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Weihnachtsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weihnachtsfeier wird übersichtlich, wenn du die Planung nach Fristen ordnest. Zuerst stehen Datum, Programm, Location und Catering fest; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Sonderwünsche. In der letzten Woche kümmerst du dich um Tischordnung, Musik, Quiz, Geschenke und Einkäufe. Am Veranstaltungstag zählen gekühlte Getränke, vorbereitete Speisen, funktionierende Technik und ein klarer Transportplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Musik und Unterhaltung buchen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Musikliste zusammenstellen

  • Weihnachtsquiz vorbereiten

    2 Personen

  • Weihnachtswünsche sammeln

    2 Personen

  • Geschenke für Kinder einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Weihnachtsgeschenke einpacken

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränkestand einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Buffetgerichte fertigstellen

    4 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Desserts bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Weihnachtsgeschichte gestalten

  • Weihnachtslieder begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffetgerichte auffüllen

    4 Personen

  • Buffet betreuen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Teller und Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Weihnachtsquiz moderieren

    2 Personen

  • Geschenke austeilen

    3 Personen

  • Weihnachtswünsche vorlesen

  • Den Abschied von Gästen organisieren

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Böden reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    4 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Einkaufsgutscheine archivieren

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • Abendbesteck-SetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • AuflaufformenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 3

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 5

Dekoration

  • Künstlicher Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • TischläuferAnz. 10
  • WeihnachtsgesteckeAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 90
  • SpeisekartenAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • StumpenkerzenAnz. 30

Catering

  • Servierplatten für DessertAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • KaffeethermoskannenAnz. 6
  • GeschenktaschenAnz. 30
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Catering und Musik oder Unterhaltung solltest du direkt danach reservieren, damit die gewünschten Anbieter noch verfügbar sind.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 6 Wochen vor der Feier und öffne die Anmeldung mit einer klaren Rückmeldefrist. Frage dabei gleich Ernährungswünsche ab und plane 3 bis 5 Tage für Nachfragen ein.
  • Erstelle die endgültige Gästeliste etwa 10 Tage vor der Feier. Daraus leitest du Tischordnung, benötigte Stühle, Geschirr sowie die Mengen für Essen und Getränke ab.
  • Plane das Programm nicht erst am Veranstaltungstag: Musikliste und Weihnachtsquiz sollten mindestens 1 Woche vorher fertig sein. Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag.
  • Erledige haltbare Einkäufe 2 bis 3 Tage vorher und hole frische Produkte am Veranstaltungstag ab. Bringe Materialien, Geschenke, Dekoration und Technik früh genug zur Location, damit vor dem Eintreffen der Gäste noch Zeit für Aufbau und Kühlung bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location, Programm und Catering. Für größere Gruppen oder Termine im Dezember solltest du eher 12 Wochen einplanen.
Wann sollte man die Einladungen zur Weihnachtsfeier verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. Die endgültige Gästeliste sollte ungefähr 10 Tage vor der Feier feststehen.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Tag der Weihnachtsfeier?
Plane mindestens 3 Stunden für Aufbau, Tischordnung, Technik, Getränke und Buffet ein. Frische Speisen, Desserts und das Einpacken der Geschenke sollten so vorbereitet sein, dass kurz vor Beginn nur noch letzte Handgriffe bleiben.
Wann sollte man Getränke für eine Weihnachtsfeier kühlen?
Stelle die Getränke spätestens am Vorabend kalt, sofern ausreichend Kühlmöglichkeiten vorhanden sind. Getränke, die erst am Veranstaltungstag ankommen, sollten mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn in Kühlboxen oder Kühlschränke gestellt werden.

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