Checklist para organizar un espectáculo de Navidad

Un espectáculo de Navidad combina actuaciones, invitados, comida y bastante trabajo técnico. Esta checklist reúne lo que debes cerrar desde la fecha y el programa hasta el montaje del escenario, la recepción y las pruebas de sonido. Empieza con varias semanas de margen para confirmar artistas, voluntarios e inscripciones, y reserva los últimos días para el catering, la decoración y los productos refrigerados. El día del evento, sigue un orden claro: abrir el espacio, montar, probar y recibir a los asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Registrar el programa y las actuaciones
2 personas
Confirmar artistas y voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar los horarios de actuación
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Realizar el pedido de catering
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la decoración
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar el mobiliario
4 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar el equipo de iluminación
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la música y las presentaciones
2 personas
Colocar el árbol de Navidad
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colgar luces
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar la restauración
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la briefing a los artistas
2 personas
Realizar la última revisión de la sala
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Presentar la apertura
2 personas
Acompañar el primer bloque del espectáculo
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Alternar artistas
3 personas
Acompañar el segundo bloque del espectáculo
3 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Guiar el tercer bloque del espectáculo
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Anunciar la final
Coordinar la final
4 personas
Dar el discurso de despedida
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Realizar la revisión final
2 personas

Seguimiento

Retirar el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 14
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de recepción
Percheroscant. 3
Elementos del escenariocant. 8
Taburetes de barcant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 130
Montaje de la cenacant. 130
Cucharonescant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Walkie-talkiescant. 6
Baterías de repuestocant. 24
Cinta gaffercant. 6
Cajas de herramientascant. 2
Cables de repuestocant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 10
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Pico
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Flores de Pascuacant. 8
Manteles runnerscant. 14
Decoración navideña para la mesacant. 14
Photowall
Cajas regalocant. 12
Números de mesacant. 14
Tarjetas de nombrecant. 120
Folletos del programacant. 130
Etiquetas de regalocant. 40

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4

Catering

Compras

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Escobas de manocant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Marcadores de cablecant. 24

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y preferencias dietéticas.
Confirma artistas, voluntarios y horarios de actuación 7 días antes. Imprime el plan de trabajo y prepara las tarjetas con nombres para que el equipo no dependa del móvil.
Haz el pedido de catering cuando conozcas el número de asistentes y comprueba las cantidades 48 horas antes. Guarda los productos refrigerados en cuanto lleguen, no al comenzar el montaje.
Reserva una franja de montaje de al menos 3 horas. Primero coloca sillas, mesas, recepción y escenario; después conecta sonido, iluminación, proyector y pantalla.
Realiza una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: micrófonos inalámbricos, música, presentaciones y focos. Reserva 30 minutos para corregir cables, pilas o niveles de volumen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de Navidad?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, el programa, artistas y voluntarios, enviar invitaciones y cerrar las inscripciones antes de pedir el catering.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados y las dietas?: Recoge las inscripciones y preferencias dietéticas durante las 2 primeras semanas desde el envío de las invitaciones. Confirma el número final con el catering al menos 5 días antes del espectáculo.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y probar el equipo?: Calcula unas 3 horas de montaje y reserva 30 minutos adicionales para las pruebas. Comprueba por separado micrófonos, música, presentaciones, altavoces, iluminación y proyector antes de recibir al público.
¿Qué hay que hacer el día del espectáculo de Navidad?: Abre la ubicación con al menos 3 horas de antelación, revisa los espacios y monta el mobiliario, el escenario y la técnica. Antes de abrir la recepción, comprueba la decoración, prepara los programas y verifica que los productos refrigerados estén guardados.

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