Checkliste für einen Weihnachtsmarkt mit Pferdebahn

Ein Weihnachtsmarkt mit Pferdebahn braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnlicher Markt: Wagen, Route, Genehmigungen und Standplätze müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ort fest und reserviere die Pferdebahn, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Marktstände, Strom, Verpflegung und die Einteilung der Helfer. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Kaltstellen der Getränke und dem Test der Weihnachtsbeleuchtung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Pferdewagen reservieren
Marktstände reservieren
Genehmigungen prüfen
Route für Pferdetram festlegen
2 Personen
Route mit Verkehrslage prüfen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Strom vor Ort prüfen
2 Personen
Standplätze einteilen
2 Personen
Pferdebahnzeiten veröffentlichen
Standbetreiber bestätigen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Besucherinformationen versenden
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Dekoration und Material sammeln
3 Personen
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Pferdewagen und Route bestätigen
Gelände absperren
4 Personen
Marktstände aufstellen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
Weihnachtsbeleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Haltestelle der Pferdebahn markieren
2 Personen
Pferdewagen prüfen
2 Personen
Pferd versorgen und Wasser geben
2 Personen
Catering bereitstellen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Bargeld und Kartenterminal bereitlegen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Letzte Geländekontrolle durchführen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Pferdewagenfahrten begleiten
3 Personen
Ein- und Aussteigen begleiten
2 Personen
Getränke ausschenken
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Haltestelle der Pferdetram freihalten
Pferd Wasser geben
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Catering abschließen
3 Personen
Aussteller verabschieden
3 Personen
Pferdebahn sicher abfahren lassen
2 Personen

Nachbereitung

Marktstände abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Weihnachtsbeleuchtung entfernen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlmaterialien reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering sortieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
GlühweintassenAnz. 150
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 10

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
Krippe
TischdekorationAnz. 12
NamensschilderAnz. 20
PinnwändeAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 16
LED-LaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 3
GlühweinwärmerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
KartenlesegeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6
TemperaturmesserAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12
KüchentücherAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Pferdewagen

HeuballenAnz. 2
WassereimerAnz. 2
PferdedeckenAnz. 2
Trittstufe
KotbeutelAnz. 30
StreckenpylonenAnz. 20
WartebänkeAnz. 4

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
WarnwestenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 3
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Pferdebahn frühzeitig und prüfe die Route mit der aktuellen Verkehrslage. Plane die veröffentlichten Abfahrtszeiten so, dass Ein- und Aussteigen ohne Gedränge möglich ist.
Kläre Genehmigungen, Stromanschlüsse und Standflächen nicht erst in der letzten Woche. Für Beleuchtung und Kaffeemaschinen brauchst du außerdem Verlängerungskabel und Kabelmatten, damit keine Kabelwege offen liegen.
Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und berechne die Cateringmengen erst danach. So vermeidest du, dass Snacks, Teller oder Schälchen am Markttag fehlen.
Bestätige Standbetreiber und Freiwillige spätestens einige Tage vor dem Markt noch einmal schriftlich. Teile dabei Standplatz, Einsatzzeit und Ansprechpartner mit, statt nur eine allgemeine Erinnerung zu senden.
Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungsmorgen. Partyzelte, warme Getränke, wiederverwendbare Becher und zusätzliche Sitzgelegenheiten sollten dann bereits vor Ort bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Pferdebahn für einen Weihnachtsmarkt reservieren?: Reserviere die Pferdebahn möglichst mehrere Monate vor dem Termin, besonders in der Adventszeit. Kläre bei der Buchung gleich Fahrzeiten, Route, Dauer und mögliche Haltepunkte.
Wann sollte die Route der Pferdebahn feststehen?: Die Route sollte spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Weihnachtsmarkt feststehen. Prüfe sie anschließend noch einmal mit der Verkehrslage und verschicke die endgültigen Fahrzeiten erst danach.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt mit Pferdebahn?: Plane mindestens eine Person für die Pferdebahn, eine für die Standbetreiber und eine für Besucherfragen ein. Bei mehreren Marktständen sind zusätzliche Helfer für Aufbau, Getränke und Abbau sinnvoll; teile die Schichten spätestens eine Woche vorher ein.
Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?: Bereite haltbare Snacks am Vortag vor und stelle gekühlte Getränke erst am Veranstaltungstag kalt. Prüfe Einkaufsliste, Geschirr und Serviermaterial spätestens am Morgen vor dem Aufbau.

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