Cómo organizar un Mercado de Navidad sin improvisar

Un Mercado de Navidad se organiza mejor por fases: primero aseguras la fecha y el lugar, después confirmas los puestos y finalmente cierras la logística. El plano, la electricidad y los turnos de voluntarios suelen dar problemas cuando se dejan para el final. También conviene calcular con tiempo la compra, las bebidas calientes, los productos frescos y la información sobre alérgenos. Este orden te permite llegar al día del mercado con cada expositor ubicado y cada tarea asignada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Reservar la ubicación del mercado
2 personas
3
Reclutar puestos y expositores
2 personas
4
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
7
Colgar pósters
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Inscribir voluntarios
2 personas
11
Crear el horario de voluntarios
2 personas
12
Asignar puestos
2 personas
13
Hacer el plano
14
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
15
Reservar la iluminación
16
Reservar puestos
17
Coordinar la recogida de residuos
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recoger productos frescos
2 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
4 personas
23
Preparar vino caliente
2 personas
24
Crear etiquetas de alérgenos
2 personas
25
Preparar la música de Navidad
26
Preparar los cajones de caja
2 personas
27
Preparar el cambio
2 personas
28
Cerrar el recinto
3 personas
29
Descargar los puestos
4 personas
30
Montar las carpas
6 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Conectar la corriente
2 personas
35
Colgar la decoración
4 personas
36
Montar los puestos de venta
6 personas
37
Montar el buffet de catering
4 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Montar el puesto de vino caliente
2 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
41
Colgar listas de precios
2 personas
42
Comprobar los baños
2 personas
43
Realizar una ronda de seguridad
2 personas

Evento

44
Recibir a los voluntarios
2 personas
45
Instruir a los voluntarios
3 personas
46
Abrir la caja
2 personas
47
Recibir a los visitantes
3 personas
48
Atender la venta en el puesto
8 personas
49
Servir bebidas calientes
3 personas
50
Servir vino caliente
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer aperitivos
2 personas
54
Recoger la vajilla
2 personas
55
Mantener las mesas limpias
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
58
Comprobar la iluminación
59
Controlar la música
60
Cerrar la caja
2 personas
61
Registrar la salida de los expositores
2 personas
62
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

63
Refrigerar los sobrantes
2 personas
64
Desmontar los puestos
6 personas
65
Desmontar las carpas
6 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Retirar la iluminación
3 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Barrer el recinto
3 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
73
Limpiar el material de catering
3 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4
Cajonescant. 20

Iluminación

Cables de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 8
Mantelescant. 24
Listas de precioscant. 20
Carteles direccionalescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Tazas para vino calientecant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Ollas para sopacant. 2
Ollas para vino calientecant. 2
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Tijerascant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de aluminiocant. 40
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4

Equipo

Terminales de pagocant. 3
Cajas registradorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Altavoz Bluetooth
Micrófono de mano
Carros de manocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: fija la fecha y el horario, reserva el espacio y define cuántos puestos caben sin bloquear los recorridos ni las salidas.
Confirma a los expositores antes de cerrar el plano. Pídeles sus necesidades de espacio y electricidad, asigna cada puesto y prepara una lista de precios visible para evitar preguntas constantes.
Dibuja el plano al menos 2 semanas antes y comprueba cada punto de electricidad. Reserva con antelación la iluminación, utiliza cables alargadores y cubrecables, y deja libres las zonas de paso.
Cierra los turnos de voluntarios 7 días antes. Asigna responsables para la entrada, los puestos, la reposición, la recogida de residuos y el cierre, en lugar de buscar ayuda durante el mercado.
Haz la compra 1 o 2 días antes para los productos frescos y enfría las bebidas con varias horas de margen. Prepara el vino caliente y los aperitivos, pero coloca también etiquetas de alérgenos y utensilios de servicio antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, reclutar los puestos, publicar la promoción, gestionar inscripciones y preparar el plano sin depender de confirmaciones de última hora.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado navideño?: Intenta tener la mayoría de los expositores confirmados 4 semanas antes y cerrar el plano 2 semanas antes. Así puedes asignar espacios, comprobar la electricidad y comunicar a cada puesto dónde debe instalarse.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Mercado de Navidad?: Como referencia, calcula 1 voluntario por cada 8-10 puestos, más 2 personas para la entrada y la coordinación. Para un mercado de 20 puestos, planifica al menos 4 voluntarios por turno y prepara los turnos 7 días antes.
¿Cuándo se prepara la comida y el vino caliente?: Compra los productos frescos 1 o 2 días antes, enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara el vino caliente el mismo día. Coloca las tazas, los cucharones, las bandejas calientes y las etiquetas de alérgenos antes de recibir al público.

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