Weihnachtsmarkt in Hafen organisieren: der praktische Ablauf

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichterketten. Lege zuerst Datum, Ort und Genehmigungen fest, bevor du Standbetreiber einlädst oder Strom buchst. Danach folgen Marktaufteilung, Anmeldungen, Verpflegung und Helferplanung. Kurz vor dem Termin entscheidest du anhand der Wettervorhersage, welche Ausstattung geschützt werden muss und wann frische Waren eintreffen. Dieser Ablauf hilft dir, typische Engpässe bei Strom, Wechselgeld, Kühlung und Aufbau rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
4
Standbetreiber kontaktieren
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Verkaufsstände reservieren
9
Stromanschluss reservieren
10
Abfallentsorgung reservieren
11
Lageplan veröffentlichen
12
Teilnehmerliste abschließen
13
Standetiketten machen
2 Personen
14
Preisschilder erstellen
2 Personen
15
Freiwillige einplanen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
18
Dekoration und Beleuchtung testen
2 Personen
19
Weihnachtsbäume abholen
2 Personen
20
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
21
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
22
Standnummern bereitlegen
23
Bargeld-Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
24
Wettervorhersage prüfen

Event

25
Aufbaugelände freiräumen
4 Personen
26
Stände ausladen
4 Personen
27
Partyzelte aufbauen
6 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Standnummern anbringen
2 Personen
31
Stromkabel verlegen
3 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
33
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Infotafel aufstellen
2 Personen
36
Cateringstand einrichten
4 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Glühwein vorbereiten
3 Personen
39
Heiße Schokolade vorbereiten
2 Personen
40
Snacks vorbereiten
4 Personen
41
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
42
Kassen installieren
2 Personen
43
Wechselgeld aufteilen
2 Personen
44
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
45
Freiwillige einweisen
2 Personen
46
Standbetreiber empfangen
3 Personen
47
Stände einrichten lassen
4 Personen
48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Heiße Getränke servieren
3 Personen
51
Kalte Getränke servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
2 Personen
56
Fluchtwege freihalten
2 Personen
57
Kassen abschließen
2 Personen
58
Standbetreiber auschecken
2 Personen
59
Besucher verabschieden
3 Personen
60
Reste sicher lagern
2 Personen

Nachbereitung

61
Stände abbauen
6 Personen
62
Partyzelte abbauen
6 Personen
63
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
64
Beleuchtung entfernen
3 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Abfall sammeln
4 Personen
67
Gelände reinigen
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Kühlboxen leeren
2 Personen
70
Bestände zählen
2 Personen
71
Materialien sauber und trocken lagern
3 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Weihnachtsbäume abtransportieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
StandhussenAnz. 12
ChristbaumständerAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
Aufbewahrungsboxen für GeschirrAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 16
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 10
TischläuferAnz. 14
StandtücherAnz. 12
KreidetafelnAnz. 14
StandnummernschilderAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LaternenAnz. 20
LED-KerzenAnz. 40
Verlängerungskabel für draußenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12

Ausstattung

GlühweinwärmerAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
KassenboxenAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
HandlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
VorratsboxenAnz. 12
Aluminium-BackblecheAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 6
KüchentücherAnz. 12

Reinigung

PutzeimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und prüfe die nötigen Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Rückfragen und fehlende Unterlagen mindestens 4 Wochen Puffer ein.
Zeichne den Lageplan, bevor du Verkaufsstände reservierst. Markiere Stromanschlüsse, Laufwege, Absperrgitter und Fluchtwege; veröffentliche den Plan spätestens 7 Tage vor dem Markt.
Schließe die Teilnehmerliste etwa 10 bis 14 Tage vorher ab und erfasse dabei Ernährungswünsche. Erst dann lassen sich Standetiketten, Preisschilder und die Einkaufsliste verlässlich vorbereiten.
Teste Beleuchtung, Glühweinwärmer, Kaffeemaschinen und Außen-Verlängerungskabel mindestens 3 Tage vor dem Aufbau. Lege Kabelmatten bereit, damit keine Kabel quer über Laufwege liegen.
Kaufe haltbare Vorräte frühzeitig, frische und gekühlte Waren jedoch erst 1 bis 2 Tage vor dem Markt. Stelle Wechselgeld, Standnummern und Geschirrboxen am Vorabend gesammelt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Genehmigungen. Standbetreiber, Strom und Abfallentsorgung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin angefragt sein.
Wann sollte die Teilnehmerliste für den Weihnachtsmarkt feststehen?: Schließe die Liste etwa 10 bis 14 Tage vor dem Markt. So bleiben genug Zeit für Standnummern, Etiketten, Preisschilder und die Einteilung der Freiwilligen.
Wann kauft man die Lebensmittel für einen Weihnachtsmarkt?: Haltbare Produkte kannst du 1 bis 2 Wochen vorher besorgen. Frische und gekühlte Waren kaufst du am besten 1 bis 2 Tage vor dem Markt und lagerst sie unmittelbar danach gekühlt ein.
Wann sollte man den Weihnachtsmarkt aufbauen?: Räume das Gelände am Vortag frei und prüfe dann Zelte, Stände, Beleuchtung und Stromwege. Weihnachtsbäume, Dekoration und frische Waren kommen möglichst am Aufbautag, damit sie sauber und unbeschädigt bleiben.

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