Cómo organizar una celebración de Navidad sin improvisar

Una celebración de Navidad reúne comida, música, presentaciones y muchas personas en pocas horas. Para que el día funcione, empieza por fijar la fecha, el programa y el presupuesto antes de reservar proveedores o enviar invitaciones. Después controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y la distribución del espacio. La última semana debe servir para probar la técnica, confirmar entregas y dejar listas las comidas especiales, la decoración y el material de servicio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y las salas
3
Fijar el presupuesto y la forma de pago
2 personas
4
Seleccionar proveedores
2 personas
5
Hacer reservas
6
Diseñar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir inscripciones
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Comunicar el programa
13
Realizar el pedido de catering
2 personas
14
Preparar el programa musical
2 personas
15
Seleccionar villancicos
2 personas
16
Recopilar las presentaciones
2 personas
17
Probar la técnica
2 personas
18
Hacer el plano
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Imprimir el plan de trabajo
21
Hacer la compra
3 personas
22
Recoger productos frescos
2 personas
23
Comprobar la entrega
2 personas
24
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
25
Clasificar decoración navideña
2 personas
26
Llevar materiales al lugar
3 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Montar mesas de buffet
3 personas
30
Preparar la vajilla
3 personas
31
Preparar cubiertos
2 personas
32
Enfriar las bebidas
2 personas
33
Montar el punto de café
2 personas
34
Preparar aperitivos
4 personas
35
Preparar comida caliente
5 personas
36
Preparar el postre
3 personas
37
Colgar la decoración
4 personas
38
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
39
Instalar luces
2 personas
40
Despejar el espacio del escenario
3 personas
41
Colocar micrófonos y altavoces
3 personas
42
Preparar las presentaciones
2 personas
43
Comprobar los baños
2 personas
44
Montar el mostrador de entrada
2 personas
45
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

46
Recibir a los invitados
4 personas
47
Registrar la asistencia
2 personas
48
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
49
Abrir el programa
50
Acompañar la actuación de Navidad
3 personas
51
Controlar la música
52
Servir café y té
3 personas
53
Servir aperitivos
4 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Abrir el buffet
2 personas
56
Servir la comida caliente
5 personas
57
Servir comidas especiales
2 personas
58
Servir el postre
3 personas
59
Coordinar el quiz navideño
2 personas
60
Coordinar la rifa
2 personas
61
Proporcionar música y baile
2 personas
62
Anunciar la última ronda
63
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

64
Recoger la basura
4 personas
65
Recoger comida y bebida
4 personas
66
Lavar la vajilla
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
5 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Apagar el equipo
2 personas
70
Limpiar el lugar
5 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Comprobar el inventario
2 personas
73
Repartir la comida sobrante
2 personas
74
Devolver los materiales
3 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 8
Percheroscant. 4
Perchascant. 120
Manteleríacant. 18

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazones para sopacant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cucharillas de cafécant. 120
Cuchillos de cenacant. 120
Tenedores de mesacant. 120
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8
Cucharones para sopacant. 120
Bandejas para servircant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejascant. 16
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 8
Bandejas térmicascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Temporizadores de cocinacant. 3

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 6

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Decoraciones de mesacant. 18
Tarjetas de nombrecant. 120
Gorros de Papá Noelcant. 120

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Velas LEDcant. 40
Focoscant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Carro de limpieza
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Papeleracant. 10

Catering

Compras

Consejos

Define la fecha, el programa y el presupuesto antes de abrir las inscripciones. Deja por escrito quién autoriza los pagos y cuándo se confirma cada reserva.
Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y cierra las inscripciones 7 días antes. Así puedes calcular el catering y recoger a tiempo las preferencias dietéticas.
Prepara el plano pensando en tres zonas separadas: comedor, buffet y actividad o escenario. Comprueba que haya paso suficiente para servir y que percheros y sillas no bloqueen las entradas.
Prueba la técnica y recopila las presentaciones como máximo 48 horas antes. Reúne también los villancicos en un único dispositivo para no perder tiempo buscando archivos durante el programa.
Haz la compra final entre 24 y 48 horas antes, recoge los productos frescos y comprueba la entrega al llegar. Etiqueta las comidas especiales y revisa vajilla, termos, máquinas de café y bandejas térmicas antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Navidad?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar un recinto, salas y proveedores. Envía las invitaciones unas 3 semanas antes y cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes del evento.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una celebración de Navidad?: Confirma el pedido cuando falten entre 7 y 10 días, después de cerrar las inscripciones y revisar las dietas. Recoge los productos frescos entre 24 y 48 horas antes y comprueba la entrega el mismo día que llegue.
¿Cuánta vajilla necesito para una celebración de Navidad?: Calcula una unidad por persona para platos, vasos, tazas y cubiertos, y añade un 10 % de margen. Si el servicio dura varias horas o no puedes lavar durante el evento, prepara entre 1,5 y 2 unidades por invitado para las piezas que más se utilizan.
¿Cuándo se prueba la música y la parte técnica?: Haz una primera prueba al menos 48 horas antes y otra revisión breve el mismo día, antes de recibir a los invitados. Comprueba el sonido, las presentaciones, los villancicos y la conexión del dispositivo que usarás.

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