Kerstviering organiseren: checklist en planning

Een kerstviering vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en gasten, daarna menu, vervoer en indeling, en pas op het einde de verse voorbereidingen. Verzamel dieetwensen en vervoersbehoeften voordat je de definitieve gastenlijst en tafelschikking maakt. Controleer ook vroeg of er genoeg tafels, stoelen, servies, glazen en warmhoudschalen zijn. Met deze checklist houd je de 67 taken en 41 benodigdheden overzichtelijk bij, van uitnodiging tot naamkaartje.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Definitieve gastenlijst maken
Tafelschikking maken
Programma afdrukken
Menukaarten afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Kerstverlichting testen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Soep bereiden
2 personen
Kerstbrood snijden
2 personen
Dessert portioneren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Tafels indekken
4 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Kerstversiering ophangen
3 personen
Kerstboom versieren
2 personen
Kerstverlichting ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
Microfoon testen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Kerstliederen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Soep en brood serveren
4 personen
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies tussendoor afruimen
3 personen
Kerstverhaal voordragen
Kerstcadeaus uitdelen
3 personen
Dessert serveren
4 personen
Koffie en thee bijschenken
2 personen
Kerstmuziek afspelen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen
Jassen teruggeven
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Versiering verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Diepe bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepkommenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Kerstkransenaantal 2
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 24

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Catering

Cadeautasjesaantal 60
Cadeautjesaantal 60
Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum. Vraag in dezelfde ronde naar dieetwensen en vervoersbehoeften, zodat je niet vlak voor het diner nog moet schuiven.
Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 10 dagen vooraf. Gebruik die lijst voor de tafelschikking, naamkaartjes, menukaarten en het tellen van dinerborden, diepe borden, dessertborden en glazen.
Controleer 7 dagen vooraf het volledige servies en de keukenmaterialen. Tel naast messen, vorken en lepels ook opscheplepels, soepkommen, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudschalen.
Plan de boodschappen in twee momenten: houdbare producten eerder en verse producten op de laatste 1 à 2 dagen. Koel de dranken vooraf en bereid soep, gesneden groenten en dessert zo dat ze niet allemaal op het laatste uur aankomen.
Reserveer het laatste uur voor de ruimte: zet tafels en stoelen neer, dek de tafels, plaats de naamkaartjes en test de kerstverlichting. Zet afvalbakken en het garderoberek klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstviering versturen?: Verstuur ze bij voorkeur 3 weken voor de kerstviering en geef gasten 7 tot 10 dagen om te reageren. Zo heb je nog tijd om dieetwensen, vervoer en de tafelschikking te verwerken.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor een kerstviering?: Reken per aangemelde gast op 1 dinerbord, 1 diep bord, 1 dessertbord, 1 waterglas en 1 wijnglas. Voeg minimaal 10% reserve toe; voor 40 gasten betekent dat 44 exemplaren per type dat tijdens de maaltijd wordt gebruikt.
Wanneer maak ik de definitieve tafelschikking voor kerst?: Maak de tafelschikking ongeveer 10 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Controleer hem nog één keer 2 dagen voor het diner tegen de definitieve gastenlijst.
Wat kan ik de dag voor een kerstviering voorbereiden?: Was en snijd groenten, bereid de soep, snijd het kerstbrood en portionneer het dessert waar dat kan 1 dag vooraf. Zet ook tafels, stoelen, decoratie en niet-bederfelijk servies klaar; haal verse producten pas 1 à 2 dagen vooraf op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.