Kerstmarkt met workshops organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt met workshops vraagt om twee planningen tegelijk: bezoekers moeten hun weg vinden langs de kramen en deelnemers moeten op tijd in de juiste workshopgroep zitten. Leg eerst datum, programma, locatie en vergunning vast. Daarna regel je begeleiders, marktdeelnemers en aanmeldingen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar materialen, workshopkits, naamkaartjes, drank, verlichting en de weersverwachting. Gebruik deze checklist om niets pas op de dag zelf te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en vergunning controleren
2 personen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Marktdeelnemers benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Workshopindeling maken
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Workshopgroepen indelen
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
Marktdeelnemers informeren
Workshopmaterialen inventariseren
2 personen
Ontbrekende materialen bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Workshopinstructies printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Dranken en verse producten kopen
2 personen
Workshopkits samenstellen
3 personen
Kerstmuziek selecteren
Weersverwachting controleren
Tenten en materiaal klaarzetten
3 personen
Terrein en looproutes controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
Marktkramen inrichten
6 personen
Workshoptafels inrichten
4 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
Kassa en betaalpunt installeren
2 personen
Prijslijsten en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen bij entree verwerken
2 personen
Workshops begeleiden
5 personen
Marktkramen bemannen
6 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Workshoptafels tussentijds opruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Kerstmuziek afspelen
Verlichting controleren
Laatste workshop aankondigen
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Marktkramen afbouwen
6 personen
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Verlichting en stroom verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair terugbrengen
3 personen
Materialen reinigen en drogen
3 personen
Voorraad opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven houdbaar eten opbergen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 16
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Kleerhangersaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Waterkaraffenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kunstsneeuwaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Led-lantaarnsaantal 16
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Kassaboxenaantal 2
Mobiele pinautomatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudketelsaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Steekwagensaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Opscheplepelsaantal 10
Tangenaantal 8
Thermohandschoenenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Workshopmateriaal

Kinderschortenaantal 40
Scharenaantal 30
Knijpersaantal 100
Lijmpistolenaantal 10
Snijmattenaantal 10
Kwastenaantal 40
Mengbakjesaantal 40
Werkbladenaantal 40
Schildersezelsaantal 10
Beschermfolieaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handvegersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 10
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de workshopindeling zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen. Werk met vaste groepen en verstuur de deelnemersbevestiging uiterlijk één week vooraf, zodat je dieetwensen en ontbrekende gegevens nog kunt opvragen.
Controleer de materialen per workshop afzonderlijk en bestel ontbrekende spullen minimaal 10 dagen voor de markt. Maak daarna per deelnemer een workshopkit; losse materialen op een centrale tafel zorgen snel voor vertraging.
Maak de plattegrond met aparte zones voor marktkramen, workshops en drank. Reserveer per workshop voldoende tafels en stoelen en houd looppaden vrij, ook wanneer partytenten en kerstdecoratie zijn geplaatst.
Test verlichting, verlengkabels, stekkerdozen, waterkokers en mobiele pinautomaten vóór de opbouw. Neem extra led-lantaarns mee voor donkere hoeken en leg kabels vast zodat bezoekers er niet over struikelen.
Koop houdbare producten eerder, maar haal dranken en verse producten pas kort voor de markt. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of je extra beschutting, verlichting of droge opslag nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kerstmarkt met workshops organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunning. Leg workshopbegeleiders en marktdeelnemers uiterlijk 6 weken vooraf vast, zodat je daarna de promotie en aanmeldingen kunt plannen.
Wanneer moet ik workshopdeelnemers indelen?: Verwerk aanmeldingen wekelijks en maak de definitieve workshopgroepen ongeveer 7 dagen vooraf. Verstuur daarna de bevestiging met tijdstip, locatie en eventuele benodigdheden, zodat wijzigingen nog binnen enkele dagen kunnen worden opgelost.
Hoeveel workshopmateriaal moet ik klaarleggen?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één complete workshopkit en leg daarnaast minstens 10 procent extra verbruiksmateriaal klaar. Controleer dit uiterlijk 10 dagen vooraf en vul ontbrekende materialen niet pas tijdens de opbouw aan.
Wanneer controleer ik de verlichting en stroom voor de kerstmarkt?: Test lichtsnoeren, led-lantaarns, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 3 dagen vooraf. Controleer op de opbouwdag opnieuw of alle aansluitingen werken en houd kabels buiten de looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.