Zo organiseer je een kerstviering zonder last-minute stress

Een kerstviering organiseren begint niet bij de versiering, maar bij het aantal gasten, de locatie en de volgorde van de avond. Bevestig eerst datum en ruimte, verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel dieetwensen voordat je het menu vastlegt. Plan vervolgens tafels, stoelen, servies, cadeaus en het programma. De meeste vertraging ontstaat in de laatste week: verse producten, gekoelde dranken, tafelschikking en voorbereide gerechten worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
7
Menu en serveervolgorde vastleggen
2 personen
8
Benodigdheden inventariseren
2 personen
9
Tafels en stoelen reserveren
10
Extra servies regelen
11
Muziek samenstellen
12
Programma voor de avond maken
2 personen
13
Kerstquiz voorbereiden
2 personen
14
Cadeaus verzamelen
2 personen
15
Tafelschikking maken
16
Voorraad houdbare producten controleren
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Verse producten ophalen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Vlees en vegetarische hoofdgerechten voorbereiden
3 personen
21
Soepen voorbereiden
2 personen
22
Bijgerechten voorbereiden
3 personen
23
Desserts voorbereiden
2 personen
24
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
25
Locatie schoonmaken
3 personen
26
Afvalpunten klaarzetten
27
Cadeautafel klaarzetten
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
31
Borden en bestek klaarleggen
3 personen
32
Glazen klaarzetten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Kerstboom en lichtsnoeren plaatsen
3 personen
35
Buffettafels inrichten
3 personen
36
Aperitiefhapjes klaarzetten
2 personen
37
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
38
Muziek en microfoon testen
2 personen
39
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
40
Briefing voor helpers geven
3 personen

Event

41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Jassen aannemen
2 personen
43
Aperitief serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Welkomstwoord verzorgen
46
Kerstliederen begeleiden
2 personen
47
Kerstquiz begeleiden
2 personen
48
Buffet openen
2 personen
49
Warme gerechten serveren
4 personen
50
Koude gerechten aanvullen
2 personen
51
Allergeneninformatie beschikbaar houden
52
Borden en bestek aanvullen
2 personen
53
Buffet afronden
3 personen
54
Dessert serveren
3 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Cadeaus uitwisselen
2 personen
57
Kerstspel begeleiden
2 personen
58
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Overgebleven eten koelen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies voorsorteren
2 personen
63
Tafels leeghalen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Keuken schoonmaken
3 personen
66
Vloeren schoonmaken
2 personen
67
Decoratie afbreken
3 personen
68
Meubilair terugplaatsen
4 personen
69
Geleende materialen controleren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Restanten verdelen en bewaren
2 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek
Cadeautafel

Servies

Dinerbordenaantal 60
Diepe bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Broodmandenaantal 4
Schenkkanenaantal 6
Karaffenaantal 6
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Tafellopersaantal 8
Kerststukjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 55
Cadeaupapieraantal 4
Lintrollenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 5
Ledkaarsenaantal 24
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Microfoon
Muziekspeler

Keuken

Snijplankenaantal 5
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 5
Pannenaantal 6
Ovenschalenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Vloermopaantal 2
Emmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Theedoekenaantal 12
Sponsjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk zeven dagen voor de kerstviering. Gebruik dat aantal voor het menu, de tafelschikking, het servies en de hoeveelheid dranken.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en controleer ze opnieuw voordat je boodschappen doet. Zo kun je vegetarische hoofdgerechten en aangepaste bijgerechten apart voorbereiden.
Leg de serveervolgorde uiterlijk drie dagen vooraf vast: soep, hoofdgerecht, bijgerechten, dessert en koffie. Bereid houdbare onderdelen eerder en haal verse producten pas kort voor de viering op.
Tel het servies per gang en per gast, niet alleen per tafel. Reken ook dinerborden, diepe borden, dessertborden, glazen, bestek en opscheplepels mee voor het geval afruimen tussendoor niet lukt.
Maak de tafelschikking, naamkaartjes, cadeautafel en kerstdecoratie uiterlijk de dag ervoor klaar. Reserveer op de dag zelf tijd voor dranken koelen, vlees en vegetarische gerechten voorbereiden en de locatie schoonmaken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een kerstviering organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk vier weken van tevoren en bepaal het definitieve aantal gasten zeven dagen voor de viering.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kerstviering?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur vier weken vooraf. Vraag om aanmelding binnen twee weken, zodat je daarna dieetwensen, tafels, stoelen en het menu kunt regelen.
Wat bereid je vooraf voor bij een kerstviering?: Bereid soepen, desserts en zoveel mogelijk bijgerechten één tot twee dagen vooraf. Haal verse producten één dag vooraf of op de dag zelf op en koel de dranken minimaal enkele uren voor aanvang.
Hoeveel servies heb je nodig voor een kerstviering?: Neem per gast minimaal één dinerbord, één diep bord, één dessertbord, een complete set bestek, een waterglas en een wijnglas. Voeg voor elke gang ongeveer 10 procent extra servies toe als afruimen tussendoor lastig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.