Zo organiseer je een kerstmarkt met paardentram

Begin met de datum, locatie en paardentram: die drie bepalen de rest van je planning. Leg daarna de tramroute vast en controleer verkeerssituatie, vergunningen en beschikbare elektriciteit voordat je standhouders bevestigt. Werk met een duidelijke indeling van marktkramen, partytenten en zitplekken en publiceer de tramritten op tijd. In de laatste week regel je catering, verlichting, decoratie, vrijwilligers en bezoekersinformatie; controleer de weersverwachting uiterlijk enkele dagen vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Paardentram reserveren
3
Marktkramen reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Route voor paardentram vastleggen
2 personen
6
Route met verkeerssituatie controleren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Standhouders benaderen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Elektriciteit op locatie controleren
2 personen
14
Standplaatsen indelen
2 personen
15
Paardentramtijden publiceren
16
Standhouders bevestigen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Bezoekersinformatie versturen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Decoratie en materialen verzamelen
3 personen
23
Kerstverlichting testen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Paardentram en route bevestigen
27
Terrein afzetten
4 personen
28
Marktkramen plaatsen
6 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Stroompunten aansluiten
2 personen
32
Kerstverlichting ophangen
4 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Informatieborden plaatsen
2 personen
35
Paardentramhalte markeren
2 personen
36
Paardentram controleren
2 personen
37
Paard verzorgen en water geven
2 personen
38
Catering klaarzetten
4 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
Hapjes uitstallen
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen
42
Contant geld en pinapparaat klaarleggen
2 personen

Event

43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Paardentramritten begeleiden
3 personen
47
In- en uitstappen begeleiden
2 personen
48
Dranken schenken
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Verlichting controleren
55
Paardentramhalte vrijhouden
56
Paard water geven
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Catering afsluiten
3 personen
59
Standhouders uitzwaaien
3 personen
60
Paardentram veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

61
Marktkramen afbreken
6 personen
62
Partytenten afbreken
6 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Kerstverlichting verwijderen
4 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koelmaterialen schoonmaken
2 personen
70
Overgebleven catering sorteren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
3 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kleedjes voor tafelsaantal 12
Opbergboxenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Glühweinbekersaantal 150
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 10

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststal
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 20
Prikbordenaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 16
LED-lantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 3
Glühweinverwarmeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6
Temperatuurmetersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Paardentram

Hooizakkenaantal 2
Wateremmersaantal 2
Paardendekensaantal 2
Opstapkruk
Poepzakkenaantal 30
Routepionnenaantal 20
Wachtbankenaantal 4

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 12
Afzetlintaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 10
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 3
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de paardentram en marktkramen vroeg en leg de route schriftelijk vast. Controleer vóór publicatie of de route past bij verkeersmaatregelen en de geplande tramcapaciteit.
Open aanmeldingen pas nadat locatie, standplaatsen en tramritijden voorlopig vaststaan. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, zodat je cateringhoeveelheden niet achteraf hoeft te schatten.
Maak een terreinindeling met kramen, partytenten, tafels, zitplaatsen en een duidelijke in- en uitstapplaats voor de paardentram. Houd kabels uit looproutes en gebruik kabelmatten bij verlengkabels.
Test kerstverlichting, LED-lichtsnoeren, stekkerdozen en koffiezetapparaten uiterlijk één week vooraf op dezelfde stroompunten die je op de markt gebruikt. Zo ontdek je te weinig aansluitingen of ontbrekende verlengkabels nog vóór de opbouw.
Stuur bezoekersinformatie enkele dagen voor de markt met tramritijden, route, bereikbaarheid en praktische kledinginformatie. Zet vrijwilligers in vaste tijdsblokken in voor ontvangst, trambegeleiding, catering en opruimen; controleer de bezetting opnieuw na de laatste aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een paardentram reserveren voor een kerstmarkt?: Reserveer zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Zo houd je tijd over om de route, verkeerssituatie en tramritijden af te stemmen.
Wanneer moet ik de vergunningen voor een kerstmarkt controleren?: Controleer de vergunningseisen direct bij het vastleggen van de locatie, minimaal 8 weken voor de markt. Dien aanvragen in zodra duidelijk is waar de kramen, tenten en paardentramroute komen.
Hoeveel dagen van tevoren stuur ik bezoekersinformatie?: Stuur de definitieve informatie 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de paardentramtijden, opstapplaats, bereikbaarheid, kledingadvies en eventuele wijzigingen door het weer.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een kerstmarkt buiten?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor de start. Neem bij de laatste controle een besluit over tenten, verlichting, route en bescherming van catering en materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.