Checklist voor een goed georganiseerde kerstshow

Een kerstshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en kerstdecoratie. Je regelt tegelijk optredens, vrijwilligers, aanmeldingen, catering, techniek en de inrichting van de locatie. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar bevestigingen, bestellingen en de opbouw. Plan op de laatste dag tijd voor een technische test, het klaarleggen van programma’s en het controleren van dieetwensen. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat belangrijke details pas vlak voor aanvang opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en optredens vastleggen
2 personen
Artiesten en vrijwilligers bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Optredenstijden bevestigen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Techniek testen
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Meubilair klaarzetten
4 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Lichtapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek en presentaties testen
2 personen
Kerstboom plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Lichtjes ophangen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenbriefing geven
2 personen
Laatste zaalcontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Eerste showblok begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Artiesten wisselen
3 personen
Tweede showblok begeleiden
3 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Derde showblok begeleiden
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Finale aankondigen
Finale begeleiden
4 personen
Afscheidswoord verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Garderobe afhandelen
2 personen
Eindcontrole uitvoeren
2 personen

Nazorg

Catering afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Decoratie afbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
Podium afbouwen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 14
Buffettafelsaantal 4
Receptietafel
Garderoberekkenaantal 3
Podiumelementenaantal 8
Barkrukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 130
Dinnerlegenaantal 130
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Walkietalkiesaantal 6
Reservebatterijenaantal 24
Gaffer tapeaantal 6
Gereedschapskistenaantal 2
Reservekabelsaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Piek
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 8
Tafellopersaantal 14
Kersttafeldecoratieaantal 14
Fotowand
Cadeaudozenaantal 12
Tafelnummersaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Programmafoldersaantal 130
Cadeaulabelsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handvegersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Kabelmarkeringenaantal 24

Tips

Plan de techniek vóór de opbouwdag. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, beamer en projectiescherm samen met de presentaties en muziek; reserveer minimaal 60 minuten voor deze volledige test.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor de kerstshow door aan de catering. Zo kun je koelproducten tijdig opslaan en voorkom je last-minute wijzigingen.
Maak één draaiboek met optredenstijden, contactgegevens en taken voor artiesten en vrijwilligers. Druk minstens 2 exemplaren af: één voor de organisatie en één bij de techniek of het podium.
Richt de locatie in bezoekersvolgorde in: eerst receptietafel en garderoberekken, daarna stoelen en tafels, vervolgens buffettafels en het podium. Controleer vóór opening ook looppaden, kabelgoten en vrije nooduitgangen.
Controleer de verlichting niet alleen tijdens de opbouw. Test ledspots, lichtslingers en batterijlantaarns ook wanneer de zaal donkerder is, zodat het podium, de entree en de looproutes tijdens de show zichtbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en programma. Verstuur uitnodigingen zodra optredens en reserveringen zijn bevestigd, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer moet ik de catering voor een kerstshow bestellen?: Plaats de cateringbestelling uiterlijk 7 dagen voor de show, zodra het aantal aanmeldingen en de dieetwensen bekend zijn. Controleer op de dag zelf of koelproducten direct gekoeld kunnen worden opgeslagen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een kerstshow?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het aansluiten en testen van geluidsapparatuur, licht, microfoons, muziek en presentaties. Plan die test vóórdat bezoekers binnenkomen en houd verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten klaar.
Wanneer moet ik het draaiboek en de programma's klaarleggen?: Druk het draaiboek uiterlijk de dag vóór de kerstshow af en leg de programma’s vóór het openen van de locatie klaar. Maak naamkaartjes eveneens vooraf, zodat de entree niet wordt opgehouden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.