Checklist para organizar un mercado navideño con desfile

Un mercado navideño con desfile combina puestos, circulación de público y una actividad en movimiento, así que conviene trabajar con un calendario claro. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el recorrido; después tramita permisos, tráfico, seguros y participantes. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar los puestos, voluntarios e inscripciones. La víspera se revisan materiales, bebidas, comida, electricidad y previsión meteorológica para que el montaje del día no dependa de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar el permiso del evento
Diseñar la ruta del desfile
2 personas
Solicitar medidas de tráfico
Contactar a los puestos del mercado
2 personas
Confirmar puestos y espacios de venta
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Registrar a los participantes del desfile
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Comprobar el seguro
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar las últimas instrucciones a los expositores
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los materiales del desfile
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Colocar señales de tráfico
4 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
Montar el puesto de catering
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el punto de encuentro del desfile
3 personas

Evento

Recibir a los participantes del desfile
3 personas
Comprobar los vehículos del desfile
2 personas
Recibir a los vendedores del mercado
3 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Abrir el mercado
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Cerrar la ruta del desfile
6 personas
Guiar al público a lo largo del recorrido
6 personas
Formar el desfile
4 personas
Acompañar el desfile
8 personas
Disolver el desfile
3 personas
Volver a abrir la ruta
4 personas
Apoyar a los puestos del mercado
2 personas
Controlar la música y la iluminación
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Servir la última ronda de bebidas
3 personas
Cerrar el mercado
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Hacer descargar a los expositores
3 personas
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Desmontar tiendas y puestos
6 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los materiales de tráfico
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Guardar el stock restante
2 personas
Pagar a los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 14
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 50
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4
Soporte para árbol de Navidad

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazascant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 150
Bandejas para servircant. 12
Cucharones para sopacant. 6
Cuencoscant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Ollas para sopacant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Taladros atornilladores inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Tijerascant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Botellas térmicascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldascant. 12
Coronas navideñascant. 6
Guirnaldascant. 12
Figuras navideñascant. 10
Mantelescant. 20
Carteles para puestoscant. 14
Flechas de rutacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 14
Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 48
Focoscant. 6
Canaletas para cablescant. 8

Desfile

Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 12
Banderitas de manocant. 30
Megáfono
Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 20
Mapas de rutacant. 30
Pulseras luminosascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 3
Carritos de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Tramita los permisos y las medidas de tráfico con varias semanas de margen. El recorrido del desfile debe quedar definido antes de publicar el evento y enviarse a participantes, puestos y voluntarios.
Cierra los puestos y sus espacios al menos 7 días antes. Envía entonces las instrucciones de llegada, horarios de montaje, acceso para descargar y normas sobre electricidad y carpas.
Asigna voluntarios por zonas y turnos concretos: recepción, recorrido, puestos y desmontaje. Prepara una persona de contacto para incidencias y confirma los turnos 48 horas antes.
Calcula las bebidas del primer tramo con 2 o 3 por persona y enfríalas la víspera. Para el servicio caliente, revisa con antelación las máquinas de café, teteras, jarras térmicas y ollas para sopa.
Haz una inspección final el día anterior y comprueba cables alargadores, regletas, altavoces, micrófono, señalización y materiales del desfile. Reserva tiempo suficiente para montar carpas y puestos antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con desfile?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tramitar permisos, fijar el recorrido y contactar con los puestos. Deja cerrados participantes, voluntarios y espacios de venta como máximo 7 días antes.
¿Cuándo hay que solicitar el permiso y las medidas de tráfico?: Solicítalos en cuanto tengas fecha, lugar y recorrido, idealmente entre 8 y 12 semanas antes. Las señales y las instrucciones definitivas deben revisarse durante la inspección del día anterior.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado con desfile?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario por cada zona crítica: recepción, recorrido, puestos y desmontaje, además de una persona coordinadora. Confirma los turnos 48 horas antes y prepara sustitutos para las ausencias.
¿Cuándo hay que montar los puestos y las carpas?: Haz el montaje el mismo día con un margen mínimo de 2 horas antes de la llegada del público. La víspera, comprueba el material, la alimentación eléctrica y el espacio para evitar retrasos durante el montaje.

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