Kerstviering organiseren: een praktische checklist
Een kerstviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu en kerstversiering. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, reserveringen, hoeveelheden en de inrichting op elkaar afstemmen. Begin met de gastenlijst en werk daarna via boodschappen en voorbereiding naar de opbouw op de dag zelf. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt, van uitnodigingen en naamkaartjes tot koude dranken, buffetgerechten, koffie en thee.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Reserveringen bevestigen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Naamkaartjes schrijven
Muziek afspeellijst maken
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Kerstboom en decoratie plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffetgerechten opwarmen
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Kerstactiviteit begeleiden
2 personen
Laatste ronde verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie veilig verwijderen
2 personen
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Afvalcontainers terugzetten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Garderoberek
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 60
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
Keuken
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Kannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 4
- Bluetoothspeaker
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstballenaantal 40
- Kerstslingersaantal 6
- Tafellopersaantal 8
- Naamkaartjesaantal 60
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 4
- Led-kaarsenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de kerstviering en leg ze naast het menu voordat je boodschappen doet. Zo ontdek je op tijd of een gerecht of ingrediënt moet worden aangepast.
- Maak de definitieve gastenlijst minimaal vijf dagen vooraf. Gebruik het aantal gasten om servies, stoelen, drank en buffetporties te controleren; reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
- Zet houdbare voorraad, servies en decoratie de dag ervoor klaar. Dranken kunnen alvast koud worden gezet, maar controleer ook of je genoeg koelruimte, kannen en thermoskannen hebt.
- Plan de opbouw in vaste stappen: eerst ruimte ventileren en schoonmaken, daarna tafels en stoelen plaatsen, vervolgens buffet, garderobe en decoratie inrichten. Houd minimaal 2 uur voor de start vrij voor deze opbouw.
- Warm buffetgerechten pas vlak voor het eten op en controleer vooraf of de warmhoudbakken, opscheplepels en serveerschalen klaarstaan. Bereid hapjes, koffie en thee zo dat gasten niet allemaal tegelijk op één werkplek wachten.
Veelgestelde vragen
- Wanneer stuur je uitnodigingen voor een kerstviering?
- Stuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de kerstviering. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk 1 week vooraf de aantallen en het menu kunt vastleggen.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een kerstviering?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel water, frisdrank, koffie en thee apart mee en zet gekoelde dranken minstens 4 uur vooraf koud.
- Hoeveel servies en stoelen moet ik klaarzetten?
- Zet voor iedere aangemelde gast minimaal 1 stoel, 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 waterglas, 1 wijnglas en bestek klaar. Voor koffie en thee plan je daarnaast 1 kopje per persoon plus ongeveer 10 procent extra.
- Wat doe je op de dag van een kerstviering?
- Begin minimaal 2 uur voor aanvang met openen, ventileren, schoonmaken en de tafels en stoelen plaatsen. Richt daarna het buffet, de garderobe en de decoratie in; warm buffetgerechten pas kort voor het eetmoment op.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!