Weihnachtsmarkt mit Workshops Schritt für Schritt organisieren

Ein Weihnachtsmarkt mit Workshops braucht zwei Abläufe, die ineinandergreifen: den Markt mit Ständen und Verpflegung sowie die festen Workshop-Zeiten. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest und kläre die Genehmigung, bevor du Anbieter oder Kursleitungen verbindlich einlädst. Danach folgen Anmeldung, Gruppeneinteilung, Materialplanung und der Geländeplan. Plane außerdem Puffer für Nachbestellungen, Wetteränderungen und verspätete Teilnehmende ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Genehmigung prüfen
2 Personen
3
Workshopleiter festlegen
2 Personen
4
Marktteilnehmer kontaktieren
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Geländeplan erstellen
2 Personen
7
Workshop-Einteilung erstellen
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Werbung in sozialen Medien posten
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Workshop-Gruppen einteilen
2 Personen
14
Teilnehmerbestätigung versenden
15
Marktteilnehmer informieren
16
Workshopmaterialien inventarisieren
2 Personen
17
Fehlende Materialien bestellen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Workshopanweisungen drucken
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
22
Getränke und frische Produkte kaufen
2 Personen
23
Workshop-Kits zusammenstellen
3 Personen
24
Weihnachtsmusik auswählen
25
Wettervorhersage prüfen
26
Zelte und Material bereitlegen
3 Personen
27
Gelände und Laufwege kontrollieren
2 Personen
28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
33
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
34
Marktstände einrichten
6 Personen
35
Workshop-Tische einrichten
4 Personen
36
Workshopmaterialien bereitlegen
3 Personen
37
Kasse und Bezahlpunkt einrichten
2 Personen
38
Preisliste und Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Getränke kühlen
2 Personen
40
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
44
Freiwillige einweisen
2 Personen
45
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

46
Besucher empfangen
3 Personen
47
Anmeldungen am Eingang bearbeiten
2 Personen
48
Workshops betreuen
5 Personen
49
Marktstände betreuen
6 Personen
50
Heiße Getränke servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Workshop-Tische zwischendurch aufräumen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch reinigen
56
Weihnachtsmusik abspielen
57
Beleuchtung kontrollieren
58
Letzten Workshop ankündigen
59
Besucher über Schließung informieren
2 Personen
60
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

61
Marktstände abbauen
6 Personen
62
Workshopmaterialien zusammenstellen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Kühlboxen leeren
2 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Gelände reinigen
4 Personen
67
Beleuchtung und Strom entfernen
3 Personen
68
Zelte abbauen
4 Personen
69
Möbel zurückbringen
3 Personen
70
Materialien reinigen und trocknen
3 Personen
71
Vorräte einlagern
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
73
Übrige haltbare Lebensmittel verstauen
74
Fundsachen sammeln
75
Ort sauber übergeben
2 Personen
76
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
TischeAnz. 16
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KlappischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
KleiderbügelAnz. 30

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 8
WasserkaraffenAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
KunstschneeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 10
NamensschilderAnz. 100

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KassenboxenAnz. 2
Mobile KartenterminalsAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
SackkarrenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ServierlöffelAnz. 10
ZangenAnz. 8
ThermohandschuheAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Workshopmaterial

KinderschürzenAnz. 40
ScherenAnz. 30
WäscheklammernAnz. 100
HeißklebepistolenAnz. 10
SchneidemattenAnz. 10
PinselAnz. 40
MischschalenAnz. 40
ArbeitsblätterAnz. 40
StaffeleienAnz. 10
SchutzfolieAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
HandfegerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 10
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Klärt den Ort und die Genehmigung frühzeitig, idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Zuwege, Toiletten und die Fläche für Partyzelte und Marktstände.
Trenne Markt- und Workshopplanung in deinem Geländeplan. Weise jedem Workshop einen Tisch, Sitzplätze und einen Materialbereich zu; verschicke die genaue Einteilung spätestens 7 Tage vorher.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Zeiten, maximale Gruppengrößen und Ernährungswünsche feststehen. Verschicke Teilnahmebestätigungen gesammelt etwa 5 bis 7 Tage vor dem Markt, damit freie Plätze noch vergeben werden können.
Inventarisiere Workshopmaterialien mindestens 3 Wochen vorher und bestelle Fehlendes sofort. Stelle die Workshop-Kits am Vortag zusammen und lege gedruckte Anweisungen sowie Namensschilder dazu.
Kaufe haltbare Produkte früher und frische Lebensmittel und Getränke erst 1 bis 2 Tage vor dem Termin. Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und am Veranstaltungstag, besonders bei Zelten, Lichterketten und Verlängerungskabeln.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Workshops organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigung und Programm. Für beliebte Workshopleiter und Marktteilnehmer solltest du noch früher anfragen, damit Zusagen und Reservierungen rechtzeitig feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für die Workshops starten?: Starte die Anmeldung, sobald Zeiten, Gruppengrößen, Kosten und benötigte Angaben festgelegt sind, meist 4 bis 6 Wochen vor dem Markt. Bearbeite Anmeldungen laufend und schließe sie spätestens 3 bis 5 Tage vorher für die Gruppeneinteilung.
Wie viele Teilnehmer sollte eine Workshop-Gruppe haben?: Plane die Gruppengröße nach dem Material und den Sitzplätzen, nicht nur nach der Raumgröße. Bei praktischen Workshops sind 8 bis 12 Personen pro Gruppe oft überschaubar; bestätige jeder Person den konkreten Zeitraum spätestens 7 Tage vorher.
Wann kauft man Essen, Getränke und Workshopmaterialien?: Prüfe und bestelle Workshopmaterialien etwa 3 Wochen vorher, damit Nachlieferungen noch möglich sind. Haltbare Produkte kannst du früher kaufen; frische Produkte und Getränke gehören in die letzten 1 bis 2 Tage vor dem Markt.

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