Kerstsamenzang organiseren: checklist en planning

Een kerstsamenzang vraagt meer voorbereiding dan alleen een koor en een stapel liedboekjes. Je regelt eerst de locatie, datum, vergunningseisen en muzikale invulling; daarna volgen deelnemers, vrijwilligers, communicatie en catering. In de laatste week draait alles om afdrukken, techniek testen, boodschappen en een duidelijke ontvangst. Deze checklist helpt je om 67 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief details die vaak pas op de dag zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden bevestigen
Vergunningseisen controleren
Koor en muzikanten bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Liedteksten selecteren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Informatiebericht versturen
Route en parkeren communiceren
Liedboekjes opmaken
2 personen
Liedboekjes afdrukken
2 personen
Naambordjes voorbereiden
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Dranken koelen
2 personen
Koekjes en cake klaarzetten
2 personen
Soep en chocolademelk voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Liedboekjes neerleggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kerstboom versieren
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Microfoons en muziek testen
2 personen
Podiumplek voor koor inrichten
3 personen
Veilige looproutes vrijmaken
2 personen
Programma bij ingang ophangen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Liedboekjes uitdelen
2 personen
Koor en muzikanten begeleiden
2 personen
Opening aankondigen
Samenzang begeleiden
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tweede zangronde begeleiden
4 personen
Kerstverhaal aankondigen
Kerstverhaal verzorgen
Slotzang begeleiden
4 personen
Afscheid aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Liedboekjes verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Soepkommenaantal 100
Lepelsaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Kerstkransenaantal 4
Liedboekjesaantal 100
Programmabordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Elektrische kaarsenaantal 40

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 8
Opbergkrattenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Keuken

Soepketelsaantal 3
Waterkokersaantal 3
Inductieplatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Taartscheppenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk vier weken vooraf vast. Selecteer de liedteksten daarna meteen, zodat de liedboekjes nog op tijd kunnen worden opgemaakt en afgedrukt.
Test draagbare speaker, draadloze microfoons, mengpaneel, microfoonstandaards en muziekstandaards minimaal 7 dagen vooraf op de locatie. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen.
Verstuur het informatiebericht uiterlijk één week voor de samenzang. Zet route, parkeren, aanvangstijd, toegankelijkheid en eventuele dieetwensen duidelijk bij elkaar.
Maak de catering niet pas op de dag zelf compleet: bepaal vooraf de hoeveelheden voor soep, chocolademelk, koekjes en cake, controleer de voorraad en doe houdbare boodschappen eerder.
Plan op de dag zelf een apart moment voor ontvangst en aankleding. Zet programmaborden, naambordjes, tafelkleden, kerstdecoratie en kledingrekken klaar voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kerstsamenzang organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, datum, vergunningseisen, koor en muzikanten. Plan de laatste week voor liedboekjes, communicatie, boodschappen en een volledige techniekcheck.
Wanneer moet ik de liedboekjes voor een kerstsamenzang afdrukken?: Stel de liedteksten uiterlijk 4 weken vooraf definitief vast en druk de boekjes uiterlijk 7 dagen voor het evenement af. Zo houd je tijd over voor correcties en sorteren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek van een kerstsamenzang te testen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het testen van speaker, microfoons, mengpaneel, kabels en stroompunten. Doe die test minstens 7 dagen vooraf en controleer de opstelling nogmaals op de dag zelf.
Wanneer verstuur ik praktische informatie over de kerstsamenzang?: Stuur route-, parkeer- en programma-informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen eerder, zodat je cateringhoeveelheden en vrijwilligersindeling op tijd kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.