollstuhlplatz oder zusätzlichen Rollstuhl benötigen. Lass an jedem vorgesehenen Platz ausreichend Bewegungsfläche frei und kontrolliere am Veranstaltungstag, dass kein Tisch, Stuhl oder Kabel den Weg versperrt.
Wann müssen Essen und Getränke für die Weihnachtsfeier bestellt werden?
Bestelle frische Lebensmittel nach der finalen Anmeldungsprüfung, in der Regel 5 bis 7 Tage vor der Feier. Kühlpflichtige Produkte sollten am Liefertag angenommen, auf Haltbarkeit geprüft und sofort gekühlt werden; haltbare Getränke können früher bereitgestellt werden.

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