Eine Weihnachtsfeier ohne Last-Minute-Stress organisieren

Bei einer Weihnachtsfeier hängen viele Details voneinander ab: Erst müssen Termin, Räume und Budget stehen, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Catering. Plane zuerst den Ablauf und die Zuständigkeiten, bevor du Dekoration oder Musik festlegst. So weißt du rechtzeitig, wie viele Plätze, Mahlzeiten, Gläser und Namensschilder gebraucht werden. Besonders häufig werden Ernährungswünsche, Technikproben und die Kontrolle gelieferter Ware zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Räume reservieren
3
Budget und Zahlungsweise festlegen
2 Personen
4
Lieferanten auswählen
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Programm kommunizieren
13
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
14
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
15
Weihnachtslieder auswählen
2 Personen
16
Präsentationen sammeln
2 Personen
17
Technik testen
2 Personen
18
Lageplan erstellen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Drehbuch ausdrucken
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Frische Produkte abholen
2 Personen
23
Lieferung prüfen
2 Personen
24
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
25
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
26
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Buffettische einrichten
3 Personen
30
Geschirr bereitstellen
3 Personen
31
Besteck bereitstellen
2 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
34
Snacks vorbereiten
4 Personen
35
Warme Mahlzeit vorbereiten
5 Personen
36
Dessert bereitstellen
3 Personen
37
Dekoration aufhängen
4 Personen
38
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
39
Lichter installieren
2 Personen
40
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
41
Mikrofone und Lautsprecher aufstellen
3 Personen
42
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
44
Eingangstresen einrichten
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

46
Gäste empfangen
4 Personen
47
Anwesenheit erfassen
2 Personen
48
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
49
Programm öffnen
50
Weihnachtsauftritt begleiten
3 Personen
51
Musik bedienen
52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
53
Snacks servieren
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Buffet eröffnen
2 Personen
56
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
57
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
58
Dessert servieren
3 Personen
59
Weihnachtsquiz moderieren
2 Personen
60
Lotterie begleiten
2 Personen
61
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
62
Letzte Runde ankündigen
63
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Location reinigen
5 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Bestand prüfen
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
74
Materialien zurückbringen
3 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Abfall entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 120
TischwäscheAnz. 18

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
SuppenschalenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 120
DinnermesserAnz. 120
SpeiseforkenAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
SuppenkellenAnz. 120
ServierplattenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
SchüsselnAnz. 16
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
WarmhalteschalenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiskübelAnz. 4
KüchentimerAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 10
TischdekorationenAnz. 18
NamensschilderAnz. 120
WeihnachtsmannmützenAnz. 120

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 40
LichtspotsAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
Reinigungswagen
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Programm mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Reserviere Räume und Lieferanten erst danach, damit Ablauf, Platzbedarf und Zahlungsweise zusammenpassen.
Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor der Feier und setze eine Anmeldefrist etwa 3 Wochen vorher. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und nutze die endgültige Teilnehmerzahl für die Cateringbestellung.
Plane die Raumaufteilung nicht erst am Veranstaltungstag. Zeichne Buffet, Sitzplätze, Garderobe und Technik in einen Lageplan ein und prüfe, ob Wege zwischen Tischen, Buffet und Ausgängen frei bleiben.
Sammle Präsentationen und Beiträge spätestens 10 Tage vorher und teste die Technik 3 bis 5 Tage vor der Feier. Drucke das Drehbuch zusätzlich aus, falls Dateien, Ton oder Bildschirm kurzfristig ausfallen.
Prüfe Lieferungen und frische Produkte am Tag der Feier sofort nach dem Eintreffen. Kennzeichne Diätmahlzeiten getrennt und stelle für Kaffee, Wasser und warme Speisen eigene Ausgabestellen bereit, damit sich keine langen Schlangen bilden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Programm, Raum und Budget. Für größere Gruppen oder beliebte Veranstaltungsorte sind 12 Wochen oder mehr sinnvoll.
Wann sollte man die Einladungen zur Weihnachtsfeier verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Lege die Anmeldung rund 3 Wochen vorher fest, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig geplant werden können.
Wann muss das Catering für eine Weihnachtsfeier bestellt werden?: Gib die Bestellung nach Ende der Anmeldefrist auf, meist etwa 2 bis 3 Wochen vor der Feier. Ergänze die bestätigte Personenzahl um die erfassten Ernährungswünsche und kennzeichne Diätmahlzeiten bei der Lieferung.
Wie viele Tage vorher sollte man die Technik testen?: Teste Präsentationen, Ton und Bildschirm 3 bis 5 Tage vor der Weihnachtsfeier. Prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich kurz Kabel, Stromversorgung und die Reihenfolge der Beiträge.

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