Checklist para tu mercado navideño con talleres

Organizar un mercado navideño con talleres requiere coordinar dos actividades a la vez: los puestos del mercado y los grupos que participan en cada taller. Esta checklist reúne las tareas y el material necesario para avanzar en orden, desde fijar la fecha y conseguir los permisos hasta preparar los kits y confirmar las inscripciones. Empieza con el programa y el espacio, y deja las compras frescas y la comprobación del tiempo para los últimos días.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar el lugar y el permiso
2 personas
Asignar monitores del taller
2 personas
Contactar a los participantes del mercado
2 personas
Hacer reservas
Hacer un plano del recinto
2 personas
Preparar la distribución del taller
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir los grupos de taller
2 personas
Enviar confirmación a los participantes
Informar a los participantes del mercado
Inventariar los materiales del taller
2 personas
Pedir los materiales que faltan
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir las instrucciones del taller
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Comprar bebidas y productos frescos
2 personas
Preparar kits de taller
3 personas
Seleccionar música de Navidad
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar las tiendas y el material
3 personas
Comprobar el recinto y las vías de acceso
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la decoración navideña
3 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Preparar las mesas del taller
4 personas
Preparar materiales del taller
3 personas
Instalar caja y punto de pago
2 personas
Colocar listas de precios y señalización
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar bebidas calientes
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Gestionar las inscripciones en la entrada
2 personas
Guiar talleres
5 personas
Atender los puestos del mercado
6 personas
Servir bebidas calientes
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger las mesas del taller entre sesiones
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Poner música navideña
Comprobar la iluminación
Anunciar el último taller
Informar a los visitantes sobre el cierre
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Reunir los materiales del taller
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar la iluminación y la electricidad
3 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Devolver el mobiliario
3 personas
Limpiar y secar los materiales
3 personas
Guardar el inventario
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los alimentos no perecederos sobrantes
Recoger objetos perdidos
Dejar el recinto limpio
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesascant. 16
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas plegablescant. 4
Mantelescant. 20
Perchascant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Nieve artificialcant. 6
Figuras navideñascant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 16
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Equipo

Cajas de cajacant. 2
Terminales de pago móvilescant. 2
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Mantener calientecant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Carros de manocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cucharonescant. 10
Pinzascant. 8
Guantes térmicoscant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Material del taller

Delantales infantilescant. 40
Tijerascant. 30
Pinzascant. 100
Pistolas de pegamentocant. 10
Tapetes de cortecant. 10
Pincelescant. 40
Recipientes para mezclarcant. 40
Tableros de trabajocant. 40
Caballetescant. 10
Film protectorcant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Escobas de manocant. 6
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 10
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los permisos antes de contactar con los participantes del mercado. Así podrás indicar horarios, puestos disponibles y condiciones concretas desde el primer mensaje.
Dibuja el plano del recinto antes de colocar mesas, carpas y puestos. Reserva zonas de paso y sitúa el taller donde las mesas, sillas y materiales no bloqueen la circulación.
Abre las inscripciones con los horarios y la duración de cada grupo claramente indicados. Recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario y envía la confirmación cuando los grupos estén distribuidos.
Haz un inventario de los materiales del taller al menos 10 días antes. Prepara un kit por participante o por puesto y pide lo que falte antes de que queden menos de 7 días.
Deja para las últimas 24-48 horas las bebidas y los productos frescos, y comprueba entonces el pronóstico del tiempo. Prueba también las guirnaldas de luces, los alargadores, las regletas y los terminales de pago antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con talleres?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, confirmar el lugar, solicitar permisos y contactar con los participantes del mercado. Reserva los monitores y abre las inscripciones aproximadamente 4 semanas antes.
¿Cuándo deben cerrarse las inscripciones para los talleres?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes, para poder distribuir los grupos, preparar las tarjetas de nombre y montar los kits. Si aceptas plazas el mismo día, deja algunas actividades y materiales preparados para ese margen.
¿Cuántos materiales necesito para cada taller navideño?: Calcula un kit completo por participante y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva para errores, roturas o inscripciones de última hora. Revisa el inventario al menos 10 días antes y separa los kits por grupo.
¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado navideño?: Comprueba el plano, la distribución del taller, las mesas, las sillas, la iluminación y los equipos de cobro entre 24 y 48 horas antes. En ese momento revisa también las bebidas, los productos frescos, las instrucciones impresas y el pronóstico del tiempo.

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