Kerstviering organiseren: complete checklist

Een kerstviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu en versiering. Leg eerst datum, programma en locatie vast, en regel daarna catering, entertainment en uitnodigingen. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en deel je vrijwilligers in. In de laatste week controleer je de gastenlijst, tafelschikking, boodschappen en techniek. Zo staan ook kerstquiz, cadeaus, drankjes en verse producten op tijd klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Muziek en entertainment reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Tafelschikking maken
2 personen
Programma uitwerken
2 personen
Muzieklijst samenstellen
Kerstquiz voorbereiden
2 personen
Kerstwensen verzamelen
2 personen
Cadeaus voor kinderen inkopen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Kerstcadeaus inpakken
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankenpunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Buffetgerechten afwerken
4 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Desserts klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Presentatiemateriaal testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Hapjes serveren
4 personen
Kerstverhaal verzorgen
Kerstliederen begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffetgerechten aanvullen
4 personen
Buffet begeleiden
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden en glazen verzamelen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Kerstquiz begeleiden
2 personen
Cadeaus uitdelen
3 personen
Kerstwensen voorlezen
Afscheid van gasten verzorgen
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Buffet afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Boodschappenbonnen archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Ovenschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 5

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Tafellopersaantal 10
Kerststukkenaantal 10
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 30

Catering

Serveerschalen voor dessertaantal 8
Drankdispensersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiethermoskannenaantal 6
Cadeautassenaantal 30
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast. Reserveer catering, muziek of entertainment zodra de datum bekend is, zodat je niet in de laatste weken nog moet zoeken.
Open de aanmeldingen ruim vóór de viering en verwerk ze wekelijks. Vraag tegelijk naar dieetwensen; maak uiterlijk in de laatste week de definitieve gastenlijst en tafelschikking.
Plan een aparte controle van materialen en apparatuur. Tel tafels, stoelen, servies en glazen per gast en test beamer, projectiescherm, microfoon, speakers en verlengsnoeren vóór je alles naar de locatie brengt.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal verse producten pas kort voor de viering op. Koel dranken tijdig en bereid hapjes en desserts zo veel mogelijk vooraf, zodat de keuken niet tijdens het programma vastloopt.
Werk het programma uit met vaste momenten voor de kerstquiz, kerstwensen en cadeaus voor kinderen. Pak de kerstcadeaus vooraf in en wijs per onderdeel een vrijwilliger aan met een duidelijke starttijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstviering organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie bekend zijn, zodat je dieetwensen en aanmeldingen op tijd verzamelt.
Wanneer moet ik de catering voor een kerstviering regelen?: Reserveer catering ongeveer 6 tot 10 weken voor de viering, vooral als het evenement rond drukke kerstdagen valt. Geef de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door.
Wanneer doe ik boodschappen voor een kerstviering?: Koop houdbare producten 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Koel dranken enkele uren voor aanvang en bereid hapjes en desserts volgens je planning voor.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kerstviering op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, garderoberekken, techniek en aankleding. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een test van microfoon, speakers, laptop, beamer en projectiescherm.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.