Organiser un marché de Noël au port, étape par étape

Un marché de Noël installé au bord d’un port demande une préparation différente d’un événement en intérieur. Commencez par bloquer la date, le lieu et les autorisations, puis construisez le plan des stands avant de contacter les exposants. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins alimentaires, l’électricité, les bénévoles, les livraisons et la météo. Prévoyez aussi une installation éclairée et sécurisée, avec une circulation dégagée entre les tentes et les quais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver les stands de vente
9
Réserver une prise électrique
10
Réserver l’enlèvement des déchets
11
Publier le plan du site
12
Finaliser la liste des participants
13
Créer les étiquettes de stand
2 personnes
14
Créer des étiquettes de prix
2 personnes
15
Planifier les bénévoles
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
18
Tester la décoration et l’éclairage
2 personnes
19
Récupérer les sapins de Noël
2 personnes
20
Acheter des courses fraîches
2 personnes
21
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
22
Préparer les numéros des stands
23
Préparer la monnaie
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo

Événement

25
Dégager la zone de montage
4 personnes
26
Décharger les stands
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Confirmer les numéros des stands
2 personnes
31
Poser les câbles électriques
3 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Installer les sapins de Noël
3 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer le panneau d'information
2 personnes
36
Aménager le stand de restauration
4 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le vin chaud
3 personnes
39
Préparer le chocolat chaud
2 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
42
Installer les caisses
2 personnes
43
Répartir la monnaie
2 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes
46
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
47
Faire aménager les stands
4 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Servir des boissons chaudes
3 personnes
51
Servir les boissons froides
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Dégager les allées
2 personnes
57
Fermer les caisses
2 personnes
58
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes
60
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

61
Démonter les stands
6 personnes
62
Démonter les tentes de fête
6 personnes
63
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer l'éclairage
3 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Vider les glacières
2 personnes
70
Compter le stock
2 personnes
71
Stocker le matériel au sec et propre
3 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Évacuer les sapins de Noël
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Housses de standqté 12
Pieds de sapin de Noëlqté 4
Barrières de sécuritéqté 10

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 180
Verres réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Caisses de stockage pour vaisselleqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 16
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Chemins de tableqté 14
Draps de standqté 12
Panneaux en ardoiseqté 14
Panneaux de numéro de standqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lanternes LEDqté 20
Bougies LEDqté 40
Rallonges extérieuresqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12

Équipement

Réchauffeurs de vin chaudqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Glacièresqté 4
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Thermosqté 6
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de stockageqté 12
Plaques de cuisson en aluminiumqté 8
Gants de cuisineqté 6
Torchons de cuisineqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de travailqté 12
Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12
Pompes de désinfectionqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Travaillez avec un plan coté du marché dès le début : positionnez les tentes, les stands, les tables, les barrières et les prises électriques avant d’envoyer les invitations. Cela évite de promettre un emplacement qui ne convient pas à un exposant.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis figez la liste des participants au moins 7 jours avant le marché. Vous pourrez ainsi préparer les étiquettes de stand, les numéros et les étiquettes de prix sans corrections de dernière minute.
Pour l’éclairage extérieur, testez les guirlandes lumineuses, les lanternes LED, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles au moins 48 heures avant. Sur un site portuaire, protégez chaque passage de câble et gardez les accès aux prises dégagés.
Achetez les produits de longue conservation plusieurs jours à l’avance, mais ne récupérez les produits frais qu’au dernier moment. Stockez les produits réfrigérés dès leur arrivée et prévoyez une solution de maintien au froid avant le montage.
Le jour de l’installation, vérifiez les prévisions météo le matin et dégagez la zone de montage avant l’arrivée des exposants. Gardez un créneau d’au moins 2 heures pour les tentes, les sapins, les décorations et la signalétique des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au port ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, le plan du site, les exposants et la réservation des stands doivent être lancés en premier, puis confirmés au moins 7 jours avant l’ouverture.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription. Finalisez la liste des participants environ 7 jours avant afin de produire les numéros, les étiquettes et le plan publié.
Combien de prises électriques faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Comptez les besoins appareil par appareil, notamment pour les réchauffeurs de vin chaud et les machines à café, puis réservez une prise par zone d’utilisation. Faites un test complet au moins 48 heures avant et ajoutez des rallonges extérieures adaptées.
Quand acheter les produits frais pour un marché de Noël ?: Achetez les produits frais le jour précédent ou le matin même selon leur durée de conservation. Préparez le stockage réfrigéré avant leur arrivée et séparez-les des produits longue conservation dès la réception.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.