Checklist pour organiser un marché de Noël avec théâtre de rue

Un marché de Noël avec théâtre de rue demande deux préparations en parallèle : l’accueil des exposants et la coordination des artistes. Commencez par fixer les horaires, le site et les autorisations, puis verrouillez les réservations avant de communiquer au public. Les dernières semaines servent à confirmer les livraisons, le programme, l’alimentation et le matériel technique. Le jour J, prévoyez un montage séparé pour les stands, les décorations et la sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Sélectionner des troupes de théâtre de rue
2 personnes
Réserver le théâtre de rue
Contacter les exposants
2 personnes
Réserver les stands et le matériel
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer l’agencement du stand et la liste des participants
2 personnes
Établir le programme du théâtre de rue
2 personnes
Confirmer les spectacles avec les artistes
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo et le plan de repli
Créer la signalétique et les affiches
2 personnes
Confirmer les livraisons avec les exposants
Imprimer la liste des stocks et la liste des régimes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons et les stocks réfrigérés
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Décharger les stands et les tables
4 personnes
Monter les tentes de fête et les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
3 personnes
Scotcher les parcours de câbles sécurisés
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le sapin de Noël et la décoration
3 personnes
Délimiter la zone de théâtre de rue
3 personnes
Délimiter les espaces de jeu sans scène
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Vérifier l’éclairage du stand
2 personnes
Aménager le point café et boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et le point de distribution
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
Installer les panneaux d’information et de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes de théâtre de rue
2 personnes
Accompagner les artistes vers les lieux de jeu
2 personnes
Effectuer la dernière inspection du site
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Encadrer le premier bloc de théâtre de rue
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de théâtre de rue
3 personnes
Libérer les espaces de jeu
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier le spectacle de lumière et l'éclairage
2 personnes
Accompagner le troisième bloc de théâtre de rue
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
Coordonner le spectacle du soir
3 personnes
Annoncer le dernier numéro
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

Éteindre l’éclairage en toute sécurité
2 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Ramener le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Balayer et nettoyer le site
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Faire le check-out des artistes et des exposants
2 personnes
Rassembler les factures et les cautions

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Pilesqté 24
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 8
Lanternesqté 16
Neige artificielleqté 6
Ruban de décorationqté 8

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Stations de rechargeqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Diablesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 4
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Théâtre de rue

Tapis de jeuqté 4
Caisses de accessoiresqté 4
Portants à costumesqté 2
Marionnettes à mainqté 6
Tentures de scèneqté 4

Communication

Affiches du programmeqté 20
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de numéro de standqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 100

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le site et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Vérifiez aussi les contraintes liées au bruit, aux branchements électriques et à la circulation du public.
Confirmez les troupes et les horaires des spectacles 3 à 4 semaines avant l’événement. Demandez leurs besoins en espace, alimentation électrique, accès et temps d’installation.
Faites un plan avec des zones distinctes pour les stands, les représentations et les files d’attente. Gardez des passages suffisamment dégagés pour les visiteurs, les câbles et les livraisons.
Prévoyez le matériel électrique avant le montage : rallonges, multiprises, passe-câbles, éclairage et piles. Testez les enceintes, microphones et batteries au moins 24 heures à l’avance.
Ne laissez pas les boissons réfrigérées et les stocks au dernier moment. Récupérez-les le jour même ou la veille selon les produits, puis imprimez les listes de stocks et de régimes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël avec théâtre de rue ?: Commencez idéalement 3 mois avant la date prévue. Les autorisations, les artistes et les exposants doivent être sécurisés en premier, car leurs disponibilités déterminent le programme et l’aménagement.
Combien de temps faut-il prévoir pour monter les stands ?: Comptez au minimum 3 à 4 heures pour décharger, monter les tentes et installer les tables, chaises et décorations. Ajoutez du temps si le site comprend plusieurs zones ou si les branchements électriques sont éloignés.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour un marché de Noël ?: Définissez un plan de repli au moins 2 semaines avant l’événement. Précisez où déplacer les stands et les spectacles, qui décide du changement et comment prévenir les exposants et les artistes.
Quand confirmer les livraisons des exposants ?: Confirmez chaque livraison 7 à 10 jours avant l’ouverture, avec l’heure d’arrivée, l’accès au site et la personne à contacter. Préparez ensuite un ordre de déchargement pour éviter les blocages au montage.

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