Organiser un marché de Noël : l’ordre des étapes

Un marché de Noël se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une fête. Commence par fixer la date, les horaires et le lieu avant de recruter les exposants : leur nombre détermine le plan, le mobilier et les besoins électriques. Prévois ensuite la circulation du public, l’éclairage, les bénévoles, les boissons chaudes et la gestion des déchets. Les oublis les plus fréquents concernent les branchements, les besoins alimentaires des participants et le temps nécessaire à l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver le lieu du marché
2 personnes
3
Recruter des stands et des exposants
2 personnes
4
Confirmer les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
7
Accrocher les affiches
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Inscrire les bénévoles
2 personnes
11
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les emplacements
2 personnes
13
Créer le plan
14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
15
Réserver l’éclairage
16
Réserver les stands
17
Organiser la collecte des déchets
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les produits frais
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Préparer le vin chaud
2 personnes
24
Créer les étiquettes d'allergènes
2 personnes
25
Préparer la musique de Noël
26
Préparer les feuilles de caisse
2 personnes
27
Préparer la monnaie
2 personnes
28
Balisage du site
3 personnes
29
Décharger les stands
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Brancher l’électricité
2 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Aménager les stands de vente
6 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Installer le stand de vin chaud
2 personnes
40
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
41
Afficher les tarifs
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

44
Accueillir les bénévoles
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes
46
Ouvrir la caisse
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Assurer la vente au stand
8 personnes
49
Servir des boissons chaudes
3 personnes
50
Servir du vin chaud
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
54
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
58
Vérifier l'éclairage
59
Gérer la musique
60
Fermer la caisse
2 personnes
61
Faire le check-out des exposants
2 personnes
62
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

63
Réfrigérer les restes
2 personnes
64
Démonter les stands
6 personnes
65
Démonter les tentes de fête
6 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer l'éclairage
3 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Balayer le site
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
73
Nettoyer le matériel de catering
3 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Caissesqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 8
Nappesqté 24
Listes de prixqté 20
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Tasses à vin chaudqté 100
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Marmites à soupeqté 2
Caquelons à vin chaudqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Plateaux en aluminiumqté 40
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Enceinte Bluetooth
Microphone à main
Diablesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les horaires au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Vérifie immédiatement les points d’alimentation électrique, les règles d’accès et le temps réellement disponible pour le montage et le démontage.
Recrute les exposants avant de dessiner le plan définitif. Demande à chacun la largeur de son stand, son besoin en électricité et son heure d’arrivée, puis garde 1 à 2 emplacements libres pour les ajustements de dernière minute.
Prépare l’éclairage avant la décoration. Compte les rallonges, multiprises et passe-câbles par zone, et teste chaque guirlande lumineuse et lampe LED sur place au moins 48 heures avant le marché.
Organise les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt qu’avec une seule équipe. Prévois des personnes distinctes pour l’accueil, l’aide aux exposants, le ravitaillement, le nettoyage et la fermeture.
Calcule les boissons et la vaisselle à partir du nombre de visiteurs attendu, avec une marge de 10 à 15 %. Prépare les étiquettes d’allergènes avant le jour J et refroidis les boissons suffisamment tôt pour éviter de gérer cela pendant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les exposants, organiser la promotion et commander le mobilier, l’éclairage et la décoration.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirmez-les 4 à 6 semaines avant l’ouverture. Demandez alors leurs dimensions, leurs besoins électriques, leur heure d’arrivée et toute information alimentaire utile.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez environ 1 bénévole pour 20 à 30 visiteurs présents en même temps, avec au moins 2 personnes dédiées au montage et 2 à la fermeture. Ajoutez une personne pour chaque zone qui nécessite un encaissement ou un ravitaillement séparé.
Quand installer les stands et les décorations ?: Commencez le montage 3 à 4 heures avant l’ouverture si les stands sont déjà disponibles sur place. Testez l’électricité et installez les panneaux indicateurs avant d’ajouter les sapins, guirlandes et autres décorations.

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