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Weihnachtsshow organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Eine Weihnachtsshow braucht mehr als ein festliches Programm. Du koordinierst Auftritte, Künstler, Freiwillige, Gäste, Catering und Technik so, dass am Veranstaltungstag niemand auf wichtige Unterlagen oder ein funktionierendes Mikrofon wartet. Beginne mit Datum und Ort, bestätige danach Programm und Mitwirkende und plane die letzten Kontrollen für den Veranstaltungstag ein. Diese Checkliste ordnet die Vorbereitung Schritt für Schritt – von den Einladungen bis zum geöffneten Veranstaltungsort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Programm und Auftritte festlegen

    2 Personen

  • Künstler und Freiwillige bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Auftrittszeiten bestätigen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Technik testen

    2 Personen

  • Dekoration überprüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlprodukte einlagern

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Möbel bereitstellen

    4 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Lichttechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musik und Präsentationen testen

    2 Personen

  • Weihnachtsbaum aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Lichter aufhängen

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerbriefing geben

    2 Personen

  • Letzte Raumkontrolle durchführen

    3 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Erstes Show-Block begleiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Künstler wechseln

    3 Personen

  • Zweite Show-Einheit begleiten

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Dritten Showblock begleiten

    3 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Finale ankündigen

  • Finale betreuen

    4 Personen

  • Abschiedsrede halten

  • Besucher verabschieden

    4 Personen

  • Garderobe abwickeln

    2 Personen

  • Endkontrolle durchführen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    2 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 14
  • BuffetischeAnz. 4
  • Empfangstisch
  • GarderobenständerAnz. 3
  • PodestelementeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 130
  • DesserttellerAnz. 130
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • DinnermesserAnz. 130
  • DinneregenAnz. 130
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • Walkie-TalkiesAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • ErsatzkabelAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 10
  • BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • Höhepunkt
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 4
  • WeihnachtssterneAnz. 8
  • TischläuferAnz. 14
  • WeihnachtstischdekorationAnz. 14
  • Fotowand
  • GeschenkkartonsAnz. 12
  • TischnummernAnz. 14
  • NamensschilderAnz. 120
  • ProgrammhefteAnz. 130
  • GeschenkanhängerAnz. 40

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandfegerAnz. 3

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • KabelmarkierungenAnz. 24

Tipps

  • Bestätige Auftrittszeiten spätestens eine Woche vorher und gib sie allen Künstlern, Freiwilligen und Verantwortlichen schriftlich weiter. So entstehen am Veranstaltungstag keine Lücken zwischen den Programmpunkten.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und übermittle die endgültige Anzahl beim Catering. Prüfe die Bestellung einige Tage vor der Show noch einmal, statt erst beim Aufbau nachzufragen.
  • Plane für Bühne und Technik einen festen Testtermin vor der Veranstaltung ein. Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Präsentationen sollten dabei vollständig angeschlossen und ausprobiert werden.
  • Lege Drehbuch, Programme und Namensschilder nicht lose am Empfang ab. Sortiere sie nach Einsatzort und lege sie vor dem Einlass an Empfangstisch, Bühne und Technikplatz bereit.
  • Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Räume, Möbel und Fluchtwege, bevor du dekorierst. Baue Podeste, Tische und Stühle auf und teste anschließend Licht, Musik und Mikrofone mit den tatsächlichen Positionen im Raum.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsshow organisieren?
Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Reservierungen. Einladungen sollten etwa vier Wochen vor der Show verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann sollte man die Auftritte einer Weihnachtsshow bestätigen?
Bestätige Künstler, Freiwillige und Auftrittszeiten spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung. Drucke das Drehbuch danach aus und verteile Änderungen nicht erst am Einlass.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Weihnachtsshow?
Plane mindestens drei bis vier Stunden für Räume, Möbel, Bühne, Ton, Licht und Dekoration ein. Für einen vollständigen Techniktest sollten zusätzlich 30 bis 60 Minuten ohne Gäste reserviert werden.
Was muss man bei der Technik einer Weihnachtsshow prüfen?
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Präsentationen gemeinsam mit dem geplanten Ablauf. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und Kabelkanäle, damit keine Kabel im Laufweg liegen.

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