Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute stress

Begin met de datum, openingstijden en locatie; die bepalen hoeveel kramen, stroompunten en vrijwilligers je nodig hebt. Leg daarna de standplaatsen vast en bevestig standhouders, zodat je een bruikbare plattegrond kunt maken. Regel verlichting, afvalinzameling en promotie ruim vooraf. In de laatste week controleer je boodschappen, dieetwensen en allergenenlabels, en bereid je glühwein, hapjes en gekoelde dranken voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Marktlocatie reserveren
2 personen
3
Kramen en standhouders werven
2 personen
4
Standhouders bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
7
Posters ophangen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
11
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
12
Standplaatsen indelen
2 personen
13
Plattegrond maken
14
Stroompunten controleren
2 personen
15
Verlichting reserveren
16
Kramen reserveren
17
Afvalinzameling afspreken
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Verse producten ophalen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Glühwein voorbereiden
2 personen
24
Allergenenlabels maken
2 personen
25
Kerstmuziek klaarzetten
26
Kassabladen voorbereiden
2 personen
27
Wisselgeld klaarleggen
2 personen
28
Terrein afzetten
3 personen
29
Kramen uitladen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
6 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Stroom aansluiten
2 personen
35
Versiering ophangen
4 personen
36
Verkoopkramen inrichten
6 personen
37
Cateringbuffet inrichten
4 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Glühweinpunt inrichten
2 personen
40
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
41
Prijslijsten ophangen
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

44
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen
46
Kassa openen
2 personen
47
Bezoekers ontvangen
3 personen
48
Kraamverkoop verzorgen
8 personen
49
Warme dranken serveren
3 personen
50
Glühwein serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes bijvullen
2 personen
54
Servies afruimen
2 personen
55
Tafels schoonhouden
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
58
Verlichting controleren
59
Muziek bedienen
60
Kassa sluiten
2 personen
61
Standhouders uitchecken
2 personen
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

63
Restanten koelen
2 personen
64
Kramen afbouwen
6 personen
65
Partytenten afbreken
6 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Verlichting verwijderen
3 personen
68
Versiering verwijderen
3 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Terrein schoonvegen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
73
Cateringmateriaal schoonmaken
3 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Krattenaantal 20

Verlichting

Lichtslangenaantal 10
Ledlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Prijslijstenaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glühweinbekersaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Glühweinketelsaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Scharenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminium schalenaantal 40
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 3
Kassa'saantal 2
Portofoonsaantal 6
Bluetoothspeaker
Handmicrofoon
Steekwagensaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de indeling pas nadat de standhouders zijn bevestigd. Houd looppaden vrij en zet in de plattegrond ook de stroompunten, kramen, verlichting en afvalpunten.
Controleer stroom en verlichting minstens 2 weken vooraf. Tel hoeveel verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten nodig zijn en test lichtslangen en ledlampen vóór de opbouw.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur. Plan aparte mensen voor opbouw, ontvangst van standhouders, drankuitgifte, afval en afbouw.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor de markt. Maak allergenenlabels voor hapjes en zet aparte serveerlepels klaar, zodat bezoekers niet hoeven te wachten op uitleg.
Bereid warme dranken en eten gefaseerd voor. Koel dranken de avond ervoor, haal verse producten op de dag zelf en controleer vóór opening of glühwein, hapjes en servies klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, kramen en standhouders. Start de promotie ongeveer 4 weken voor opening en rond dieetwensen en het vrijwilligersrooster 1 week vooraf af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken bij een kleine kerstmarkt op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke taak tegelijk: ontvangst, drank, toezicht en afval. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor opbouw en 2 voor afbouw, in diensten van 2 tot 3 uur.
Wanneer maak je de plattegrond van een kerstmarkt?: Maak een eerste indeling zodra de locatie bekend is en werk die definitief uit nadat standhouders zijn bevestigd, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Controleer daarna opnieuw looppaden, stroompunten, verlichting en nooduitgangen.
Hoeveel drank en glühwein heb je nodig voor een kerstmarkt?: Gebruik het verwachte bezoekersaantal en de openingsduur als basis. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en houd voor warme dranken extra voorraad aan; bepaal de exacte hoeveelheid op basis van verkoop of gratis uitgifte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.