Zo organiseer je een kerstmarkt met straattheater

Begin niet met decoratie, maar met de datum, openingstijden en indeling van het terrein. Daarna regel je vergunningen, straattheatergroepen, kraamhouders en materiaal voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan optredens op vaste plekken en tijden, met voldoende ruimte voor publiek en kabelroutes. In de laatste weken bevestig je leveringen, dieetwensen, stroom en een alternatief bij slecht weer. Op de opbouwdag werk je van kramen en tenten naar techniek, verlichting en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Straattheatergroepen selecteren
2 personen
5
Straattheater reserveren
6
Kraamhouders benaderen
2 personen
7
Kramen en materialen reserveren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Online evenement publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Kraamindeling en deelnemerslijst maken
2 personen
13
Programma straattheater opstellen
2 personen
14
Optredens met artiesten bevestigen
15
Stroompunten en kabelroutes bepalen
2 personen
16
Weersverwachting en alternatief controleren
17
Bewegwijzering en posters maken
2 personen
18
Leveringen met kraamhouders bevestigen
19
Voorraadlijst en dieetlijst afdrukken
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken en gekoelde voorraad ophalen
2 personen
22
Materialen naar locatie brengen
4 personen
23
Kramen en tafels uitladen
4 personen
24
Partytenten en kramen opbouwen
6 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Stroom en verlichting aansluiten
3 personen
27
Veilige kabelroutes afplakken
2 personen
28
Versiering ophangen
4 personen
29
Kerstboom en decoratie plaatsen
3 personen
30
Straattheaterzone afzetten
3 personen
31
Podiumvrije speelvlakken markeren
2 personen
32
Kraamhouders ontvangen
3 personen
33
Kraamhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
34
Kraamverlichting controleren
2 personen
35
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Servies en uitgiftepunt klaarzetten
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
42
Programma- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen

Event

43
Straattheaterartiesten ontvangen
2 personen
44
Artiesten naar speelplekken begeleiden
2 personen
45
Laatste terreincontrole uitvoeren
3 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Programma aankondigen
48
Eerste straattheaterblok begeleiden
3 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalpunten legen
2 personen
53
Tweede straattheaterblok begeleiden
3 personen
54
Speelvlakken vrijhouden
2 personen
55
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
56
Lichtshow en verlichting controleren
2 personen
57
Derde straattheaterblok begeleiden
3 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Voorraad drank en hapjes aanvullen
2 personen
60
Avondoptreden begeleiden
3 personen
61
Laatste programma aankondigen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
63
Kraamhouders laten afbouwen
3 personen

Nazorg

64
Verlichting veilig uitschakelen
2 personen
65
Kramen en tenten afbouwen
6 personen
66
Meubilair terugbrengen
4 personen
67
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
68
Afval verzamelen en afvoeren
4 personen
69
Servies en keukenmateriaal reinigen
3 personen
70
Terrein vegen en schoonmaken
3 personen
71
Geleende materialen controleren
2 personen
72
Materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Artiesten en kraamhouders uitchecken
2 personen
76
Facturen en borgsommen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 16
Batterijenaantal 24
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Windlichtenaantal 16
Kunstsneeuwaantal 6
Decoratielintaantal 8

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Oplaadstationsaantal 2
Handlampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Steekwagensaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductieplatenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Nooduitgangsbordenaantal 4
Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2

Straattheater

Speelmattenaantal 4
Rekwisietenkistenaantal 4
Kostuumrekkenaantal 2
Handpoppenaantal 6
Podiumdoekenaantal 4

Communicatie

Programmapostersaantal 20
Routebordenaantal 12
Kraamnummerbordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling vast voordat je kramen en partytenten reserveert. Houd aparte zones vrij voor straattheater, publiek, opslag en kabelroutes; zo voorkom je dat een optreden een doorgang blokkeert.
Reserveer straattheater vroeg en bevestig programma, aankomsttijd, speelduur en technische eisen opnieuw. Controleer uiterlijk één week vooraf of mobiele speakers, draadloze microfoons en stroomaansluitingen op dezelfde plek beschikbaar zijn.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en druk de voorraad- en dieetlijst af vóór je boodschappen doet. Plan het ophalen van dranken en gekoelde voorraad op de dag zelf of maximaal één dag eerder, afhankelijk van de houdbaarheid.
Maak voor stroom één kabelplan met stekkerdozen, verlengkabels en kabelmatten. Test lichtsnoeren, ledlampen, microfoons en mengpaneel nadat de kramen staan; tijdens de opbouw ontdek je anders te laat dat een aansluiting ontbreekt.
Werk met een weersbesluit op een vast moment, bijvoorbeeld 48 uur voor opening. Controleer dan of tenten, verlichting en optredens doorgaan en communiceer wijzigingen direct met kraamhouders, artiesten en bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt met straattheater organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel eerst datum, locatie, vergunningen en straattheater; benader daarna kraamhouders en reserveer kramen, tenten en techniek.
Welke vergunning heb je nodig voor een kerstmarkt met straattheater?: Dat hangt af van gemeente, locatie, bezoekersaantal en activiteiten. Controleer minimaal 8 tot 12 weken vooraf of een evenementenvergunning, melding, geluidsmelding of toestemming voor tijdelijke bouwwerken nodig is.
Hoe plan je straattheater op een kerstmarkt?: Maak een programma met vaste speelplekken en tijden en plan minimaal 15 minuten tussen optredens voor verplaatsing en publiekswisseling. Bevestig dit uiterlijk één week vooraf met elke artiest en controleer hun stroom- en geluidsbehoefte.
Wanneer bouw je een kerstmarkt met straattheater op?: Plan de opbouw zo dat kramen, partytenten en tafels eerst veilig staan en techniek daarna kan worden getest. Reserveer minimaal 4 uur voor uitladen, opbouwen, verlichting, bewegwijzering en een geluidscheck voordat bezoekers komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.