Eine Weihnachtsfeier Schritt für Schritt organisieren

Eine Weihnachtsfeier wird überschaubar, wenn du zuerst Termin, Ablauf und Location festlegst und danach Gäste, Verpflegung und Programm darauf abstimmst. Plane die Anmeldung früh ein: Erst mit einer belastbaren Gästeliste lassen sich Tischordnung, Catering und Getränke sinnvoll festlegen. In den letzten Tagen geht es nicht mehr um Grundsatzentscheidungen, sondern um Einkäufe, Kühlung, vorbereitete Speisen und den Transport zur Location. So erkennst du Engpässe, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Catering reservieren
4
Musik und Unterhaltung buchen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Endgültige Gästeliste erstellen
12
Tischordnung erstellen
2 Personen
13
Programm ausarbeiten
2 Personen
14
Musikliste zusammenstellen
15
Weihnachtsquiz vorbereiten
2 Personen
16
Weihnachtswünsche sammeln
2 Personen
17
Geschenke für Kinder einkaufen
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Frische Produkte abholen
2 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Desserts vorbereiten
3 Personen
24
Weihnachtsgeschenke einpacken
3 Personen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Raum lüften
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Buffet aufbauen
4 Personen
31
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
32
Getränkestand einrichten
2 Personen
33
Geschirr bereitstellen
3 Personen
34
Buffetgerichte fertigstellen
4 Personen
35
Snacks auslegen
3 Personen
36
Desserts bereitstellen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
4 Personen
38
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
39
Beleuchtung anschließen
2 Personen
40
Musik testen
2 Personen
41
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Empfangstisch einrichten
2 Personen

Event

44
Gäste empfangen
4 Personen
45
Anwesenheit erfassen
2 Personen
46
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
48
Begrüßungswort übernehmen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Weihnachtsgeschichte gestalten
51
Weihnachtslieder begleiten
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
3 Personen
53
Buffet eröffnen
2 Personen
54
Buffetgerichte auffüllen
4 Personen
55
Buffet betreuen
3 Personen
56
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
57
Teller und Gläser einsammeln
3 Personen
58
Dessert servieren
3 Personen
59
Weihnachtsquiz moderieren
2 Personen
60
Geschenke austeilen
3 Personen
61
Weihnachtswünsche vorlesen
62
Den Abschied von Gästen organisieren
3 Personen

Nachbereitung

63
Abfall sammeln
4 Personen
64
Geschirr abwaschen
4 Personen
65
Küche reinigen
3 Personen
66
Buffet abbauen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
71
Böden reinigen
3 Personen
72
Toiletten reinigen
2 Personen
73
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
74
Materialien zurückbringen
4 Personen
75
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
76
Müll entsorgen
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Einkaufsgutscheine archivieren
79
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 100
Abendbesteck-SetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AuflaufformenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 5

Dekoration

Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
TischläuferAnz. 10
WeihnachtsgesteckeAnz. 10
NamensschilderAnz. 90
SpeisekartenAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StumpenkerzenAnz. 30

Catering

Servierplatten für DessertAnz. 8
GetränkespenderAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeethermoskannenAnz. 6
GeschenktaschenAnz. 30
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Location anschließend. Prüfe dabei mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, ob Tische, Stühle, Buffetflächen und eine Garderobe vorhanden sind.
Verschicke die Einladungen nicht erst kurz vor der Feier. Öffne die Anmeldung mit einer klaren Rückmeldefrist und erfasse Ernährungswünsche separat, damit das Catering mindestens 7 Tage vorher angepasst werden kann.
Plane den Ablauf in Blöcken von 30 bis 45 Minuten. Lege außerdem fest, wer Musik, Mikrofon, Laptop, Beamer und Verlängerungskabel bedient, statt diese Aufgaben am Abend spontan zu verteilen.
Erstelle die endgültige Gästeliste 3 bis 5 Tage vorher und leite daraus Tischordnung, Geschirr und Getränke ab. Rechne beim ersten Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser sichtbar bereit.
Erledige frische Einkäufe und Abholungen am selben Tag, kühle Getränke mehrere Stunden vorher und bringe warme Speisen in Warmhaltebehältern zur Location. Geschenke, Quizmaterial und Technik sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn vor Ort sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Catering und Unterhaltung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Wann sollte man die Einladungen zur Weihnachtsfeier verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen. So bleiben noch 7 bis 10 Tage für Catering, Tischordnung und Einkäufe.
Wie viele Getränke braucht man für eine Weihnachtsfeier?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollte jederzeit Wasser verfügbar sein; die genaue Menge hängt von Dauer, Essen und Altersgruppe ab.
Was muss am Tag der Weihnachtsfeier zuerst erledigt werden?: Beginne 2 bis 3 Stunden vorher mit Aufbau, Kühlung und Techniktest. Frische Speisen kommen zuletzt dazu, und spätestens 60 Minuten vor Beginn sollten Buffet, Tischordnung, Geschenke und Programmmaterial bereitstehen.

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