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Weihnachtssingen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtssingen braucht mehr Vorbereitung als nur Chor und Liederhefte. Du musst früh den Ort sichern, Genehmigungen klären und Chor sowie Musiker verbindlich bestätigen. Danach folgen Programm, Einladungen, Anmeldungen, Helferplanung und die Verpflegung. Kurz vor dem Termin zählen funktionierende Technik, gekühlte Getränke und ein klarer Ablauf vor Ort. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Genehmigungsanforderungen prüfen

  • Chor und Musiker bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Liedtexte auswählen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Informationsnachricht versenden

  • Anfahrt und Parken kommunizieren

  • Liederhefte zusammenstellen

    2 Personen

  • Liederhefte drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kekse und Kuchen bereitstellen

    2 Personen

  • Suppe und Schokomilch vorbereiten

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Liederhefte auslegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone und Musik testen

    2 Personen

  • Bühnenplatz für den Chor einrichten

    3 Personen

  • Sichere Laufwege freiräumen

    2 Personen

  • Programm am Eingang aufhängen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Liederhefte verteilen

    2 Personen

  • Chor und Musiker begleiten

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Gemeindegesang begleiten

    4 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber und aufgefüllt halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Die zweite Gesangsrunde betreuen

    4 Personen

  • Weihnachtsgeschichte ankündigen

  • Weihnachtsgeschichte gestalten

  • Schlussgesang begleiten

    4 Personen

  • Abschied ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Liederbücher einsammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 100
  • BuffetischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 40
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 8
  • WeihnachtskränzeAnz. 4
  • LiederbücherAnz. 100
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10
  • Elektrische KerzenAnz. 40

Ausstattung

  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • NotenständerAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 10

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12

Küche

  • SuppenkesselAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • InduktionsplattenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 12
  • TortenheberAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Monate vorher und bestätige Datum sowie Uhrzeiten schriftlich. Prüfe dabei auch, ob für das Weihnachtssingen besondere Genehmigungen nötig sind.
  • Bestätige Chor und Musiker erst dann endgültig, wenn das Programm und die ausgewählten Lieder feststehen. Plane die Liedtexte früh genug ein, damit die Liederhefte nicht erst in der letzten Woche gedruckt werden.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. So kannst du Cateringmengen für Suppe, Schokomilch, Kekse und Kuchen realistisch festlegen.
  • Teile Freiwillige mindestens 1 Woche vorher konkreten Aufgaben zu – etwa Einlass, Technik, Buffet und Aufräumen. Verschicke danach eine Informationsnachricht mit Anfahrt, Parken, Einsatzzeiten und Ansprechpartnern.
  • Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe außerdem die Wettervorhersage, kühle Getränke rechtzeitig und stelle Suppenkessel, Thermoskannen sowie Geschirr vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtssingen organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit der Ortssuche, Terminabstimmung und Anfrage bei Chor oder Musikern. Einladungen und Anmeldungen können anschließend etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Helfer braucht man für ein Weihnachtssingen?
Plane mindestens 1 Helfer für Einlass und Namensschilder, 2 für Buffet und Getränke sowie 1 bis 2 Personen für Technik und Ablauf ein. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzlich 2 Personen für Auf- und Abbau einteilen.
Wann sollte man die Verpflegungsmengen festlegen?
Lege die Mengen etwa 7 Tage vorher fest, wenn die meisten Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Haltbare Lebensmittel kannst du früher einkaufen; frische Einkäufe gehören in die letzten 1 bis 2 Tage.
Was muss man beim Weihnachtssingen am Vortag prüfen?
Teste am Vortag die komplette Tontechnik, kontrolliere die Wettervorhersage und bereite haltbare Dekoration sowie Liederhefte vor. Getränke sollten bis zum Beginn ausreichend gekühlt sein, Suppe und Schokomilch kannst du am Veranstaltungstag vorbereiten.

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