Kerstmarkt met paardentram organiseren: checklist

Een kerstmarkt met paardentram vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Je moet tegelijk de route, verkeerssituatie, vergunningen, standhouders en ritten goed op elkaar afstemmen. Ook stroom, verlichting, catering en dieetwensen worden snel vergeten als je pas kort voor de markt begint. Gebruik deze checklist om eerst de logistiek vast te leggen en daarna de bezoekersdag stap voor stap klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Paardentram reserveren
Marktkramen reserveren
Vergunningen controleren
Route voor paardentram vastleggen
2 personen
Route met verkeerssituatie controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Standhouders benaderen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Elektriciteit op locatie controleren
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Paardentramtijden publiceren
Standhouders bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Decoratie en materialen verzamelen
3 personen
Kerstverlichting testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Paardentram en route bevestigen
Terrein afzetten
4 personen
Marktkramen plaatsen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Kerstverlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Paardentramhalte markeren
2 personen
Paardentram controleren
2 personen
Paard verzorgen en water geven
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Contant geld en pinapparaat klaarleggen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Paardentramritten begeleiden
3 personen
In- en uitstappen begeleiden
2 personen
Dranken schenken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Paardentramhalte vrijhouden
Paard water geven
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Catering afsluiten
3 personen
Standhouders uitzwaaien
3 personen
Paardentram veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

Marktkramen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Kerstverlichting verwijderen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelmaterialen schoonmaken
2 personen
Overgebleven catering sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kleedjes voor tafelsaantal 12
Opbergboxenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Glühweinbekersaantal 150
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 10

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststal
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 20
Prikbordenaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 16
LED-lantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 3
Glühweinverwarmeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6
Temperatuurmetersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Paardentram

Hooizakkenaantal 2
Wateremmersaantal 2
Paardendekensaantal 2
Opstapkruk
Poepzakkenaantal 30
Routepionnenaantal 20
Wachtbankenaantal 4

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 12
Afzetlintaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 10
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 3
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route van de paardentram vast voordat je de tijden publiceert. Controleer kruisingen, wegwerkzaamheden en drukke punten en plan per rit voldoende tijd voor opstappen en vertraging.
Reserveer paardentram, marktkramen en partytenten ruim vooraf en bevestig het aantal standplaatsen schriftelijk. Controleer tegelijk of de locatie genoeg ruimte laat voor veilige doorgang en keren.
Controleer de elektriciteit op locatie minstens twee weken vooraf. Test kerstverlichting, LED-lichtsnoeren en lantaarns en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar zodat bezoekers niet over kabels lopen.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen openen en bereken daarna de catering per onderdeel. Zet dranken pas vlak voor de start koud, maar bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag ervoor voor.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de markt. Vermeld de paardentramtijden, opstapplaats, route, parkeermogelijkheden, kledingadvies en wat er gebeurt bij slecht weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met paardentram organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Reserveer de paardentram, locatie en marktkramen eerst; vergunningen en routecontrole kunnen daarna nog meerdere weken vragen.
Wanneer moet de route van de paardentram vaststaan?: Leg de route uiterlijk 4 weken voor de kerstmarkt vast. Controleer daarna opnieuw de verkeerssituatie en publiceer de ritten pas wanneer opstapplaats, tijden en route definitief zijn.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en pas daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Houd daarnaast extra warme drank achter de hand, omdat glühwein en koffie bij koud weer sneller gaan.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor de paardentram?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor de eerste planning en opnieuw 48 uur en 24 uur voor de markt. Gebruik die momenten om bezoekersinformatie, tenten, kledingadvies en eventuele routeaanpassingen te bevestigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.