Zo organiseer je een kerstmarkt met workshops

Een kerstmarkt met workshops vraagt om twee planningen die op elkaar aansluiten: de markt met deelnemers en kramen, en de workshops met groepen, begeleiders en materialen. Leg eerst datum, programma, locatie en vergunning vast. Regel daarna begeleiders en marktdeelnemers, open de aanmeldingen en werk de plattegrond uit. In de laatste week controleer je materialen, dieetwensen, drank, verlichting en de weersverwachting. Zo voorkom je dat een workshop zonder benodigdheden start of bezoekers bij een donkere kraam aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en vergunning controleren
2 personen
3
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
4
Marktdeelnemers benaderen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Plattegrond van terrein maken
2 personen
7
Workshopindeling maken
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie op sociale media plaatsen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Workshopgroepen indelen
2 personen
14
Deelnemersbevestiging versturen
15
Marktdeelnemers informeren
16
Workshopmaterialen inventariseren
2 personen
17
Ontbrekende materialen bestellen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Workshopinstructies printen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
22
Dranken en verse producten kopen
2 personen
23
Workshopkits samenstellen
3 personen
24
Kerstmuziek selecteren
25
Weersverwachting controleren
26
Tenten en materiaal klaarzetten
3 personen
27
Terrein en looproutes controleren
2 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
33
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
34
Marktkramen inrichten
6 personen
35
Workshoptafels inrichten
4 personen
36
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
37
Kassa en betaalpunt installeren
2 personen
38
Prijslijsten en bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Dranken koelen
2 personen
40
Warme dranken voorbereiden
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen
45
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

46
Bezoekers ontvangen
3 personen
47
Aanmeldingen bij entree verwerken
2 personen
48
Workshops begeleiden
5 personen
49
Marktkramen bemannen
6 personen
50
Warme dranken serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Workshoptafels tussentijds opruimen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten tussentijds schoonmaken
56
Kerstmuziek afspelen
57
Verlichting controleren
58
Laatste workshop aankondigen
59
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
60
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

61
Marktkramen afbouwen
6 personen
62
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Koelboxen leegmaken
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Verlichting en stroom verwijderen
3 personen
68
Tenten afbreken
4 personen
69
Meubilair terugbrengen
3 personen
70
Materialen reinigen en drogen
3 personen
71
Voorraad opbergen
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven houdbaar eten opbergen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Locatie schoon opleveren
2 personen
76
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 16
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Kleerhangersaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Waterkaraffenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kunstsneeuwaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Led-lantaarnsaantal 16
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Kassaboxenaantal 2
Mobiele pinautomatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudketelsaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Steekwagensaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Opscheplepelsaantal 10
Tangenaantal 8
Thermohandschoenenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Workshopmateriaal

Kinderschortenaantal 40
Scharenaantal 30
Knijpersaantal 100
Lijmpistolenaantal 10
Snijmattenaantal 10
Kwastenaantal 40
Mengbakjesaantal 40
Werkbladenaantal 40
Schildersezelsaantal 10
Beschermfolieaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handvegersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 10
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je deelnemers benadert. Reserveer per workshop niet alleen de begeleider, maar ook een aparte tafelindeling en voldoende stoelen voor de deelnemers.
Open het aanmeldformulier zodra de workshopbegeleiders en tijden definitief zijn. Stuur deelnemers uiterlijk één week vooraf hun bevestiging met groepsindeling, starttijd en eventuele dieetvragen.
Maak de plattegrond op basis van gebruik, niet alleen van uitstraling. Zet workshops bij tafels en stoelen, houd marktkramen vrij toegankelijk en plan verlichting met verlengkabels en stekkerdozen voordat je decoratie ophangt.
Controleer workshopmaterialen minimaal zeven dagen vooraf en bestel ontbrekende onderdelen meteen. Stel daarna per groep een workshopkit samen, zodat je op de dag zelf niet per tafel hoeft te zoeken.
Koop houdbare voorraad eerder en plan dranken en verse producten kort voor de markt. Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, extra verlichting of een aangepaste indeling nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt met workshops organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunning. Leg workshopbegeleiders en marktdeelnemers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast, zodat aanmeldingen op tijd open kunnen.
Wanneer moet ik deelnemers voor de workshops laten aanmelden?: Open de aanmelding zodra tijden, begeleiders en groepsgrootte vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor de kerstmarkt. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je groepen, naamkaartjes en materialen kunt voorbereiden.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kerstmarkt met workshops?: Plan voor een markt met kramen, partytenten, workshops en verlichting minstens 3 tot 4 uur opbouwtijd. Zet tafels, stoelen en workshopmaterialen eerst klaar; hang decoratie en lichtsnoeren pas op nadat de looproutes zijn gecontroleerd.
Wat moet ik de dag voor een kerstmarkt met workshops controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, workshopkits, deelnemerslijsten, dieetwensen, dranken, pinautomaten en verlichting. Leg houdbare voorraad en naamkaartjes klaar en plan verse producten en gekoelde spullen zo laat mogelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.