Organiser un spectacle de Noël sans rien oublier

Un spectacle de Noël demande de coordonner les artistes, les bénévoles, les invités, le repas et la technique. Cette checklist de 71 tâches et 68 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du lieu aux derniers essais avant l’arrivée du public. Tu y trouveras aussi les éléments souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, déroulé imprimé, câbles, micros et stockage des produits réfrigérés. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque détail au bon moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Fixer le programme et les spectacles
2 personnes
Confirmer les artistes et les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les horaires de spectacle
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Passer la commande traiteur
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les présentations
2 personnes
Installer le sapin de Noël
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Accrocher les lumières
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Faire le briefing des artistes
2 personnes
Effectuer le contrôle final de la salle
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Encadrer le premier bloc du spectacle
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Changer d’artistes
3 personnes
Encadrer le deuxième bloc du show
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Accompagner le troisième bloc du spectacle
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Annoncer la finale
Encadrer la finale
4 personnes
Prononcer le mot de clôture
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Effectuer le contrôle final
2 personnes

Suivi

Débarrasser le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter la décoration
4 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 14
Tables de buffetqté 4
Table de réception
Portantsqté 3
Éléments de scèneqté 8
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 130
Mettre le dîner en placeqté 130
Louchesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Talkies-walkiesqté 6
Piles de rechangeqté 24
Ruban gafferqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Câbles de rechangeqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Pointe
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 8
Chemins de tableqté 14
Décoration de table de Noëlqté 14
Mur photo
Boîtes cadeauxqté 12
Numéros de tableqté 14
Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 130
Étiquettes cadeauxqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Balais à mainqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Marquages de câblesqté 24

Conseils

Bloque d’abord la date, le lieu et le programme, puis confirme les artistes et les bénévoles avant d’envoyer les invitations. Prévois un responsable distinct pour l’accueil, la scène et le repas.
Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis transmets le nombre final au traiteur au plus tard quelques jours avant l’événement. Garde une liste imprimée à l’accueil.
Prépare le déroulé, les programmes et les badges avant le jour J. Imprime quelques exemplaires supplémentaires : les changements de dernière minute arrivent souvent après l’envoi des invitations.
Teste la technique dans la salle, avec les vrais microphones, la musique, les présentations et le vidéoprojecteur. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et goulottes de câbles avant de monter la scène.
Le jour du spectacle, ouvre le lieu assez tôt pour vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, raccorder l’audio et régler l’éclairage. Stocke les produits réfrigérés dès leur arrivée, au lieu de les laisser dans la zone d’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un spectacle de Noël ?: Commence au moins 8 à 10 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les artistes, préparer les invitations, traiter les inscriptions et commander le repas.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au minimum 3 heures avant l’arrivée des invités. Il faut installer le mobilier et la scène, raccorder le matériel audio, brancher l’éclairage et tester les microphones, la musique et les présentations.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de Noël ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer la commande traiteur.
Que faut-il tester avant un spectacle de Noël ?: Teste au moins 24 heures avant les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’éclairage. Refais ensuite un essai rapide le jour J après l’installation complète.

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