Zo organiseer je een kerstmarkt in de haven

Begin niet met decoratie, maar met datum, locatie en vergunningen. Daarna leg je de marktindeling vast, benader je kraamhouders en reserveer je op tijd stroom, afvalinzameling en verkoopkramen. Werk met een aanmelddeadline, zodat je deelnemerslijst, kraamnummers en plattegrond niet blijven schuiven. In de laatste week draait alles om testen, voorraad, vrijwilligers en een weerbestendige opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Verkoopkramen reserveren
9
Stroomaansluiting reserveren
10
Afvalinzameling reserveren
11
Plattegrond publiceren
12
Deelnemerslijst afronden
13
Kraamlabels maken
2 personen
14
Prijskaarten maken
2 personen
15
Vrijwilligers inplannen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
18
Decoratie en verlichting testen
2 personen
19
Kerstbomen ophalen
2 personen
20
Verse boodschappen kopen
2 personen
21
Koelproducten opslaan
2 personen
22
Kraamnummers klaarleggen
23
Contant wisselgeld klaarzetten
2 personen
24
Weersverwachting controleren

Event

25
Opbouwterrein vrijmaken
4 personen
26
Kramen uitladen
4 personen
27
Partytenten opbouwen
6 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Kraamnummers bevestigen
2 personen
31
Stroomkabels leggen
3 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Kerstbomen plaatsen
3 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Informatiebord plaatsen
2 personen
36
Cateringkraam inrichten
4 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Glühwein voorbereiden
3 personen
39
Warme chocolademelk voorbereiden
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
4 personen
41
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
42
Kassa's installeren
2 personen
43
Wisselgeld verdelen
2 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
45
Vrijwilligers instrueren
2 personen
46
Kraamhouders ontvangen
3 personen
47
Kramen laten inrichten
4 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Warme dranken serveren
3 personen
51
Koude dranken serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Looppaden vrijhouden
2 personen
57
Kassa's afsluiten
2 personen
58
Kraamhouders uitchecken
2 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
60
Restanten veilig opslaan
2 personen

Nazorg

61
Kramen afbreken
6 personen
62
Partytenten afbreken
6 personen
63
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
64
Verlichting verwijderen
3 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koelboxen leegmaken
2 personen
70
Voorraad tellen
2 personen
71
Materialen schoon en droog opslaan
3 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Kerstbomen afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kraamhoezenaantal 12
Kerstboomvoetenaantal 4
Afzethekkenaantal 10

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 180
Herbruikbare glazenaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Opslagkratten serviesaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 16
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Tafellopersaantal 14
Kraamdoekenaantal 12
Krijtbordenaantal 14
Kraamnummerbordenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
LED-lantaarnsaantal 20
LED-kaarsenaantal 40
Buitenverlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12

Apparatuur

Glühweinverwarmersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminium bakplatenaantal 8
Ovenwantenaantal 6
Keukenhanddoekenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je kraamhouders definitief bevestigt. Reserveer per kraam ruimte voor bezoekers, afzethekken en eventuele stroomkabels; publiceer daarna één plattegrond met vaste kraamnummers.
Plan de aanmelddeadline minimaal 3 weken voor de markt. Verzamel tegelijk dieetwensen en verkoopinformatie, zodat je kraamlabels, prijškaarten en de deelnemerslijst nog rustig kunt afronden.
Reserveer stroom en afvalinzameling niet pas tijdens de opbouw. Test lichtsnoeren, LED-lantaarns, buitenverlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten uiterlijk 7 dagen vooraf op de plek waar ze gebruikt worden.
Maak de voorraad in twee rondes klaar: houdbare producten eerder, verse en gekoelde boodschappen kort voor de markt. Zet koelproducten direct na aankoop in opslag en houd wisselgeld apart van de overige voorraad.
Plan vrijwilligers in blokken voor opbouw, markturen en afbouw. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en maak het opbouwterrein vrij voordat marktkramen, partytenten, kerstbomen en verlichting aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Benader kraamhouders uiterlijk 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de markt.
Wanneer moet ik de vergunning voor een kerstmarkt regelen?: Controleer de vergunningseisen direct nadat datum en locatie vaststaan, dus idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Dien een aanvraag in volgens de termijn van je gemeente en wacht niet tot de plattegrond klaar is.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kerstmarkt?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van kramen, tafels, verlichting, decoratie en afzethekken. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een veiligheidsronde, kraamnummers en een laatste stroomtest.
Wanneer koop je eten en drinken voor een kerstmarkt?: Koop houdbare producten enkele dagen vooraf en verse of gekoelde boodschappen zo kort mogelijk voor de markt. Controleer de boodschappenlijst de avond ervoor en leg gekoelde voorraad direct bij de juiste opslag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.