Kerstmarkt met straattheater organiseren: checklist

Een kerstmarkt met straattheater vraagt om twee planningen tegelijk: de markt met kramen en deelnemers, én de optredens met artiesten, geluid en publieksruimte. Leg eerst datum, openingstijden, terreinindeling en vergunningen vast. Reserveer daarna straattheater, kramen en materialen voordat je uitnodigingen en aanmeldingen opent. In de laatste week controleer je leveringen, dieetwensen, stroomvoorziening en het weer. Op de opbouwdag moeten kabelroutes, bewegwijzering en het programma al definitief zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Straattheatergroepen selecteren
2 personen
Straattheater reserveren
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kramen en materialen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online evenement publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling en deelnemerslijst maken
2 personen
Programma straattheater opstellen
2 personen
Optredens met artiesten bevestigen
Stroompunten en kabelroutes bepalen
2 personen
Weersverwachting en alternatief controleren
Bewegwijzering en posters maken
2 personen
Leveringen met kraamhouders bevestigen
Voorraadlijst en dieetlijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en gekoelde voorraad ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Kramen en tafels uitladen
4 personen
Partytenten en kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
3 personen
Veilige kabelroutes afplakken
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom en decoratie plaatsen
3 personen
Straattheaterzone afzetten
3 personen
Podiumvrije speelvlakken markeren
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
Kraamverlichting controleren
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Servies en uitgiftepunt klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
Programma- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen

Event

Straattheaterartiesten ontvangen
2 personen
Artiesten naar speelplekken begeleiden
2 personen
Laatste terreincontrole uitvoeren
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Eerste straattheaterblok begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Tweede straattheaterblok begeleiden
3 personen
Speelvlakken vrijhouden
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Lichtshow en verlichting controleren
2 personen
Derde straattheaterblok begeleiden
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Voorraad drank en hapjes aanvullen
2 personen
Avondoptreden begeleiden
3 personen
Laatste programma aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Kraamhouders laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Verlichting veilig uitschakelen
2 personen
Kramen en tenten afbouwen
6 personen
Meubilair terugbrengen
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
4 personen
Servies en keukenmateriaal reinigen
3 personen
Terrein vegen en schoonmaken
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Artiesten en kraamhouders uitchecken
2 personen
Facturen en borgsommen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 16
Batterijenaantal 24
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Windlichtenaantal 16
Kunstsneeuwaantal 6
Decoratielintaantal 8

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Oplaadstationsaantal 2
Handlampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Steekwagensaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductieplatenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Nooduitgangsbordenaantal 4
Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2

Straattheater

Speelmattenaantal 4
Rekwisietenkistenaantal 4
Kostuumrekkenaantal 2
Handpoppenaantal 6
Podiumdoekenaantal 4

Communicatie

Programmapostersaantal 20
Routebordenaantal 12
Kraamnummerbordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Plan straattheater niet alleen op het programma, maar ook in relatie tot de kraamindeling. Reserveer per optreden een duidelijke speelzone en houd voldoende loopruimte vrij voor bezoekers.
Controleer vergunningen en meldingen vroeg; doe dit voordat je artiesten en kraamhouders definitief bevestigt. Neem ook geluidsversterking, stroompunten en de eindtijd van optredens mee in die controle.
Maak uiterlijk een week vooraf één deelnemerslijst met kraamnummer, aankomsttijd, benodigdheden en contactpersoon. Bevestig leveringen daarna nogmaals, zodat kramen, tafels en decoratie niet op verschillende momenten aankomen.
Leg stroomkabels niet los over looproutes. Bepaal vooraf per lichtsnoer, speaker en microfoon waar stroom vandaan komt en gebruik kabelmatten, verlengkabels en stekkerdozen op de afgesproken routes.
Print de voorraadlijst, dieetlijst, deelnemerslijst en het programma vóór de opbouw. Leg daarnaast portofoons, handlampen en powerbanks klaar; juist tijdens de avondmarkt zijn bereikbaarheid en verlichting snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met straattheater organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en het reserveren van straattheater. Benader kraamhouders en bestel materialen zodra de terreinindeling en openingstijden vaststaan.
Wanneer moet ik straattheater reserveren voor een kerstmarkt?: Reserveer straattheater bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, zeker als je meerdere groepen of vaste optredens wilt. Bevestig programma, speelduur, aankomsttijd en technische eisen uiterlijk 2 weken voor het evenement.
Wanneer maak je de kraamindeling van een kerstmarkt?: Maak een eerste kraamindeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en leg de definitieve versie uiterlijk 1 week vooraf vast. Houd daarbij ruimte vrij voor straattheater, publieksstromen, kabelroutes en eventuele partytenten.
Wat moet ik een week voor een kerstmarkt met straattheater controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de weersverwachting, het alternatief, artiesten, kraamhouders, leveringen, stroompunten en het programma. Druk in dezelfde week de voorraadlijst, dieetlijst, deelnemerslijst en bewegwijzering af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.