Cómo organizar una celebración de Navidad paso a paso

Empieza por fijar la fecha, el horario y el programa antes de reservar el lugar o contratar servicios. Después cierra el número de invitados, recoge las preferencias dietéticas y organiza mesas, voluntarios y compras. La preparación final se concentra en los productos frescos, las bebidas, los regalos y el material técnico. Este orden evita comprar de más, olvidar cables o descubrir demasiado tarde que falta tiempo para montar el buffet.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Reservar el catering
4
Reservar música y entretenimiento
5
Diseñar invitaciones
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir inscripciones
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Hacer la lista definitiva de invitados
12
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
13
Desarrollar el programa
2 personas
14
Elaborar la lista de canciones
15
Preparar el quiz de Navidad
2 personas
16
Recopilar deseos de Navidad
2 personas
17
Comprar regalos para niños
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recoger productos frescos
2 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
4 personas
23
Preparar los postres
3 personas
24
Envolver regalos de Navidad
3 personas
25
Llevar materiales al lugar
4 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Ventilar el espacio
2 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Montar el buffet
4 personas
31
Montar el punto de café
2 personas
32
Montar el punto de bebidas
2 personas
33
Preparar la vajilla
3 personas
34
Terminar los platos del bufé
4 personas
35
Montar aperitivos
3 personas
36
Preparar los postres
2 personas
37
Colgar la decoración
4 personas
38
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
39
Conectar la iluminación
2 personas
40
Probar la música
2 personas
41
Probar el material de presentación
2 personas
42
Comprobar los baños
2 personas
43
Montar la mesa de recepción
2 personas

Evento

44
Recibir a los invitados
4 personas
45
Registrar la asistencia
2 personas
46
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
47
Servir café y té
3 personas
48
Dar la bienvenida
49
Servir aperitivos
4 personas
50
Preparar la narración de Navidad
51
Acompañar villancicos
2 personas
52
Rellenar las bebidas
3 personas
53
Abrir el buffet
2 personas
54
Reponer los platos del bufé
4 personas
55
Coordinar el buffet
3 personas
56
Servir comidas especiales
2 personas
57
Reunir los platos y vasos
3 personas
58
Servir el postre
3 personas
59
Coordinar el quiz navideño
2 personas
60
Repartir los regalos
3 personas
61
Leer los deseos navideños
62
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

63
Recoger la basura
4 personas
64
Lavar la vajilla
4 personas
65
Limpiar la cocina
3 personas
66
Desmontar el bufé
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
5 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Apagar el equipo
2 personas
70
Apagar la iluminación
2 personas
71
Limpiar los suelos
3 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Cerrar el recinto
2 personas
74
Devolver los materiales
4 personas
75
Repartir la comida sobrante
2 personas
76
Llevar la basura
2 personas
77
Devolver los objetos prestados
2 personas
78
Archivar los vales de compra
79
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Fuentes para hornocant. 8
Papel de aluminiocant. 3

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 8
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 5

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Manteles runnerscant. 10
Arreglos navideñoscant. 10
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Velas LEDcant. 30

Catering

Bandejas para servir el postrecant. 8
Dispensadores de bebidascant. 3
Cubiterascant. 4
Termos de cafécant. 6
Bolsas de regalocant. 30
Compras

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Consejos

Define el programa al principio y reserva bloques concretos para la comida, el quiz, la entrega de regalos y la música. Así puedes calcular cuánto tiempo necesita cada servicio y evitar que la cena se retrase.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y convierte las respuestas en una lista definitiva de invitados. Usa esa cifra para encargar el catering, colocar las mesas y calcular platos, vasos y cubiertos.
Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día del evento. Separa las opciones especiales y confirma con el catering cuántas raciones necesita de cada una.
Haz las compras en dos momentos: productos no perecederos y regalos con varios días de margen, y productos frescos el día anterior o el mismo día. Enfría las bebidas con antelación y deja los postres preparados antes de empezar el montaje.
Comprueba el equipo técnico antes de llevarlo al lugar: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces y cables alargadores. Reserva al menos 60 minutos para montar y probar el sonido, la presentación y el quiz.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Navidad?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, el catering y la música. Deja cerradas las inscripciones y la lista de invitados al menos 7 días antes, y realiza la compra de productos frescos 1 día antes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones de la celebración de Navidad?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes e indica una fecha límite de respuesta. Un plazo de 7 días antes del evento permite confirmar el catering, las preferencias dietéticas y la distribución de las mesas.
¿Cuántas bebidas debo calcular por persona?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por cada hora siguiente. Añade agua y bebidas sin alcohol desde el principio, y enfría las bebidas al menos 6 horas antes de recibir a los invitados.
¿Cuánto tiempo necesito para preparar el lugar?: Reserva como mínimo 2 horas para colocar mesas, sillas, buffet, vajilla y decoración. Si utilizas proyector, pantalla, micrófono y altavoces, añade 60 minutos para probar conexiones, sonido y presentación.

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