Checklist pour organiser un marché de Noël avec calèche

Un marché de Noël avec calèche demande plus qu’une réservation et quelques stands. Il faut coordonner le lieu, les autorisations, l’itinéraire de la calèche, les exposants et la circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist de 73 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer les repas, les boissons, l’éclairage et l’accueil sur place. Vous trouverez aussi le matériel à prévoir, des tentes aux gobelets réutilisables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver une calèche
Réserver les stands du marché
Vérifier les autorisations
Définir l’itinéraire du tram hippomobile
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et la circulation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Contacter les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier l’électricité sur place
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Publier les horaires de la calèche
Confirmer les exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler la décoration et le matériel
3 personnes
Tester les lumières de Noël
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Confirmer la calèche et l’itinéraire
Balisage du site
4 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Installer les lumières de Noël
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Marquer l’arrêt du tram hippomobile
2 personnes
Vérifier la calèche
2 personnes
S’occuper du cheval et lui donner de l’eau
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Préparer la caisse en espèces et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer la dernière inspection du site
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Encadrer les promenades en calèche
3 personnes
Aider à monter et descendre
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Maintenir l’arrêt du tram hippomobile dégagé
Donner à boire au cheval
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Faire partir la calèche en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Démonter les stands du marché
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les guirlandes de Noël
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel de refroidissement
2 personnes
Trier le reste du catering
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Nappes de tableqté 12
Boîtes de rangementqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Tasses à vin chaudqté 150
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pincesqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Crèche de Noël
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 20
Panneaux d’affichageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 16
Lanternes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 3
Chauffe-vin chaudqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6
Thermomètresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Torchons de cuisineqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Tramway hippomobile

Sacs de foinqté 2
Seaux d'eauqté 2
Couvertures pour chevauxqté 2
Marchepied
Sacs à déjectionsqté 30
Piquets de parcoursqté 20
Bancs d’attenteqté 4

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 10
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu, les autorisations et la réservation de la calèche. Faites valider l’itinéraire avant de publier les horaires, car une modification de circulation peut décaler tous les départs.
Contactez les exposants assez tôt pour connaître leurs besoins en électricité, en tables et en emplacement. Confirmez leur présence après réception des inscriptions, et gardez une liste de remplacement.
Calculez le catering à partir du nombre d’inscrits et des besoins alimentaires recueillis. Prévoyez les boissons au frais avant l’arrivée du public et préparez les en-cas avant l’installation finale.
Testez les guirlandes lumineuses LED avant le montage. Vérifiez les rallonges, multiprises et passe-câbles sur place afin d’éviter les câbles dans les zones de passage.
Répartissez les bénévoles par créneaux et donnez-leur les horaires de la calèche, le plan des stands et les consignes de circulation. Envoyez les informations aux visiteurs avant l’événement, puis contrôlez la météo à l’approche du jour prévu.

Questions fréquentes

Quand réserver une calèche pour un marché de Noël ?: Réservez-la dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement plusieurs mois avant l’événement. L’itinéraire et les horaires doivent ensuite être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quelles autorisations faut-il pour un marché de Noël avec calèche ?: Vérifiez auprès de la commune les autorisations liées à l’occupation du lieu, aux stands, à l’électricité et à la circulation de la calèche. Faites cette vérification avant d’envoyer les invitations, afin de disposer d’au moins un itinéraire validé.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Contactez les exposants plusieurs semaines avant le marché et fixez une date limite d’inscription. Demandez au même moment leurs besoins alimentaires, électriques et leurs préférences d’emplacement.
Comment préparer l’éclairage d’un marché de Noël en extérieur ?: Testez toutes les lumières au moins 2 à 3 jours avant l’installation. Prévoyez des rallonges, multiprises et passe-câbles, puis vérifiez l’alimentation électrique directement sur le lieu du marché.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.