Organiser un marché de Noël avec ateliers, étape par étape

Un marché de Noël avec ateliers se prépare comme deux événements liés : le marché et les activités. Commencez par fixer la date, les horaires et le programme, puis validez le lieu, les autorisations et la capacité d’accueil. Réservez rapidement les animateurs et les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, répartissez les groupes, préparez les kits et dessinez un plan du site pour éviter les croisements entre stands, ateliers et espace de restauration.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et le permis
2 personnes
3
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
4
Contacter les participants au marché
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Créer le plan du site
2 personnes
7
Établir la répartition des ateliers
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les groupes d’atelier
2 personnes
14
Envoyer la confirmation aux participants
15
Informer les participants du marché
16
Inventorier le matériel de l’atelier
2 personnes
17
Commander le matériel manquant
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les instructions de l’atelier
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
22
Acheter des boissons et des produits frais
2 personnes
23
Préparer les kits d’atelier
3 personnes
24
Sélectionner la musique de Noël
25
Vérifier les prévisions météo
26
Installer les tentes et le matériel
3 personnes
27
Vérifier le terrain et les chemins de circulation
2 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
33
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
34
Installer les stands du marché
6 personnes
35
Installer les tables d'atelier
4 personnes
36
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
37
Installer la caisse et le point de paiement
2 personnes
38
Installer les listes de prix et la signalétique
2 personnes
39
Refroidir les boissons
2 personnes
40
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes
45
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Traiter les inscriptions à l’entrée
2 personnes
48
Encadrer les ateliers
5 personnes
49
Tenir les stands du marché
6 personnes
50
Servir des boissons chaudes
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Ranger les tables de l'atelier pendant les pauses
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Nettoyer les toilettes entre-temps
56
Diffuser de la musique de Noël
57
Vérifier l'éclairage
58
Annoncer le dernier atelier
59
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
60
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

61
Démonter les stands du marché
6 personnes
62
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Vider les glacières
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Retirer l’éclairage et l’alimentation électrique
3 personnes
68
Démonter les tentes
4 personnes
69
Ramener le mobilier
3 personnes
70
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
71
Ranger les stocks
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Ranger les restes d'aliments non périssables
74
Rassembler les objets trouvés
75
Remettre le lieu propre
2 personnes
76
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tablesqté 16
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 20
Cintresqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Thermosqté 8
Carafes d'eauqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Neige artificielleqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Badges nominatifsqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 16
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Équipement

Caissesqté 2
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Bains-marieqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Diablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Louchesqté 10
Pincesqté 8
Gants thermiquesqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Matériel d'atelier

Tabliers pour enfantsqté 40
Ciseauxqté 30
Pinces à lingeqté 100
Pistolets à colleqté 10
Tapis de découpeqté 10
Pinceauxqté 40
Bols de mélangeqté 40
Feuilles de travailqté 40
Chevaletsqté 10
Film de protectionqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Balais à mainqté 6
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 10
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord les animateurs et les exposants : prévoyez au moins 4 à 6 semaines avant l’événement pour confirmer leurs disponibilités et envoyer les informations pratiques.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini la durée et la capacité de chaque atelier. Prévoyez des groupes séparés et notez les besoins alimentaires dès le formulaire.
Dessinez le plan du site avant de commander le matériel. Placez les stands, les tables d’atelier, les tentes, les zones de circulation et les prises électriques, puis vérifiez que les rallonges et multiprises atteignent chaque espace.
Préparez les kits et les consignes plusieurs jours à l’avance, puis contrôlez l’inventaire une dernière fois la veille. Les petits éléments manquants sont difficiles à remplacer le matin même.
Séparez les achats en deux temps : les produits longue conservation environ une semaine avant, puis les boissons et produits frais dans les 24 à 48 heures. Vérifiez aussi la météo et adaptez les tentes, l’éclairage et les espaces couverts.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec ateliers ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les animateurs, les exposants, le lieu et les éventuelles autorisations doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions, qui peut ensuite rester ouverte 3 à 4 semaines.
Quand ouvrir les inscriptions aux ateliers de Noël ?: Ouvrez-les dès que les horaires, les animateurs et le nombre de places sont définitifs, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions quelques jours avant pour répartir les groupes et envoyer les confirmations.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Contrôlez les prévisions météo, le plan du site, les kits d’atelier, les badges, les instructions imprimées et le matériel électrique. Faites aussi le dernier point avec les exposants et les animateurs au moins 24 heures avant l’ouverture.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les produits longue conservation environ une semaine avant. Les boissons et produits frais se préparent plutôt dans les 24 à 48 heures précédant le marché, avec des glacières ou des thermos prêts pour le jour J.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.