Checklist pour organiser une chorale de Noël

Une chorale de Noël demande plus qu’un programme de chants et quelques décorations. Il faut réserver le lieu, confirmer les musiciens, gérer les inscriptions et prévoir l’accueil, le repas et le matériel technique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations aux préparatifs du jour J. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : les livrets, les besoins alimentaires, le stationnement, les microphones et les boissons chaudes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer la date et les heures
Vérifier les exigences de permis
Confirmer la chorale et les musiciens
Établir le programme
2 personnes
Sélectionner les paroles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer un message d’information
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Mettre en page les livrets de chants
2 personnes
Imprimer les livrets de chants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les biscuits et le gâteau
2 personnes
Préparer la soupe et le chocolat chaud
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Déposer les livrets de chants
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Décorer le sapin de Noël
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Tester les micros et la musique
2 personnes
Aménager un emplacement sur scène pour la chorale
3 personnes
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
Afficher le programme à l'entrée
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les livrets de chansons
2 personnes
Encadrer la chorale et les musiciens
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner le chant en commun
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et réapprovisionné
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer le deuxième tour de chant
4 personnes
Annoncer le conte de Noël
Animer le conte de Noël
Accompagner le chant de clôture
4 personnes
Annoncer le départ
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Rassembler les livrets de chants
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Bol à soupeqté 100
Cuillèresqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 40
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronnes de Noëlqté 4
Livrets de chansonsqté 100
Panneaux du programmeqté 6
Nappesqté 10
Bougies électriquesqté 40

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 8
Caisses de rangementqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Cuisine

Marmites à soupeqté 3
Bouilloiresqté 3
Plaques à inductionqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pelles à gâteauqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et confirmez la date ainsi que les horaires dès que le projet est fixé. Vérifiez en même temps les éventuelles exigences de permis afin de ne pas découvrir une formalité à quelques jours du concert.
Finalisez le programme et les paroles avant la mise en page des livrets. Prévoyez l’impression au moins 7 jours avant l’événement pour pouvoir corriger une erreur ou remplacer des pages manquantes.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant la chorale et regroupez les besoins alimentaires dans une seule liste. Cela permet de calculer les quantités de soupe, de chocolat chaud, de biscuits et de gâteau sans acheter au dernier moment.
Testez l’enceinte, les microphones sans fil, la table de mixage, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant l’accueil du public. Vérifiez aussi que les pieds de micro et les câbles ne gênent pas les passages.
Gardez les produits non périssables et le matériel prêts 2 à 3 jours avant, puis achetez les produits frais la veille. Refroidissez les boissons et préparez la soupe, le chocolat chaud, les biscuits et le gâteau selon un horaire écrit le jour même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une chorale de Noël ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, confirmez la chorale et les musiciens, puis établissez le programme avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand imprimer les livrets de chants ?: Mettez les livrets en page après avoir définitivement sélectionné les paroles et le programme. Imprimez-les au moins 7 jours avant l’événement, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les oublis et les invités de dernière minute.
Combien de temps avant faut-il confirmer les besoins alimentaires ?: Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez la liste 5 à 7 jours avant la chorale. Vous pourrez ainsi déterminer les quantités de catering et adapter la soupe, le gâteau et les boissons.
Quand tester le matériel audio pour une chorale de Noël ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant, puis contrôlez rapidement les branchements et les niveaux le jour même. Testez chaque microphone, l’enceinte, la table de mixage, les rallonges et les multiprises.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.