Zo organiseer je een kerstviering zonder last-minute stress

Een kerstviering organiseren begint niet met decoratie, maar met datum, programma, locatie en budget. Leg daarna vast hoeveel mensen je verwacht en welke ruimtes, leveranciers en vrijwilligers nodig zijn. Open de aanmeldingen op tijd, verzamel dieetwensen en vertaal het programma naar catering, muziek en techniek. De laatste week draait vooral om controleren: leveringen, naamkaartjes, plattegrond, presentatiebestanden en een afgedrukt draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en lokalen reserveren
3
Budget en betaalwijze vastleggen
2 personen
4
Leveranciers selecteren
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Programma communiceren
13
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
14
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
15
Kerstliederen selecteren
2 personen
16
Presentaties verzamelen
2 personen
17
Techniek testen
2 personen
18
Plattegrond maken
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Draaiboek afdrukken
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Verse producten ophalen
2 personen
23
Levering controleren
2 personen
24
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
25
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
26
Materialen naar locatie brengen
3 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Servies klaarzetten
3 personen
31
Bestek klaarzetten
2 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
4 personen
35
Warme maaltijd voorbereiden
5 personen
36
Dessert klaarzetten
3 personen
37
Versiering ophangen
4 personen
38
Kerstboom versieren
3 personen
39
Lichtjes installeren
2 personen
40
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
41
Microfoons en speakers plaatsen
3 personen
42
Presentaties klaarzetten
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Entreebalie inrichten
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

46
Gasten ontvangen
4 personen
47
Aanwezigheid registreren
2 personen
48
Welkomstdrank serveren
3 personen
49
Programma openen
50
Kerstoptreden begeleiden
3 personen
51
Muziek bedienen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet openen
2 personen
56
Warme maaltijd serveren
5 personen
57
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Kerstquiz begeleiden
2 personen
60
Loterij begeleiden
2 personen
61
Muziek en dans verzorgen
2 personen
62
Laatste ronde aankondigen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Afval verzamelen
4 personen
65
Eten en drinken opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Locatie schoonmaken
5 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Voorraad controleren
2 personen
73
Overgebleven eten verdelen
2 personen
74
Materialen terugbrengen
3 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Kledinghangersaantal 120
Tafellinnenaantal 18

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 120
Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Koffielepelsaantal 120
Dinermessenaantal 120
Dineervorkenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Soeplepelsaantal 120
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Schalenaantal 16
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Warmhoudschalenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Ijsemmersaantal 4
Keukenwekkersaantal 3

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 18
Naamkaartjesaantal 120
Kerstmanmutsenaantal 120

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledkaarsenaantal 40
Lichtspotsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkar
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, locatie en budget eerst vast. Reserveer lokalen en leveranciers zodra de belangrijkste keuzes bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf.
Open de aanmeldingen uiterlijk 4 weken voor de kerstviering en vraag direct naar dieetwensen. Sluit de lijst 7 dagen vooraf, zodat catering en dieetmaaltijden correct besteld en gelabeld kunnen worden.
Maak één plattegrond voor tafels, stoelen, buffettafels, kapstokken en techniek. Controleer of er genoeg ruimte is voor een aparte uitgifte van dieetmaaltijden en voor mensen die zich tussen programmaonderdelen verplaatsen.
Test presentaties, muziek en andere techniek uiterlijk 3 dagen vooraf in de ruimte zelf. Verzamel bestanden op één laptop, neem reservekabels mee en druk het draaiboek voor alle verantwoordelijken af.
Plan op de dag zelf een ontvangst- en cateringcontrole vóór de gasten arriveren. Tel servies, glazen, thermoskannen, koffiezetapparaten en warmhoudmateriaal na en controleer verse producten en leveringen direct.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstviering organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en budget. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de viering en leg de cateringbestelling vast zodra het verwachte aantal redelijk stabiel is.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstviering versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van 7 dagen vóór het evenement. Zo houd je nog tijd over om aantallen, dieetwensen, naamkaartjes en catering te verwerken.
Wanneer moet je de catering voor een kerstviering bestellen?: Plaats de bestelling zodra de aanmeldingen bijna gesloten zijn, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Bevestig het definitieve aantal en de dieetmaaltijden uiterlijk 7 dagen vóór de kerstviering met de leverancier.
Hoe voorkom je problemen met techniek tijdens een kerstviering?: Test alle presentaties, muziek en aansluitingen uiterlijk 3 dagen vooraf op de evenementenlocatie. Doe op de dag zelf nog een korte controle vóór de ontvangst en bewaar een kopie van alle bestanden op een tweede apparaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.