Zo organiseer je een kerstviering zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna kun je catering, muziek en uitnodigingen goed vastleggen. Open de aanmeldingen vroeg, zodat je dieetwensen, vrijwilligers en de definitieve gastenlijst op tijd hebt. Werk vervolgens toe naar de tafelschikking, kerstquiz, muzieklijst en kerstwensen. In de laatste week draait alles om inkopen, koelen, voorbereiden en controleren of alle materialen op de locatie zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Muziek en entertainment reserveren
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Definitieve gastenlijst maken
12
Tafelschikking maken
2 personen
13
Programma uitwerken
2 personen
14
Muzieklijst samenstellen
15
Kerstquiz voorbereiden
2 personen
16
Kerstwensen verzamelen
2 personen
17
Cadeaus voor kinderen inkopen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Verse producten ophalen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Desserts voorbereiden
3 personen
24
Kerstcadeaus inpakken
3 personen
25
Materialen naar locatie brengen
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimte ventileren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Buffet opbouwen
4 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Drankenpunt inrichten
2 personen
33
Servies klaarzetten
3 personen
34
Buffetgerechten afwerken
4 personen
35
Hapjes uitstallen
3 personen
36
Desserts klaarzetten
2 personen
37
Decoratie ophangen
4 personen
38
Kerstboom versieren
3 personen
39
Verlichting aansluiten
2 personen
40
Muziek testen
2 personen
41
Presentatiemateriaal testen
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

44
Gasten ontvangen
4 personen
45
Aanwezigheid registreren
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Welkomstwoord verzorgen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Kerstverhaal verzorgen
51
Kerstliederen begeleiden
2 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Buffet openen
2 personen
54
Buffetgerechten aanvullen
4 personen
55
Buffet begeleiden
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Borden en glazen verzamelen
3 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Kerstquiz begeleiden
2 personen
60
Cadeaus uitdelen
3 personen
61
Kerstwensen voorlezen
62
Afscheid van gasten verzorgen
3 personen

Nazorg

63
Afval verzamelen
4 personen
64
Servies afwassen
4 personen
65
Keuken schoonmaken
3 personen
66
Buffet afbreken
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Verlichting uitschakelen
2 personen
71
Vloeren schoonmaken
3 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Materialen terugbrengen
4 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
76
Afval wegbrengen
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Boodschappenbonnen archiveren
79
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Ovenschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 5

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Tafellopersaantal 10
Kerststukkenaantal 10
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 30

Catering

Serveerschalen voor dessertaantal 8
Drankdispensersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiethermoskannenaantal 6
Cadeautassenaantal 30
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg het programma vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin de aanvang, het diner, de kerstquiz, eventuele kerstwensen en het verwachte eindtijdstip, zodat gasten weten hoeveel tijd de viering duurt.
Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit ze uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de kerstviering. Vraag tegelijk naar dieetwensen en gebruik de definitieve lijst voor catering, tafelschikking en naamkaartjes.
Reserveer catering, muziek of entertainment en de locatie zodra datum en programma vaststaan. Controleer daarbij of er genoeg tafels, stoelen, buffettafels en garderoberuimte zijn voor alle gasten.
Plan de boodschappen in twee momenten: houdbare producten en dranken enkele dagen vooraf, verse producten op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Koel dranken tijdig en bereid hapjes en desserts volgens een vast tijdschema.
Maak 24 uur voor aanvang een transport- en techniekcontrole. Tel servies en bestek, controleer koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken, speakers, microfoon, laptop, beamer, projectiescherm en verlengsnoeren voordat alles naar de locatie gaat.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je een kerstviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer catering en entertainment zodra die basis staat, omdat populaire momenten snel vol raken.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kerstviering?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en geef minimaal 3 weken om te reageren. Sluit de aanmeldingen daarna 10 tot 14 dagen voor de viering, zodat je aantallen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel drank heb je nodig voor een kerstviering?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken.
Wanneer bereid je eten voor een kerstviering?: Maak hapjes en desserts zoveel mogelijk 1 dag vooraf en bewaar verse producten gekoeld. Haal kwetsbare verse producten op de dag zelf op en plan minstens 2 uur voor aanvang voor opwarmen, schikken en uitserveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.