Weihnachtsmarkt mit Workshops organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt mit Workshops braucht zwei Abläufe, die ineinandergreifen: Marktstände und Verpflegung einerseits, Anmeldung und Material für die Workshops andererseits. Plane zuerst Datum, Programm, Ort und Genehmigung, bevor du Leiter und Marktteilnehmer verbindlich einteilst. Danach folgen Anmeldung, Werbung und Gruppeneinteilung. In der letzten Woche prüfst du Materialien, Namensschilder, Anweisungen, Einkauf und Wetter – besonders Dinge, die sich nicht spontan ersetzen lassen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Ort und Genehmigung prüfen
2 Personen
Workshopleiter festlegen
2 Personen
Marktteilnehmer kontaktieren
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Workshop-Einteilung erstellen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Workshop-Gruppen einteilen
2 Personen
Teilnehmerbestätigung versenden
Marktteilnehmer informieren
Workshopmaterialien inventarisieren
2 Personen
Fehlende Materialien bestellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Workshopanweisungen drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
Getränke und frische Produkte kaufen
2 Personen
Workshop-Kits zusammenstellen
3 Personen
Weihnachtsmusik auswählen
Wettervorhersage prüfen
Zelte und Material bereitlegen
3 Personen
Gelände und Laufwege kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
Marktstände einrichten
6 Personen
Workshop-Tische einrichten
4 Personen
Workshopmaterialien bereitlegen
3 Personen
Kasse und Bezahlpunkt einrichten
2 Personen
Preisliste und Beschilderung anbringen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Freiwillige einweisen
2 Personen
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
3 Personen
Anmeldungen am Eingang bearbeiten
2 Personen
Workshops betreuen
5 Personen
Marktstände betreuen
6 Personen
Heiße Getränke servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Workshop-Tische zwischendurch aufräumen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
Weihnachtsmusik abspielen
Beleuchtung kontrollieren
Letzten Workshop ankündigen
Besucher über Schließung informieren
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Marktstände abbauen
6 Personen
Workshopmaterialien zusammenstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Beleuchtung und Strom entfernen
3 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Möbel zurückbringen
3 Personen
Materialien reinigen und trocknen
3 Personen
Vorräte einlagern
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrige haltbare Lebensmittel verstauen
Fundsachen sammeln
Ort sauber übergeben
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
TischeAnz. 16
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KlappischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
KleiderbügelAnz. 30

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 8
WasserkaraffenAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
KunstschneeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 10
NamensschilderAnz. 100

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KassenboxenAnz. 2
Mobile KartenterminalsAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
SackkarrenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ServierlöffelAnz. 10
ZangenAnz. 8
ThermohandschuheAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Workshopmaterial

KinderschürzenAnz. 40
ScherenAnz. 30
WäscheklammernAnz. 100
HeißklebepistolenAnz. 10
SchneidemattenAnz. 10
PinselAnz. 40
MischschalenAnz. 40
ArbeitsblätterAnz. 40
StaffeleienAnz. 10
SchutzfolieAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
HandfegerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 10
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Ort und Genehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Ohne bestätigten Platz lassen sich Marktstände, Partyzelte und der Geländeplan nicht zuverlässig planen.
Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 Wochen vor dem Termin und frage Ernährungswünsche direkt ab. Verschicke Teilnehmerbestätigungen erst, wenn Workshop-Gruppen und Zeiten feststehen.
Plane für jeden Workshop ein eigenes Kit und zähle die Materialien 7 Tage vorher durch. Fehlende Teile solltest du spätestens dann bestellen, nicht erst beim Aufbau.
Kaufe haltbare Produkte etwa 7 Tage vorher und Getränke sowie frische Produkte 1 bis 2 Tage vor dem Markt. Prüfe dabei auch wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller, Besteck und Thermoskannen.
Erstelle den Geländeplan mit Stromwegen und Sitzplätzen spätestens 3 Tage vorher. Teste Verlängerungskabel, Lichterketten, LED-Laternen, Kassenboxen und mobile Kartenterminals vor dem Aufbau; die Wettervorhersage prüfst du erneut am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weihnachtsmarkt mit Workshops planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Genehmigung. Workshopleiter und Marktteilnehmer sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für die Workshops starten?: Öffne das Anmeldeformular etwa 4 Wochen vor dem Weihnachtsmarkt. Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit du Gruppen einteilen, Ernährungswünsche erfassen und Bestätigungen versenden kannst.
Wann muss ich die Workshop-Materialien vorbereiten?: Inventarisiere alle Materialien 7 Tage vor dem Termin und bestelle Fehlendes sofort. Die Workshop-Kits und gedruckten Anweisungen sollten spätestens am Vortag vollständig bereitliegen.
Was muss ich beim Aufbau eines Weihnachtsmarkts mit Workshops prüfen?: Prüfe 3 Tage vorher den Geländeplan, Zelte, Stände, Tische, Stühle und Stromwege. Am Vortag kontrollierst du Wetter, Beleuchtung, Kartenterminals, Kassenboxen und die Kühlung für frische Produkte.

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