Kerstmarkt met optocht organiseren: checklist en planning

Een kerstmarkt met optocht vraagt om twee planningen die op de dag samenkomen: de markt en de route door de wijk of het centrum. Regel vergunningen, verkeersmaatregelen en marktplekken ruim voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna volgen aanmeldingen, vrijwilligers, catering en techniek. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je in de laatste week controleert en welke zaken op de opbouwdag vaak te laat worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Evenementvergunning aanvragen
Optochtroute uitwerken
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Marktkramers benaderen
2 personen
Kramers en verkoopplekken bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Optochtdeelnemers registreren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Verzekering controleren
Weersverwachting controleren
Kramers laatste instructies sturen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Optochtmaterialen controleren
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Verkeersborden plaatsen
4 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Cateringkraam inrichten
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Optochtverzamelpunt inrichten
3 personen

Event

Optochtdeelnemers ontvangen
3 personen
Optochtvoertuigen controleren
2 personen
Marktkramers ontvangen
3 personen
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Markt openen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Optochtroute afzetten
6 personen
Publiek langs route begeleiden
6 personen
Optocht opstellen
4 personen
Optocht begeleiden
8 personen
Optocht ontbinden
3 personen
Route weer vrijgeven
4 personen
Marktkramers ondersteunen
2 personen
Muziek en verlichting bedienen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Laatste drankronde serveren
3 personen
Markt afsluiten
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kramers laten uitladen
3 personen
Etenswaren veilig opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Tenten en kramen afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Leveranciers afrekenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Kerstboomstandaard

Servies

Glazenaantal 180
Mokkenaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 150
Serveerplateausaantal 12
Soeplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Accuschroefmachinesaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Scharenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Thermosflessenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Guirlandesaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Kraambordjesaantal 14
Routepijlenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 14
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48
Lichtspotsaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Optocht

Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 12
Handvlaggenaantal 30
Megafoon
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Routeplattegrondenaantal 30
Lichtgevende armbandenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3
Schoonmaakcaddiesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met datum, locatie en optochtroute voordat je kramers benadert. Verkeersmaatregelen en een evenementvergunning kunnen meerdere weken voorbereiding vragen; zonder definitieve route kun je deelnemers en publiek niet goed informeren.
Maak uiterlijk twee weken vooraf een indeling met marktkramen, tenten, stroompunten en looproutes. Controleer of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn en houd kabels buiten publiekslooppaden.
Plan de optocht los van de marktopening. Noteer per onderdeel een starttijd, verzamelpunt en verantwoordelijke, en registreer alle deelnemers zodat je op de dag zelf weet wie ontbreekt.
Stuur kramers in de laatste week één praktische instructie met aankomsttijd, verkoopplek, opbouwregels en contactpersoon. Vraag tegelijk dieetwensen en aantallen voor hapjes en warme dranken definitief na.
Doe de laatste locatiecontrole op de opbouwdag, vóór bezoekers komen. Test microfoon en luidsprekers, sluit koffiezetapparaten, waterkokers en soepketels aan, koel dranken en controleer of verkeersborden en optochtmaterialen compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met optocht organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en optochtroute. Benader daarna kramers en vrijwilligers; plan de definitieve deelnemers- en materiaalcontrole in de laatste 2 weken.
Wanneer vraag ik een vergunning aan voor een kerstmarkt met optocht?: Vraag de evenementvergunning aan zodra datum, locatie en route vaststaan, meestal minimaal 8 weken vóór het evenement. Regel verkeersmaatregelen tegelijk, omdat afsluitingen en verkeersborden vaak aparte afstemming vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met optocht?: Maak minimaal vier rollen: opbouw, marktbegeleiding, optochtbegeleiding en afbouw. Reken daarnaast per optochtdeel een vaste begeleider en plan 1 à 2 reservevrijwilligers voor uitval op de dag zelf.
Wanneer moet ik dranken en catering voor de kerstmarkt regelen?: Bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf. Doe de boodschappen kort voor het evenement, bereid hapjes op tijd voor en koel dranken zodra de stroomvoorziening en apparatuur zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.