Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsmann organisieren

Bei einem Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsmann entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Kläre zuerst Ort, Datum, Öffnungszeiten und Genehmigungen, bevor du Standbetreiber oder den Weihnachtsmann anfragst. Danach folgen Standaufteilung, Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung der Helfer. Plane den Aufbau so, dass Zelte, Marktstände, Beleuchtung, Essen und Getränke vor Beginn kontrolliert werden können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Datum und Uhrzeiten festlegen
4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
5
Standaufteilung erstellen
2 Personen
6
Weihnachtsmann reservieren
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Social-Media-Posts veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Standbetreiber bestätigen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Lageplan drucken
15
Armbänder bereitlegen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Materialien zusammenstellen
3 Personen
20
Wettervorhersage prüfen

Event

21
Gelände kontrollieren
2 Personen
22
Partyzelte aufbauen
6 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Stände einrichten
6 Personen
25
Weihnachtsbaum aufstellen
2 Personen
26
Dekoration aufhängen
4 Personen
27
Beleuchtung anschließen
3 Personen
28
Hinweisschilder aufstellen
2 Personen
29
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
30
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
31
Suppe und Punsch erwärmen
2 Personen
32
Weihnachtsmann verkleiden
33
Weihnachtsmann-Platz einrichten
2 Personen
34
Kasse und Bezahlpunkt einrichten
2 Personen
35
Freiwillige einweisen
2 Personen
36
Besucher empfangen
3 Personen
37
Weihnachtsmann betreuen
2 Personen
38
Heiße Getränke servieren
3 Personen
39
Snacks servieren
3 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Mülleimer leeren
2 Personen
42
Geschirr abwaschen
2 Personen
43
Kasse abschließen
2 Personen
44
Besucher verabschieden
3 Personen
45
Weihnachtsmann auschecken

Nachbereitung

46
Dekoration abholen
4 Personen
47
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
48
Stühle und Materialien wegräumen
4 Personen
49
Geschirr reinigen
2 Personen
50
Gelände reinigen
4 Personen
51
Abfall entsorgen
2 Personen
52
Materialien inventarisieren
2 Personen
53
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
54
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 8
TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
Weihnachtsmannstuhl
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

HeißwasserkesselAnz. 3
SuppenkesselAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Tragbarer Lautsprecher
Kasse
Kartenterminal

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
AußenlampenAnz. 6

Dekoration

Weihnachtsbaum
Weihnachtsbaumdekoration
WeihnachtsgirlandenAnz. 8
Weihnachtsmannkostüm
Weihnachtsmannbart
Fototuch
TischdeckenAnz. 12
PreisschilderAnz. 30
HinweisschilderAnz. 10
WeihnachtsgeschenkeAnz. 120

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HanddesinfektionsstationenAnz. 4

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-Koffer
Rutschfeste MattenAnz. 6

Organisation

Kassette für Bargeld
NamensaufkleberAnz. 100
ArmbänderAnz. 150
KlemmbretterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Veranstaltungsort und prüfe die Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch Stromanschlüsse, Zufahrt, Toiletten und die zulässige Nutzung von Partyzelten.
Buche den Weihnachtsmann, sobald Datum und Uhrzeit feststehen, idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Lege außerdem einen festen Sitzplatz bereit und plane seinen Auftritt nicht direkt in die Stoßzeit der Essensausgabe.
Bestätige Standbetreiber spätestens 10 Tage vor dem Markt und erstelle danach den Lageplan. So kannst du Strombedarf, Wege und die Position von Suppenkessel, Heißwasserkessel und Kasse sinnvoll verteilen.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe die Einkaufsliste anschließend noch einmal und plane Getränke für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Portionen pro Person.
Baue Zelte, Tische, Stühle, Stände und Beleuchtung am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vorher auf. Kontrolliere vor der Öffnung Wettervorhersage, Kabel, Kartenterminal, Kühlung, Ausgießkannen und die Beschilderung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Genehmigungen. Standbetreiber und Weihnachtsmann sollten idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angefragt sein.
Wann sollte man den Weihnachtsmann für den Weihnachtsmarkt buchen?: Buche ihn 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung, bei einem gefragten Termin besser früher. Bestätige ihm spätestens 7 Tage vorher die Uhrzeit, den Treffpunkt und die geplante Dauer.
Wie viele Helfer braucht man für einen kleinen Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens 1 Person für die Koordination, 2 für Aufbau und Abbau sowie je 1 Person pro betreutem Stand ein. Für Einlass, Kasse und Getränkeausgabe kommen meist 2 bis 3 weitere Helfer hinzu.
Wann soll der Aufbau für einen Weihnachtsmarkt beginnen?: Beginne mindestens 3 Stunden vor der Öffnung. Für Zelte, mehrere Marktstände, Beleuchtung, Getränke- und Essensvorbereitung solltest du bei größerem Umfang 4 bis 5 Stunden einplanen.

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