Zo organiseer je een kerstmarkt met Kerstman

Begin niet met versiering, maar met de locatie, datum en vergunningen. Leg daarna de kraamhouders, kraamindeling en komst van de Kerstman vast, zodat je weet hoeveel ruimte en begeleiding nodig zijn. Werk vervolgens toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, inkopen en de indeling van het terrein. Op de dag zelf draait alles om een droge opbouw, duidelijke looproutes, warme drank en een Kerstman die op tijd klaarzit voor bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Datum en tijden vastleggen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Kraamindeling maken
2 personen
6
Kerstman reserveren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sociale berichten plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Kraamhouders bevestigen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Plattegrond afdrukken
15
Polsbandjes klaarleggen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Weersverwachting controleren

Event

21
Terrein controleren
2 personen
22
Partytenten opbouwen
6 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Stands inrichten
6 personen
25
Kerstboom plaatsen
2 personen
26
Versiering ophangen
4 personen
27
Verlichting aansluiten
3 personen
28
Aanwijzingsborden plaatsen
2 personen
29
Koffie en thee zetten
2 personen
30
Warme chocolademelk maken
2 personen
31
Soep en punch opwarmen
2 personen
32
Kerstman omkleden
33
Kerstmanplek inrichten
2 personen
34
Kassa en betaalpunt klaarzetten
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen
36
Bezoekers ontvangen
3 personen
37
Kerstman begeleiden
2 personen
38
Warme dranken serveren
3 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Afvalbakken legen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Kassa afsluiten
2 personen
44
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
45
Kerstman uitchecken

Nazorg

46
Versiering afhalen
4 personen
47
Tenten en tafels afbreken
6 personen
48
Stoelen en materialen opruimen
4 personen
49
Servies reinigen
2 personen
50
Terrein schoonmaken
4 personen
51
Afval afvoeren
2 personen
52
Materialen inventariseren
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Kerstmanstoel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Warmwaterketelsaantal 3
Soepketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speaker
Kassa
Pinapparaat

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Buitenlampenaantal 6

Decoratie

Kerstboom
Kerstboomversiering
Kerstguirlandesaantal 8
Kerstmanpak
Kerstmanbaard
Fotodoek
Tafelkledenaantal 12
Prijskaartjesaantal 30
Aanwijzingsbordenaantal 10
Kerstcadeautjesaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handdesinfectiestationsaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
EHBO-koffers
Antislipmattenaantal 6

Organisatie

Contantgeldkistje
Naamstickersaantal 100
Polsbandjesaantal 150
Klembordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond uiterlijk een week vooraf vast. Geef elke kraam een nummer en reserveer aparte ruimte voor de Kerstmanstoel, wachtrij, catering en vrijwilligers.
Bevestig kraamhouders en vrijwilligers 3 tot 5 dagen vooraf opnieuw. Vraag ontbrekende informatie meteen na, vooral dieetwensen, stroombehoefte en het tijdstip waarop iemand komt opbouwen.
Plan de stroom voordat je koffiezetapparaten, warmwaterketels, lichtsnoeren en een speaker aansluit. Gebruik verlengkabels en stekkerdozen per zone, zodat kabels niet kriskras over looppaden lopen.
Koop houdbare voorraad enkele dagen vooraf en doe verse boodschappen zo laat mogelijk. Koel dranken vooraf in koelboxen en zet warme dranken pas kort voor opening klaar in thermoskannen.
Controleer het terrein op de ochtend zelf en houd minstens 90 minuten voor opening vrij voor partytenten, tafels, stands, verlichting en de kerstboom. Test daarna pinapparaat, kassa, verlichting en speaker voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een kerstmarkt op te bouwen?: Reken voor een kleine kerstmarkt op minimaal 90 minuten opbouw met meerdere helpers. Partytenten, marktkramen, tafels, verlichting en stands kosten samen meer tijd dan alleen de decoratie.
Wanneer moet ik een Kerstman reserveren voor een kerstmarkt?: Reserveer de Kerstman bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zeker als je een vast tijdsblok wilt. Leg ook de aankomsttijd, pauzes en plek van de Kerstmanstoel uiterlijk een week vooraf vast.
Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een kerstmarkt?: Benader kraamhouders 6 tot 10 weken voor de markt en vraag uiterlijk 2 weken vooraf om definitieve bevestiging. Zo houd je tijd over om lege plekken in de kraamindeling op te vullen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en polsbandjes, 1 voor de Kerstman en 1 voor catering of voorraad. Voeg bij meer dan ongeveer 10 kramen minstens 2 mensen toe voor opbouw, toezicht en opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.